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第二节 处理各类信息的技巧(下)

时间:2015/5/13 14:09:27  点击:2998 次
  12.活页纸以打孔方式处理报纸或杂志的资料收集,都以B5尺寸为统一规格。然后在资料两侧打孔,最后予以装订成册。同样地,笔记也是在活页纸左右两边都打上26个孔。

  打孔的理由,是为了统一资料,便于浏览。例如在某一项主题之下,A 与B 相互关连时,可将两份资料装订在一起,并列对照。在公共场所或车上,也可拿取自如地查对、参考,实在很方便。这类将笔记,活页卡化的收集方式,对资料的分类、替换应付自如,而且装订成册,也很方便。只是这种笔记需要自己动手制作,市面上没有出售。

  除了可以享受独创的乐趣外,或许也可申请专利哩!

  13.活页插卡式记事本,数量可不受限制一本受商业界欢迎的杂志,曾以“记事本的活页术”作专题报导,配合照片介绍各界名人的记事本用法。例如将计划表作成任何人一看都能了解的形式,并且举出多位知名人士的记事本为例。对卡文先生而言,看到这类记事方法,反而觉得是件苦差事。为什么呢?太麻烦了!所谓记事本,是为了备忘事情而随身携带的小本子,应该记些最新的资料。总之,记事本应是记录一天中与自己有关的事物。

  一般不赞成在记事本上写得满满的,应使用一天一张、活页式为主的记事本。至于记事的时间,可利用归途的车上或睡前,记下已完成以及隔天必须做的事;对于已发生的事项也须记下,一天一页,若不够使用时,可随时增页。由于采用活页式,所以补充十分方便。

  第二天,处理记事本上所写的事项时,按照原先计划,不拘顺序,从最重要的事开始进行。每完成一件,就用红笔划去。没完成或做不完的事,也写下理由,再挪写到第二天。当一张活页纸划满红线时,就把它抽出,放到留存用的资料夹内。

  对有关自己的事,一定坚持要登载在记事本内。例如计划表的留存,不仅今年,连前年、去年的也一定存有档案。即使去年某一时期所作的任何事、和谁见面等的正确日期,一定都有记载。此外,工作时看到有趣的资料,如随手剪下来的出版小广告等,一律放入透明的资料夹中。

  管理者记事并非一成不变,也常因当天的内容而作调整。总之,传统格式化的记事本,对管理者反而是一种束缚,因此,记事本的制作,需要亲自动手,才不致本末倒置。

  14.多利用公司内部术语,使记事内容记号化、简单化一些在外奔波的商业人士的记事本,往往写满了密密麻麻的访问行程,乱七八糟。主要原因是他们不知多加利用代号使其简单化,所以一句话常拖泥带水。如果将“下午三点打电话与A 公司联络”,以“十五点A 电”表示,不是很简洁吗?对于重要的事件,还可打上红色圈圈,以提醒自己。

  这种使记事记号化、简单化的方法,是大部分人都能办到的。管理者曾在这记号方面下了不少功夫,而且将记号变成管理者与职员间的共同语言。

  只要管理者写下这类代号,公司职员必定能明了管理者的指示。例如委托打字小姐打字时,管理者使用简单的记号,象“B”代表文章中要留空格,“R”

  表示要重复,“N”表示内容证明,“律”表示律师等等。

  由于工作繁重,需要委托部属分劳,为了使事情能顺利完成,或避免任务的重复委派,就得注意指令的传达。

  以记号下达指示或写上简字代号等,可节省很多时间。所以无论哪一家公司,都应将公司最常使用的术语或规程,全部以代号表示,且采用横式写法,复印后发给公司同仁每人一张,主要是希望指令处理方面能够统一。如此,在打字时,便无须多加赘言,或反复叮咛,打字小姐便能顺利完成工作。

  如此一来,对于业务忙碌的公司而言,的确可节省不少困扰及时间,帮助公司每天工作的顺利进行,这是整理术中一项令人意想不到的成果。

  15.能让人辨知内容的记事方法是不明智的所谓“记事”,是随时、立即、迅速记下的意念,所以能辨知的人应很少。的确,象这种灵光一现立刻写下来的意念雏形,往往不是很有效用的资料。所以,偶有疑难或有新的构想时,就立刻记录下来,并且每天花点心思,将其处理,可行则存,不行则丢掉。象这样将瞬间闪过脑海的构思加以记录并整理使其活用,也应算是善用大脑的表现。为了将这种构思传达给公司同仁,就得使用共同术语,使其快速传阅,发挥高度的效用。

  公司、家里的电话留言,也是十分重要的。对于“何时及何人打来的、内容、处理方式”等都要详细记载。总之,理想的留言,应是不论是谁接电话,只要看留言就能处理事情。这就得多花点心思了。

  公司中,在电话的应接上,问出对方来电的目的是最重要的。管理者规定统一方式来作记录。譬如对方没说其目的时,我方必须主动询问;收线时,更要说“再联络”等话;为了慎重起见,更要请教对方的尊姓大名、公司名称、电话号码等等,而且要全名,不要只记录张、李等姓氏。详细的留言方式,使事后处理时,十分省事而方便。

  传达留言也是一种很重要的资料。记录不完整,即使字迹整齐,也不具任何意义。留言也算公司重要资料之一,所用术语仅公司同仁了解即可,不要用易令人辨知的方式书写,才是确保公司资料的明智之举。

  16.将简洁、正确的留言当作资料加以保存留言是便条纸使用B5规格,留言部分不注明由谁记录,而以共同代号写下,但有三点必须牢记,就是“主旨、时间、事由”。

  从主旨可直接知道对方是谁,必要时冠上主题,更可明了其留言的目的。一看到留言标题,即可明白这份资料的内容大纲。经过整理,便成为一份重要的信息。然而,为免流于道听途说之虞,凡由他处传来的信息,记录完毕后,以最短时间证明其真实性,再以简单明了的形式书写于规格纸上整理入档,可使这类资料成为一种重要信息。

  17.卡式录音带采用一事一卷的记录方式随着学习语言、学校上课和演讲活动的频繁,使得卡片式录音带(以下简称卡带)的使用数量逐日增加,因此卡带的管理也就变得重要了。目前,卡带的数量仍不断增加。将录音带当作私有财产,所以特别珍惜。

  卡带大都是从电视节目上录下的音乐或语言教学,因为没有二次机会,如果被洗掉的话,当需要时,就无法派上用场了。这是和收集书籍、杂志等印刷资料最大的不同点。

  卡带外形比书本小,且其规格统一,不占用空间,整理也比较容易,只要分一般卡带和迷你卡带即可。百余卷卡带,一个大抽屉便可容纳。迷你卡带,更可节省空间。由于卡带外形相似,所以很难辨知卡带其内容为何,因此得确实地作整理。

  将一个可容纳十卷卡带的整理盒放在书桌上,和书籍一样,都以种类分别排列整理。譬如:在语言类方面,这个架子放英语卡带,那个架子放法语卡带,取用时,几乎不需经过查阅就可立刻找到。

  卡带上再以厚纸板写出录音内容的目标,也是分辨卡带的方式之一。例如这卷卡带是花两周录制而成的,卡带哪个部分录了什么,在录音时,也要确实记录。至于录音时如何作记号,主要是准备一台有数字标示的录音机,在录音时从零开始记录,就能很正确地标示段落号码了。

  再注意一点,千万不要为了节省一点点空间,而把不同种类卡带放在一起,如此只会扰乱卡带分类,所以整理卡带时也应采用活动式,随时增加或减少,且要遵守一个项目一卷卡带的原则。

  办公书架整理技巧1.给经常使用的书加一层书套近来大多数人以电视、收音机等作为传播媒体,但管理者却认为书籍、报纸杂志才是知识的重要来源。书籍是信息的媒介,优点在其收集量能与日俱增,携带方便,随时可添加相关资料,顺序、分类上的调整也很方便,优点很多,而且可借书籍缩短查阅资料的时间。

  然而,无论书籍如何能缩短查阅的时间,当成为资料查询的对象时,若遇到非常厚重的书籍,就不是那么轻松的事了。例如:读英文书籍想要查字义时,就非用字典不可。当你花一些时间查字典,又得另外花时间记录其意,或造个句子增加了解。因此,若能将查字典的工序简化的话,就能节省很多时间和功夫了。

  为了提高工作或读书的效率,不应该将买来的书照原样放着,而应“处理”一番,以缩短查阅时间及符合自己方便为原则。一般人必定都认为书籍本身已是成品,实在不用再费心“处理”,但若站在另一角度来看,如果将书籍花点心思再“加料”一次的话,便会理出一道营养丰富的好菜。

  通常一般人都对书籍要作几项切合需求的改装,以提高使用率。例如字典等最常使用的书籍,将封面比书页部分突出的地方,一律裁成和书页相同大小的格式,便可以右手握笔记或文具,左手随心所欲地翻书了。

  也许有做不到这一点的人,翻阅书籍时不仅麻烦,而且浪费很多时间。其实书套稍大的目的几乎是为了装饰,使书籍看起来美观及有质感,但就实用性而言,却一点也帮不上忙,反而费事,所以断然将封套剪成与正文大小相同的尺寸,是明智之举。而且翻阅时的确方便,必能达到缩短翻查时间的效果。

  2.将书籍目录复印后,贴在书的外皮上通常书一买来,如果你能将目标和索引剪下来,将其裁小后再贴在书的外皮上,这样,右手拿书,左手即能按照目标,立刻翻到所要的部分。当然,也可不将书页取下,在索引后面空白的书页上,贴上表格或图片来加以利用。为了能一看到目标便可翻到所要的页数,可将页数所代表的内容,复印后贴在书的外皮上,这个目录正好是这本书籍的内容浓缩。换句话说,只要看到那本书的外皮,就能马上知道书的内容大意是什么。

  如此一来,不用特别翻开书页,就能了解内容,实在很方便,若是碰到成册成套的书籍,目录的内容十分冗长,这时,可将其缩小复印后,再重新组合排列,裁成和书皮大小一样的格式,不是也很理想吗?

  书籍的索引,可用汉语拼音符号加以排列。但这种排列分法,若要用来查语句就不适合了,所以,又将索引的页数全部以字母来代表,大大地缩短不少查阅的时间。

  象英文字典上A、B、C 的索引一样,用圆珠笔在每一本书的翻页处划分章节,并且在章节所占的页数上涂满记号,最后在外皮上用红笔写上章、节的首句,这么一来,查阅就更为简便。

  在工作上最常使用的税法或法律等书籍、字典、百科全书等,一定利用这种方法处理。这也是书籍的特征之一,对于查阅有很大益处。例如从数册金融书籍中,可一眼看出哪本适用于国外金融,哪本适用于证券商,十分详尽而正确。

  3.目录以颜色区别重点管理者应重视书籍的目录和索引。买书时,大多数人不看目录,只看内容。殊不知目录是一本书的内容浓缩。对书籍而言,只看目录,有时也可达到得知其内容的目的,而其最大优点,就是缩短检索的时间。

  为了实现前面所介绍的方法,使目录更易阅读,对于重要的目录以颜色作记号是最理想不过的。虽只快速浏览,却能辨别重要地方何在,使查阅速度增快。使用颜色区别也是最好的作法,因为颜色能刺激人的视觉感官。

  比如,较醒目的篇幅可用特殊笔涂上红色,章用黄色,节用绿色,段落用蓝色等。贴在封面的复印目录也以相同颜色作记号。此外,欲参加国家公务员考试时,便可将考试题及哪一年出的试题等相关重点以记号标出。

  利用这种方法,一本书里哪里最重要,哪里不重要,都可以记号表示,可略去不重要的部分,阅读时就不用浪费时间了。更确切地说,也许有数百页成册的书籍,经过整理后,往往可浓缩成一半,甚至只需阅读三分之一的精华就能了解全书了。

  资料妥善整理,以入耳、入眼的顺序,再予以分类是十分重要的工作。目录的颜色区别,对整理而言十分有用,尤其是经过加以整理过的书籍,重点立刻就能识别,不仅缩短查阅时间,也使僵硬的书本知识,很容易就能被消化吸收,加以利用。

  4.书签是缩短查阅时间的秘密武器依常理而言,能彻底读完一本书,是最理想的读书方法。但是,想要读的书实在很多,尤其像一些长篇书籍,实在很难一下子就读完。如何才能有效地使用有限的时间呢?检索时间的缩短是十分重要的。

  作为现代人,都应养成每天读书的习惯,哪怕只抽出五分钟、十分钟,也应充分利用达到读书效率。如此短暂的读书时间,就更需要缩短书籍的翻寻时间了。

  能够节省一分一秒的秘密武器就是“书签”。准备三种颜色的书签,例如:咖啡表示常参考的部分;黑色表示最重要的地方;绿色表示正在阅读的位置,很容易明了。

  使用这方法,能立刻知道重要的地方。即使只有一分钟时间,也能有效地达到阅读目的。对要完成控制自如的计划表,却又无法延缓或放慢读书速度的现代人而言,处在知识爆炸的今天,不妨试试这种方法。

  5.刺绣书签的妙用过去曾有刺绣书签的出现,近来由于价格昂贵,这种书签渐渐为普通书卡所取代。但是为了便利翻阅起见,可利用这种有线书签。这种书签是手工制作的,最好用线将其缝在书背顶端。因这种线不粗,而且耐用,加上有各种颜色,分类时十分方便。其作法很容易,用针线将编好的刺绣线,缝在书背连布封书的地方,加上一个扣环,再缝上就完成了,不易脱落。由于书籍的封面已拿掉,为了牢固起见,在缝合处以胶带再粘贴一遍,会更为理想。熟练的话,不到一分钟可以完成三本书,因此花一点点时间制作,在阅读时可节省很多时间。对于忙碌的现代人而言,书签是加强“整理术”的强心剂。

  6.书籍应加以利用,并非装饰品一般所谓的书,大多指袖珍型的书籍或整套的精装书,以及百科全书模式的辞典或专业书等,这些都是书架上最常见的书。老实说,一些藏书人藏书的目的与方法,实在让人想不通。他们惟恐把书弄脏或污损,总是小心翼翼地保存,甚至很少动用。站在书籍利用的观点来说,这种作法似乎很不合理,而且把书当成装饰品,简直就是浪费空间、时间。

  百科全书或“大辞海”之类的书籍,在查阅时立刻能找到资料,这才是最重要的。换句话说,尽可能缩短查阅时间,以提高利用价值。

  但是,每次查阅时,从书套中取出又收回,实在很麻烦,这些书套反而令人觉得碍手碍脚,成了绊脚石。不仅如此,数十册之多的百科全书,常需费时查索所要的资料项目,加上本身十分厚重,拿在手上一会儿就发酸发麻,又得费事地从书套中取出、放回,实在不是一件轻松的事。

  对于百科全书、英汉大辞典等大型工具书,应将封套取下,连装饰用的纸带也应在买书后一律取下。没有了这些无用的东西,就不会浪费翻阅的时间。

  取下的书套无需丢掉,可加以利用,可作为收集信件和名片之用,或是存放记事本、电话本等小册子,都是很理想的。

  将书的装饰品完全取掉,可毫无阻碍地使用书本。只会担心书本损坏污毁,并非藏书人的本意。书并非家具,更不是装饰品,即使有点破损,只要能发挥书本的价值,就算是一本真正有用的书。

  7.将百科全书竖向排列,使用时方便又快速还有一种有关辞典及百科全书的快速查阅方法,就是将书籍竖起排列在书架上。

  这种排列法,使翻阅的页面朝上,从书架上拿下后就能迅速翻到所要的页数,一点都不会浪费时间。

  但是,这种作法因为书页向下,所以无法看到书名,若是像“大辞海”只有一册倒没什么问题,但是像百科全书等一系列的书籍就没那么容易分辨了。

  因此,可在书籍底部写上书名。例如百科全书,可用“A”、“B”、“C”??的字母代表。这样在书架上排列的时候,什么位置就放置什么书,养成归还原位的好习惯。

  为了无误地将书籍放回书架,靠记忆恐怕会发生错误,因此,在书架上也划上线条以作记号。收集了多少书籍,就划上几条线,万一书不见了,或放错位置,立即就能知道。

  百科全书放在书架上时,可以另外作一本索引书,只要根据索引书,就可很轻易查到所要查阅资料的项目,非常省事。

  常常觉得使用字典、辞典是件麻烦事的人,不妨下点功夫,试试这种方法,必能发挥字典、辞典的最大用途。

  8.在书内的空白处作笔记整理一本书的内容,依各人的习惯,大致可分为在笔记本上写上所收集的内容的“笔记派”,或在书籍上直接写上重点、眉批等的“书写派”这两种方式。

  经过实验,整理书本内容,不需一一准备笔记本。作笔记,需要时间和精力,十分麻烦,如果作好了笔记,却没时间阅读,那就更不值得了。

  整理笔记内容,是件苦差事,虽然重点只是一两行,但得从书本上再抄在笔记上,虽然这是件很简单的事,但若将这份精力,换成直接在书本上重要部分划上线条,再加以思考、记忆,并将心得直接记在书本的空白处,更能提高学习兴趣及效率。

  一般人都认为作笔记是很好的整理术,实际上作笔记只完成写的目的,若不经大脑思考也是没用的。在课堂上,将黑板上的字或老师讲的话,虽然一字不漏地抄下来的学生,表面上是很认真用功,可是考试成绩却往往不十分理想,主要是因为他们花费太多时间在抄写的功夫上,而不能将知识融会贯通,以致本末倒置。

  严格来讲,作笔记应属徒劳无功的作法,站在缩短时间的观点,也是不适当的方法。所以,直接利用书本空白处的笔记书写法,才是吸收消化书本知识的有效方法。

  9.以颜色区别重点在书的空白处写满心得感想,或在重要的地方划线,是读书的好方法。

  然而,这边也划线,那边也划线,最后到底什么是最重要的,竟然分不清楚,这是很盲目的作法。

  为了预防这种情形出现,以红、蓝、绿、黄四种颜色来区别重要等级,这样详细区别之后,一翻开书就能辨知内容的重要程度。

  划重点时,也应有某种标准,所以开始就必须规定使用颜色的标准,熟悉之后,就能驾轻就熟了。

  10.在书本的上方作重要记号担任律师或会计师的人,所使用的专业或研究书籍都相当厚重,并不是一天就能读完的。

  要在成堆书册中从第一行到最后一行都精读一遍的话,是件很辛苦且不容易的事。首先,这样的读法,对读过的内容不一定能完全吸收。任何一本书,一定有其主要及次要的部分,可依情况而定,不必完全读过:即使从头到尾费心地读,也未必有效果。往往开始时兴致勃勃,后来即很难坚持到底,常会半途而废。

  对于这类的书,要快速浏览一遍,不用精读。快速阅览时若碰到需要思考或不知所云的地方,用色笔划线作记号。

  另外一种“三角区的重要记号”法,就是可在右页的右上角,或左页的左上角标明重要度。最重要处打记号;其次的以双圈、单圈、三角等记号注记,表示有时间再读;打上×记号的话,表示这页大概可以不用看了。

  根据记号决定阅读的方式,只稍利用一些时间,不论多厚的书,经过整理后再阅读,与精读效果相同。

  对于一般人须读七八小时的书,约用一小时左右即能解决。当然对于内容的理解程度,绝不逊于精读的人。能在短时间内读完一本书,就是充分利用这种重点式读书法,因此就可以顺利通过律师执照考试和会计师考试。

  这种记号重点的整理术,和前项所介绍的画线或写心得的方法一样,都能缩短读书的时间至最少,而效果提高至最高。

  对于将参加考试的人而言,在这方面所作的努力,可以比别人多出两、三小时的睡眠时间,养精蓄锐、头脑更加清晰。只要对书本稍作整理,就能节省很多时间,实在是一大法宝。

  11.区分家庭用、公司用的书籍姑且不谈小说,对于使用频繁的专业书、辞典或百科全书等等,最好在家中或公司里准备上两、三套比较方便、重要的书籍,应随时随地都能使用到,才能提高书籍的功用,进而协助工作上资料的收集。

  哪怕只有一分一秒的零碎时间,也要充分利用,而提高读书的效率。因此,最好能培养短时间内定下读几分钟书的功夫。譬如在接待室或书房都能专心读书,到了洗手间时,也应有此功力。所以在公文包或皮包里多放几本书,以充分利用琐碎时间,专心阅读。

  而且应随身携带袖珍型汉语辞典或英汉辞典,以便遇有疑问立刻查阅,无须挂心回家再查,或因为没有辞典在旁而使问题愈积愈多,导致最后兴趣全无。

  诸如“百科全书”或“辞海”等大部头工具书,或法律、税务等厚重的参考书籍,最起码都应在公司和家里各摆一套。

  一般人都认为不应将公事带回家处理,而且工作上的相关资料或专门书籍不应放在家里。若是在家时忽然想到什么新点子,须查对一下资料时,常因家里没有任何资料,而无法订下计划,事后只好懊悔罢了。

  最理想的方法是相同的书籍购买两本,有时因价钱太高,舍不得买,但若以节省时间、成效卓著为考虑原则的话,一次购买两本相同的书,还是很有价值的投资。

  一般企业家,若能在家里和工作室各摆一套与工作相关的书籍,以及在公文包放几本必读的书,不是很有意义吗?

  12.书本盖上日期戳,能够记录个人成长过程管理者特别把摆在家里的书和放在公司的书,都统一盖上公司章和日期戳,这也是书籍的保管术之一。

  为了读完买来的书,管理者随时将书放在公文包内,尽量利用零碎时间阅读,也常带着公文包到书店去看书。为了避免被误会,即使是新书,买来后也必定立刻盖上公司章,以免被认为是雅贼。另外一个原因,是由于管理者都是利用空暇随处拿出书来阅读,有时难免会遗失,若有人拾得的话,一看到书内的公司章,就可以按址送回来了。

  日期戳是指购买书的日期,可以借着书的种类了解自己的成长过程。总之,对于书籍所作的重要记号或是心得笔记,能得知当时对这本书的兴趣为何,或是当时自己的观点如何,因此能推知自己的思想变化及成长历程,因而更加了解现在的自我,往往有助于突破工作上的瓶颈。

  放在公司的书籍,也统一盖公司章及日期戳。原则上是在书本的最后一页盖上直式的公司印章,盖的位置是与本文相连页(空白部分)上;直写书籍在右下角,横写书籍在左下角,章离角端约两公分的距离。

  在公司章的上方约一公分距离处盖上日期戳,切记务必盖购买当天的章。这不只是单纯的盖章而已,对书本的使用也常会产生一种不可思议的感情。

  13.无用的书,要毅然舍弃在现代,所谓的“书虫”还相当不少,更荒谬的是,甚至有些书虫用卡车到旧书摊买下满满一车的书,看起来似乎是位疯狂的藏书家。这种人藏书汗牛充栋,但本人却几乎从未仔细博览自己所藏的群书。

  这种作法极端设计划地买书,书架上堆满书籍却不知如何利用、整理的人很多。其实正确的买书方法,应是有计划且定期地慢慢购买。冲动地胡乱购买,以致有限的书架空间一片紊乱、书满为患。但是若将堆积如山的书,以随手阅读方式处理,成效如何呢?有人认为“精读细阅”的方法不错,只是以这样没计划的读书法,临时要找某类书时,自然无法立刻就找到。

  因此,为了能立即找出所要的书籍,对于不要的书,或不会再读第二遍的书,都应立刻丢弃,这是藏书的基本原则。

  但是,对把拥有多少本书即拥有多少财产的人而言,很难照这种方法去作。对藏书者而言,书籍象征丰富的精神财产,无法割舍的心理是可理解的,只是如此优柔寡断,反而使书籍徒占空间,于事无补。

  无法有效活用书籍,并非藏书的最初意义。派不上用场的书,就象消耗品一样,须有毅然丢弃的勇气。

  更直接地说,即使刚买的书,在阅读的同时若已察觉没有什么价值,可以立刻把它丢弃。即使是千辛万苦才买到的书,若一点用途也没有的话,也不要舍不得而花费时间去读它。

  买来的书绝对没有非读不可的义务。喜欢的话,当然可以费心读完;若不喜欢,千万不要勉强,立刻搁置一旁,是明智的作法。

  14.不需要的书绝不买,不值一读的书绝不保存有关书籍的选择,可能有人以“选老公,挑老婆”的态度精挑细选。实际上,买书前能理智考虑的人不多,但买前仔细思考,以绝不丢弃书籍为原则的人也是有的。这种作风可说是理想派的人。如果有很多时间,整天在书店里看了又看、反复考虑的人倒无所谓,高价位的书或许还值得这样作,但消耗一天时间在挑选一般价格的书籍上,代价未免太高了。

  大多参考图书目录,或报纸广告的新书介绍,认为好的就立刻订购。而且每一本书的末几页也都有出版社的出书目录,也可作为买书的参考。

  利用这种订购的方法,也可买到一些好书,当然也难免买到一些无用的书。一般而言,最好不要把读不下去的书丢掉,经过一段时间后如果仍引不起兴趣的话,就立刻丢掉。

  最理想的买书方法,是不需要的书不要买;其次,不幸买来一些没有阅读价值的书,无需勉强去读,甚至可决定立即将它丢掉。

  15.书架的使用得当与否,能左右书的利用成效娱乐性高的书籍,像小说之类的,往往看一次就够了;而作为专业资料、教材等之用的书,就得反复使用,这就是善用书的价值。此时,必须对书架上所陈列的书籍作妥善安置,以备日后使用方便。

  在整理书架方面,这里提供几个代表性的原则——(1)选择最好款式的书架。

  (2)书架的位置。

  (3)书本的排列方式。

  (4)书架上的书如何区分种类。

  (5)家中放置的书和公司放置的书如何区分。第(4)及第(5)个问题在前面已详细谈过,在此不多罗嗦,只能以书架选择、放置处,和书籍摆设作一叙述。首先,选择什么样的书架最好呢?必须先考虑藏书的大小、形状或是材质等。一般市面上售的书架,在形状或材质方面都还可以,只是在大小(规格)方面有出入;普通书籍大概都还能容纳得下,问题是有些“重量级”的藏书,一般书架可能容纳不下,除了订做一个书架外,也可以利用书架的深度,将书背向下躺放着就可以了。

  利用书架深度,即使像百科全书等大部头的书,将其背面向下竖放即可。如果市面上售的书架不合用时,也可利用假日自己动手设计制作,也是一个好方法。以有效利用现有空间的观点来看,制作高成本拉门式的书架,虽然使书架成为隐藏式,但因不能一目了然,反而导致时间的浪费。

  16.利用剩余的空间对空间的利用是管理者一直伤透脑筋的事,基于这点,你可以借鉴别人成功地利用现有多余空间的方法。首先,将壁橱的拉门去掉,以布帘代替拉门,然后再放入一个由上到下都可使用的架子,再利用拉门在上层制成一个架子,可摆设东西。如此一来,壁橱里面、上面,加上高空的架子,再多的书,也不怕没有地方放了!

  房间内,若从床到屋顶的空间,都被完全利用,可使你多出一间藏书室。恐怕99%的人都会觉得天花板没有什么用途,即使加以利用,也顶多是在衣柜上堆放一些不常用的物品而已。对管理者而言,这片空间却很宝贵。办公室的桌上放着一把卷尺,如果有意购买新书架时,一定将其长宽高作正确的测量,尽可能从书架目录中选出最适当的书架。如何有效利用空间,比如在公司里,休息室中的墙壁空间正适合书本的收藏,也是先以卷尺测量其可利用空间的大小。即使自己的房子,也须懂得利用空间。当看到二楼的楼梯间和床铺成三角形,一般人会认为这片空间很难利用。却要本着“绝不浪费”的原则,立刻请木匠在墙壁上打一个洞、作一扇门,如此一来,你的家里又多了一个小型贮藏室。

  为了保存不断累积的资料,书架便成了必需品。哪怕是一个小小空间,也都要充分利用。所以选择书架时,坚持以适合有限空间的实用尺寸为优先考虑条件。但无论多狭窄,只要下点功夫,便可将狭窄的地方变成宽阔的空间。

  书架必须作合理的分配计划,这与前面所提的查阅时间是唯一不同处。以“整理术”而言,充分利用空间,也应是查阅资料的一大重点。

  17.玻璃柜式的书柜并不实用随时随地都能方便取阅的书架是最理想的,如书房、客厅、寝室等,在家里到处都有放书,即使是厕所也不例外。在狭窄的空间中,要将书架放在随手可及的位置,似乎不容易。但是,只需多花点心思,充分利用狭隘的空间,便可将书放在最适当的位置。譬如有人利用楼梯的空间,制作开放式的书架,象这种自己动脑筋想出的方法,不也是很有趣吗?

  公司大多采用不锈钢书架,也有些公司在会客室摆设木制书架,这些书架往往加上玻璃窗,以防止灰尘进入。事实上这并不实用,反而碍事。书架的目的是使书有固定位置,并且取用方便,最主要是缩短查阅时间,所以玻璃门对书架而言,反而浪费时间,毫无益处。

  18.书籍复印后必须立刻归位书架的目的是给书一个固定位置,所以取用后一定要即刻放回原处。

  书从取出到放回原处,常需经过一段时间,短则半天、一天,长则甚至好几星期,而且很可能一次取用数本书,如果不立刻归位,一段时间后,书架必显得凌乱不堪。

  查询资料,往往所需的只是全书的两三页而已,这时,将所需部分复印后,立刻将书归还原位,再将复印资料打孔、收集成册后,就又成一份档案了。

  利用这种方法,书籍取阅的时间很短,而且无论拿出多少书,绝不会导致书架的紊乱。

  19.尺寸不同的书籍,可将相关类型的收集成一堆书架上的书本,有各种分类法,但一般人最主要是以书套、书籍版面的大小或形状排列。这种方法固然可以使书架的外观看起来整齐井然,但实际上使用起来却一点也不便利。书籍并非装饰品,有效地使用才是其最大目的,不应沦为室内装璜的一部分。

  另一种方法是以种类为分类,例如把法律、医学等方面的书籍各旧成一类,一般人应多采用此种方法管理书架。这种方法,比起以大小、形状分类更加合理且具机动性,可以完全发挥书籍的功能。

  但是最好的方式是根据自己的用途、目的作书籍分类,使书架“专柜化”。以卡文先生为例,在他的书架上有所谓的“相关柜”,柜中以法律书籍为主,而以民法、税法等相关书籍作接续性排列。民法、商法、税法等种类虽异,却都隶属法律,故以专柜方式来收集。

  当然,对过厚、过大或形状不一的书籍,一般人常不论其内容,而将这些超级书放在一起。可是为了配合个人使用目的,仍各以其所属种类,放置于所属的柜内,且以最易取用的方式摆放。

  例如,要摆置运动医学的书籍时,就可将医学专业书籍和体育杂志以连柜或同柜法排列。这样,要查询资料时,才能缩短时间。

  20.书架的柜子以“半成品”看待书架的分柜法,最好以“半成品”来看待比较适当。例如把整套百科全书一起入柜,虽然可以造成系列而整齐的外观,但是由于书柜是以种类划分,以后同类书籍必会逐日增加,书架易成饱和状态。

  因此,书架空间充裕的话,为了将来种类的更改,多预留空间是最好的。使今后增加的书籍,也能有一席之地,不致紊乱排列,否则就得时时整理、重新划分。

  将有关的资料收集成册,再收入“相关”柜子内,例如遗产税的申请书格式、遗嘱的法律条例、继承代理人的资格等相关信息,便可收集成册,也可加上法律杂志、判决书等相关消息的报导,复印后以“相关连柜法”予以收集整理。

  收集的工作,是永不停息的,所以对书架的整理,也是永远的,故应将书架视作“半成品”,常常整理,使查阅资料更加便捷。

  办公文具整理技巧1.笔记用的文具准备三套:一套放家里,一套放公司,一套随身携带工作上或读书时所用的文具,因人而异,卡文先生常用的是:圆珠笔、铅笔、派克笔等三大“法宝”,此外,橡皮擦、圆规、小剪刀、曲别针、卡片等,都是有助于工作的文具。建筑师等专业人员,就必须使用平行尺、丁字尺、三角板等制图文具。摇笔杆的人,大概只要一支万能笔就走天下了。

  总之,文具用品完全因人而异,各取所需,但卡文先生之所以使用铅笔,就不是单纯的喜欢因素,而是以“整理术”的观点所作的选择。不同于一般人所使用的圆珠笔,由于铅笔更正容易,不因涂擦重写而显得脏乱不整齐。

  家里、公司都各准备一套文具。也多准备一套随身携带。当然,有人会认为,只准备一套文具随身携带的话,不是很方便吗?在家里、公司也可使用。但是,使用后若没归回原处,象有时放在家里的书桌上或公司的抽屉里,出门在外,临时要用,只能干着急的情形很多。有时灵感一来,脑中闪现十分有趣的构思,但在当时无纸笔可供记录,事后也无法完整回忆起来,不是十分遗憾吗?

  如你因工作需要,要常去法院办事,花在等开庭的时间很多,也很难确知何时办完事,因此要常利用等的时间看看书刊,或想想稿子的大纲结构,所以偶尔需要作个记号,或写点东西,这时身上半只笔都没有的话,是件很麻烦的事。因此,你必定随身携带一支铅笔,走到哪里都方便无比。

  在电车中阅读时,碰到某个重要的地方,也必定用派克笔划,简单却很重要。

  总之,文具用品准备三套的主要目的,是充分利用空间时间。有一点也十分重要,就是这些文具必须固定放在家里的书桌上、公文包内和公司的抽屉里,无论如何绝不替代使用,如此,才能发挥效用,哪个地方有欠缺时,也必定立刻补齐,坚持绝不暂借或替代使用的原则。

  2.四色圆珠笔是区分资料颜色的利器前面已提过,卡文先生喜欢用的三种宝器是圆珠笔、铅笔、派克笔(彩色笔)。圆珠笔预备四种颜色是最理想的,无论是书籍、出版刊物、  原稿,以四色笔就可发挥区分资料的重要度。例如:最重要的信息以红色划线作记号,其次用蓝色、黑色、绿色,校对、复习时都能立即辨知,所以四色圆珠笔是十分重要的法宝。

  曾有一位棒球评论家K 先生(也是四色圆珠笔的爱用者),他在比赛时作笔记或记录时,红色表示打者击一中安打,黑色表示投手应使用三振对方之法,蓝色和绿色是表示有关比赛的感想。所以只要一看这些代表颜色,就能立刻知道比赛过程及内容。

  在四色笔中,一般人最常用的是红色和黑色,所以墨水总是很快就用完,常常留下其他两种墨水。想必很多人认为实在很不经济。碰到这种情况,就会把它丢掉,再买一支新的。站在实用及提高效率的立场而言,再买一支的好处比较多,并不只是文具用品,节约不一定是美德。

  平时,人们常使用的圆珠笔、签字笔、钢笔,而很少有人使用铅笔。非正式文章或演讲草稿,也大多使用圆珠笔或钢笔。从方便书写及可任意修改的观点来看,铅笔应是比较理想的工具,既可快速地书写,又可立刻涂改而不留痕迹,文章看起来仍是整整齐齐的,不是很理想吗!

  在书上作记号划线所用的“派克笔”,虽是一件小用品,却也是整理术中方便又重要的文具之一。

  3.钢笔类的贵重品在工作上不适用钢笔是一般生意人最常携带的物品,难免带着显示自己身份的意味,有些人甚至喜爱外国进口的高级钢笔。其实,钢笔缺乏实用性,一点也不值得用。

  对高级钢笔敬而远之的最大理由,是因为它太名贵了,舍不得随意使用。文具用品是消耗品,用完就丢,钢笔也是一样,这种高“贵”的钢笔若是用坏了就丢,普通人没那么大的资本。

  由于钢笔使用的是墨水,某些纸质不适合使用;更糟糕的是,多余的墨水在书写时渗出的话,污损纸张的机率相当高;若一段时间没盖上笔套,也常有断水现象。

  基于这些理由,一般不愿使用钢笔,也没有购买的欲望。既是无多大用途的文具,实在无需再将它当作礼品,以免老被放入抽屉里,徒占空间。

  4.可利用装名片的盒子装些小东西对商业人士而言,桌子是主要的战场。懂得如何使用、如何整理桌面,可提高工作效率。桌子可分为做事、批文件的桌面,和放置各种文具用品的空间两部分。

  不需多言,放置文具用品必定是抽屉。但是,抽屉常要开开关关,里面的东西也因而晃动,如何使文具用品位置固定,而不会凌乱呢?

  对于桌子的选择也是很重要的。卡文先生通常是挑两边都有抽屉的桌子。为了整理用品或资料,桌子的抽屉多一点,使用起来会更方便。但是,如果对于哪一个抽屉放什么东西都不清楚的话,再多的抽屉也毫无意义。

  卡文先生的桌子,左边抽屉是摆最常用的文具用品,或常用的书刊等;右边就放些比较不重要的书刊。这是为配合左手打开抽屉、右手拿文具的身体自然动作的原因。还有写字一般用右手,在边书写时,也可边用左手拿东西。

  市面上常出现仅有右边抽屉的桌子,对习惯右手工作的人,事实上是一点也不方便。

  有一项原则:抽屉必须常常整理。有些桌子常附有塑胶制的浅盒子,将抽屉分为两格,后面一格常因不易使用而空着。

  为了使用方便,利用现成的文具盒子是最好的。一般认为整理抽屉最好的东西就是装名片的小塑胶盒。这种塑胶盒的容器拼装后,和抽屉的大小差不多,可并列作为间隔。曲别针、邮票、零钱等小东西可分别放在名片盒子里,取用方便,而且不紊乱。

  5.书桌的整理,以便于使用为前提书桌上除了台灯外,电话和辞典是常看到的东西。此外,客户的电话本也是很重要的。几年前,卡文先生买了一种电话号码自动存放机,逢到A 开头的客户名称,按下A 键,A 类卡片就会跳出来,可立刻查出客户的电话,减少翻查的时间,非常方便。

  但是,科技文明不断进步,最近更出现能记忆百条左右的电话号码的电话机,比先前的电话号码存放机更方便,更符合减少寻找时间的条件。

  电话只要在书房或工作室放一台就够了,不要让电话占太多的空间。尤其是地窄人稠的都市里,在狭小的房子的关键处、厨房角落都摆上电话,反而会造成许多困扰。如果工作室也这样的话,那就更糟糕了。

  书桌整理术最优先的是要放些常用的东西,要用时能立刻取到。“整理”并非指把书桌整理得整整齐齐、一尘不染的意思。尤其常用的书籍、辞典,可直接放在桌上,要用时,不用移动双脚就能直接拿到,十分方便。

  书桌上常堆放几本翻开的书以及文具用品,一眼看去,象是凌乱地摆在桌上,但是,这却是最方便使用,完全按照个人的需求而作的“整理”。

  总之,无论别人眼里看起来怎样凌乱,只要个人使用方便,都是正确的整理术。所以,书桌的整理重心,不是看起来冠冕堂皇或整齐划一,而是追求高效率。

  6.公文包,大小通吃对商业人士而言,公文包是必要携带的用品之一。妥善使用公文包可提高工作效率。事实上,人不是因工作而活的。看看以下对公文包的使用的说明,就不会觉得这句话有夸大之嫌。

  现在所用的公文包,是由质地很硬的皮革所制成的,设计也非常简单大方,实用性很高。

  一般生意人都喜欢拿007式的手提箱,而有些人却从来不用这种公文包,因为它给人硬邦邦的感觉。公文包应选择能装很多东西的,比较好用且便利。

  为了区分职业的头衔,而使用特殊的公文包,而平时要随身携带的东西很多,像重要书籍、原稿、文具用品、钱包、地图,甚至眼镜、雨伞等,经常都要放入公文包内。因此,公文包就好像医生的出诊皮包一样大。

  公文包里应有尽有,碰到任何状况,一点也不用烦恼,要有“只要有它,万事顺畅”的感受。选大一点的公文包,主要是因为装书的缘故,因为有些人有看到好书就买的习惯,所以,买了一大堆书也不愁装不下。同时把随身携带的小东西都装在皮包里,可避免遗失的忧虑。“大小通吃”就是这个意思。

  还有公文包要选耐用的,这也是选择的重点之一。一般来说,公文包底部接缝处如果牢固的话,就会很耐用,所以底部的牢固与否也是另一项选择重点。

  7.采用内部多层构造的公文包最方便公文包的内部构造,最好是多层,以及有很多小暗袋,在整理或取用所带的东西时比较方便。一般的公文包内部分为三层,有三个小暗袋,总计有六个收藏空间,放入各层的东西,绝不会乱七八糟,而且即使在走动时,打开公文包,也能立刻拿到所要的东西。这种设计是最实用的。

  首先谈到的是公文包里常放的东西,包括文具用品、记事本、地图,以及雨伞、眼镜等等。还有须注意的是,为了预防万一像眼镜这种容易破损的东西碎裂,在出差国外时,一定要多准备一副备用。

  一般生意人所爱用的007式手提箱,由于是正方形的,在行走很快的时候,身体常常会碰撞到箱子的四角;在电车上,也常因车子晃动而碰撞;而且外壳固定,没有一点弹性,不能装很多东西;从这种手提箱拿出东西时,只要一打开,别人就能对箱子内容一目了然,没有一点机密性是它的最大缺点。

  007手提箱的受用者,应该不致由于可以随时随地把它当作桌子使用,而以高价买下这种箱子!事实上,只要用档案册代替书桌也就足够了,甚至可以边写稿,边从公文包里拿出所要的资料,一点也不费事。所以,多方考虑公文包的实用性再买也不迟。

  另一点,是制作出差计划单。为了符合出差的目的,必须预先想好要带什么文具、资料、目的地、拜访对象等等,有关出差的事项都列入表内,再放入公文包,检查时就可拿出来一一对照,看看所带的东西是否齐全,该办的是否有遗漏。

  8.多功能手表是活用时间的武器最近的手表不但加装有闹钟或计秒的装置,更有电话号码、住址的记忆储存装置,以及计算机等多种功能的新设计,把这种多功能的手表视为控制时间的利器。

  在车上稍作休息,将时间定在到达目的地的前一两分钟,到时闹铃自然作响,就可以安心入睡,不怕坐过站了。对某些人而言,铃声也许小了一点,但另一些人较敏感,只在有响声,就能立刻醒来,所以十分有用。

  像马表的计时功能,对一般人也许没什么帮助,但常用这一装置有效地控制时间,完成工作。

  利用这种计时功能,计算从地铁的月台走到马路要花多少时间,对时间的控制非常有用。

  由于职业因素,管理者常常要演讲,演讲更得注意时间,有时晚了一点才开讲,但在演讲时不能一直看表,所以无法确定已过多少时间,这时就可利用马表来控制时间。“在现代,能控制时间的人就是胜利者”。这句名言,正意味着能对定时功能作最高利用的人,便是一位胜利者。

  多功能手表有各种记忆及计算装置,不需多作说明,任何人只要买来,就能知道它的好处。象管理者常常外出工作,却忘了带电子计算机,总觉得很麻烦。现在根本可以不带,因为多功能手表几乎代替了计算机。

  手表本身具有流行性,也可反映个人的品味。站在实用的立场来说,不应将它视为装饰品,所以在选择时,应以个人最适用的型号为选择条件。

  9.从文具的目录可找到适合的用品现在市面上所出售的文具种类,少说也有数千种以上。例如最常见的夹子,小的可夹五六张左右的纸张,大的甚至可夹数本书,其颜色、形状更是琳琅满目,不胜枚举。光是这一个小东西,就可以设个专栏了。对于制造厂商而言,为了推陈出新,同一种产品的设计除了用途不同外,更针对产品本身设计出新颖的外观,以吸引顾客的购买欲望。不只是夹子,目前已有很多产品也是如此。

  光这微小的用品种类就这么多,那么要选哪一种最适合自己使用呢?万一在文具店无法找到所要的东西又该怎么办呢?在大型文具店或专卖店中,可找到理想的用品,普通一点的文具店里很难看到喜欢的东西。

  的确,能找到理想的文具,尤其是符合所需的文具,真的能提高工作的效率。要是老找不到,却又不死心,但是工作繁忙,实在抽不出身常去逛文具店,该怎么办呢?很简单,从文具目录介绍中选择,若找到合用的,直接订购就行了,很方便。

  目前许多文具商对自己生产的商品,都会作成一份精美的目录。看了目录,对于目前的文具市场可以有个大概了解。目录内容相当丰富,包括商品实物的相片,也介绍它的功能、特性、使用方法等等,虽然没看到产品,但对商品也有相当的认识。

  唯一的缺点,就是材质方面比较难以作确实的说明,若能克服这一点,只要浏览目录,就会有意外的收获。

  10.根据品牌编号订购文具根据手上的目录,向制造商订购文具时,有些公司是得加运费的,但是大量采购时,就可免费送到家。平时,可以向文具店老板索取现售的或是预约新产品的目录一两年之内的产品目录,大概还不会变化很大,选择时十分有用。

  喜欢利用目录购物的人,应注明商品的货号,以免出错,而且一有商品货号,厂商处理出货时可以省去很多麻烦。若直接到商店购买,报出货号也可立刻得知店里是否有售,才不致用嘴巴描述半天,结果还是不知所云,那就太浪费时间了。甚至也可靠一通电话就确知是否能买得到。

  平时常用的商品,事先都将其货号与商品同时列成一张表格,所以订货时都顺便写上货号,绝不会订不到自己所要的商品。

  除了商品货号,另外一个我们很少注意到的是商品的正式名称,如果能确定,订购时也可缩短商家寻找的时间。

  收集商品目录,不仅对大量购买的人十分方便,对小型公司也是很有帮助,常常可以意外发现其他品质优良的文具。

  印刷精美的商品目录,对中小企业的制造商而言,也是促销的一个手段。

  11.文具或邮票不仅要维持最低库存量,购买时也要注意当时库存量笔、复印用纸等一般文具用品,可称为“资料整理的用品”,同时也算是“资料整理的消耗品”,平时须维持一定的库存量,以应付每天的消耗。因此如何补充这些文具,或该有多少的库存量,如何整理等等,都是非常重要的。

  例如圆珠笔,由于常常携带在身旁,包括备用的在内,同一种颜色的最少要三支。若是哪一支墨水用完,或临时遗失的话,不会因没笔而耽误工作进度。常用的文具也都应有预备品,不论任何情况发生,都能迎刃而解,这点非常重要。

  但是库存量也并非愈多愈好。比如象圆珠笔之类的文具,自有其固定寿命,所以订购时不要一次买太多,以免在期限内用不完,反而白白浪费。还有产品的种类、适合的用量等,决定所需的库存量必须切合实用。

  应制出一套库存以及如何补充库存量的管理办法。

  有关库存的问题,将其分为“最低库存量”、“购买量”、“购买时的库存量”。所谓“最低库存量”,是指产品用到这个数量时,一定要补充。

  “购买量”就是购买的数量。例如:圆珠笔(红、蓝、绿、黑)——最低量是2支,购入5支。大小曲别针——最低量是50支1盒的20盒装1箱,购入10箱。透明资料袋——最低量是20张,购入100张。硬纸板机——最低量5盒,购入10盒。

  档案夹——最低量3个,购入7个。自动铅笔笔芯——最低量1大盒,购入5盒。

  像上列这些商品,当库存到最低量时,就一定得补充齐全,不可拖延,以免误事。

  “购买时的库存量”,就是指最低库存量加上购买量的总和;邮票最低库存量以50张为限,如果购买量是100张的话,那么“购买时的库存量”就是150张了。

  必须注意最低库存量、购买量、购买时的库存量的数量,而且确实实行、补充,以方便使用。

  12.订定一个月一次整理用品的“盘点日”对于经常使用的用品,象圆珠笔、档案夹等,即使不盘点,若不足的话也立刻会知道。但对于较少使用的用品,就没有这么容易发现,所以这类用品应要设定固定时间作盘点,才是正确的整理态度。

  一般事务所在每月的第一个星期二早晨,对各种库存用品作定期的盘点工作。之所以不在星期一,是因为星期天已放假一天,星期一必定很忙碌,所以定在星期二。

  也许有人认为事务所内使用物品的种类较繁琐,对于其他公司就不一定适用。其实不然,必需品在使用时不能立刻得到,那就不叫必需品了。无论哪行哪业,一定有专用的物品,必定也分为常用与不常用这两种。为了应付临时所需,以及了解平时物品的库存量,至少每个月必须检查一次,以免有东西不会使用,或是用时却找不到等等遗憾发生。

  13.基本工具若齐备,工作效率自然提高文具店里并非都是陈列基本文具。所谓基本文具,是指使用率最高的文具。就像家庭主妇一样,刀子和锅子是她每天必用数次的东西。文具也是同样的道理,每天最常用的物品就是基本文具。

  在使用自动铅笔,若有错误时,通常用橡皮擦更改。若是铅笔式的橡皮擦就更好用了,因为铅笔式橡皮擦的笔芯处有象铅笔一样细细尖锐的前端,在擦拭小字或小范围的错误时非常方便。用这种橡皮擦,甚至可右手写字,左手拿橡皮擦,边写边擦,方便自如。

  另外一个是钉书机。这种钉书机是在按柄下装上可回转的钉书柄,和一般钉书机不同的地方,是可横钉或直钉,以发挥它的绝妙功效。

  另一种文具是可左右转动的胶带台,这是目前最奇特的产品。和一般胶带台的不同之外是它可任意转动,无需搬动转头。

  最后提到使用率也相当高的剪刀。细长的刀柄,在握指处的圈环内侧加了一层护套,让持剪者绝不会因拿得太久而手痛,赶工时也可提高工作效率。

  14.善用工具的特性,不使其成为装饰品一般文具店所售出的文具,固然依其设计本意而使用最佳,若是能加工一点自己的创意,可使文具发挥更高效用。比如不需印泥的印鉴,当然便利使用。但是一旦数量增加,往往不能一眼辨知要用哪一个。卡文先生的事务所里,有“速件”、“已办”、“待办”、“作废”、“完成”等十多种的印章。虽然由复印部分可以分辨其内容,但是横排在一起的时候,就很难马上辨知了。

  为了辨别各印鉴你可在每个印章的上端贴上用此印章盖出来的字,如此排成一列,使用时必能很快地辨别了。

  另一个文具很有意思,就是一般医院里病人在床上所架设的桌子,是睡前看书时不可缺少的工具。手不用捧着书,无聊可随时闭目养神或睡觉,可以轻轻松松地看书或作事,真是一张实用的“桌子”。

  最近,象这类商品不断地推陈出新。我们应该善用文明产物,只要觉得“这很不错”,就应不惜金钱购买,而且买回后,再加上自己的创意,使文具的用途发挥到最高点。

  如携带式的复印机,使用虽然方便,但遗撼的是复印的数量太少,所以得把它改良成可大量复印的机器。

  不论有多便利,由于好奇心的驱使,也许使你充满兴趣地在文具用品身上再动些脑筋,就能成为更适合个人使用的工具,这也是整理术的一大助力。

  15.应该熟练使用文书处理机对现代的企业公司或个人而言,文书处理机是十分便利的新产物。但是,能完全用此机器来从事文字处理工作的人仍是少数。很多人把它当作清稿器使用,只是将草稿整齐地打成文字为目的。

  其实,它的用途不限于这方面,文书处理机还能作其它用途,若能正确地使用,可使信息收集网扩大,且能积极地活用在工作上。利用其特殊的文字处理系统,文字经由此机器,可利用记忆设定,作文字推敲,文句编排,而写成所需的文章。换句话说,对于尚在斟酌的文字,可利用此处理机打出各种造句,再加以确定组合。

  总之,它比铅笔还方便修改,能将脑中所思,凭着按键完全表达出来,因此能快速地打出文章或构想。

  16.不确定的地方先使其明朗化,是利用文书处理机的窍门文书处理机的操作必须熟练,若对于一字一句的基本文句不太熟悉的话,就会浪费时间。操作不熟练,文章也就不能通顺写下去,工作效率自会降低。

  比如:打字时,不知是“Computer”或是“Computter”何者正确,如果错误的字在连续打了几十页之后才发现,反而要浪费时间作修改。所以一定要先确定字的拼法,以免反而耽误工作速度。

  就像在驯服野马时,首先须了解它的特性,再骑在其背上驾驭它,一切得按照自然的训练程序,否则就会浪费许多宝贵时间。操作机器时,除了必须熟悉机器特性外,尚须正确使用机器,以求更快速地完成处理文章、资料等的工作。

  17.一张磁碟片一个档案目前,文书处理机价格十分便宜,对处理个人信息而言,很是方便,所以很多企业家也在家宅摆上一台。诚然,一片磁碟片可装入许多资料,是信息最佳存档库。但是对于报纸、杂志或单行本书籍,却不能立刻得知其要点所在,所以电脑磁碟片存档不是很理想的方法。但却可利用其存档资料的编排,以备查询资料时,更加快速。磁碟片的整理方法,应该一片存一件档案。虽然磁碟片的容量很大,但是将数个档案存在一起,查询时反而很不方便。还有一点,就是所收集的信息输入磁片时,以颜色来区分种类。譬如:绿色代表“个别案件”,蓝色代表“平常档案”,黄色代表“杂项档案”等等,大略按此区分。在各种形式中,写着“F.法院”的磁片,即表示输入各种判决所用的文书。要查资料时,就可从这片磁片显示内容。当然,也可随时订正修改,以达到最终目的。

  无论收集了多少项目,都可按其代表颜色,很快地检索到自己所要的信息。另外,内容最好使用一目了然的格式化,而且尽可能以“记号”来表示。

  就如同在判决事件上,首先必须找出有关裁决文书的表格,再按表格所示的“FC.告”的记号,其中,“F”表示形成,“C”表示刑事:“告”表示告诉状,按其代表符号找出磁片,就可立即了解全部过程了。

  如能善加利用电脑的话,对于资料处理的确有很大的帮助,且可增加资料的活用。

  另外,必须强调一点,就是只要一输入磁片,虽经过一番长时间的设计,但是却能永久保存。一张磁片大约可存入60或70个项目,平均每一项目约值二三十元,以长久保存的功能而言,实在很便宜。

  18.电话答录机、传真机是时空的便利兵器在信息化的现代社会中,在信息的收集或交换上,电话是重要功臣,但是,电话的最大缺点是不论你是在吃饭或是睡觉,铃声一样大作。有很多人不喜欢电话,而喜欢以信件方式传情达意,“安静从容”似乎也是一项原因吧!

  因这些缺点,所以研究发明而产生出电话答录机,即使忙碌或无人接听时,都可靠电话答录机来完成以时间换取空间的重大任务。

  和顾客有重要文件传达时,而且时间又紧迫的话,此时,就可利用最新产品——传真机。它能正确无误地传递信息,可说是信息整理术的最迅速的武器之一。

  在信息整理术中,多加利用电话答录机和传真机,可使信息发挥最大效力。

  为了迅速传递信息,争取生意机会等等因素,电话答录机、传真机已广为使用。并非因为它们是新产品才使用,而是它们确实对事业帮助很大。

  最重要的一点,是对电话答录机及传真机的信息、文件等不能及早处理,反而拖延的话,那就不具任何意义了。所以除了会使用机器外,也要勤于处理机器所传递的信息,才能发挥机器的真正功效。

  信息头绪整理技巧1.只用一张便条纸卡片,也能让头脑清晰从“整理信息”的观点来看,对于资料存档、书架整理都得列入考虑范围。收藏的档案能正确地整理正确地使用,再加上清晰的头脑,才能使收集的信息顺利地被运用。

  人的头脑,是收集信息的第一站,就像书架一样,如果书架乱七八糟,想要迅速得到或整理资料,是绝不可能的事。解决的方法是使混乱的头脑解放,而且必须经常如此地做。其中的一个方法,就是利用记忆。例如当面对很复杂的问题时,立刻根据记忆及以往的经验,整理出头绪来;若遇到无法解决的问题时,要培养新的观点。在解决这个难题的过程中,若使问题两层、三层地积压,任何人的头脑都会十分混乱的。

  对于这种棘手的情况,无论在脑中如何想象,仍要作出最后决定。这时,我们就得将头脑比拟成活页的记忆插卡,找出最理想的方法。为了达到目的,该如何作呢?时间充裕吗?商量的对象是谁?一切有关事项必须在便条卡片上列举出来。

  记忆插卡法有助于帮助混乱的头脑理出头绪。当然,在书写时,一道道解决方法,也会逐渐清晰浮现。

  混乱的头脑是由于血液集中,使脑部感到沉滞,当然也就无法维持自身的平衡。以手书写,可以缓和这种血液集中的现象。感到迟钝的头脑,也可恢复正常。

  记忆卡的另一个意义,是象灯号故障的十字路口上指挥交通的警察的角色。警察的手势信号,就代表记忆的指示方向,使混乱的头脑得以畅通。

  以一张记忆卡的效用,使头脑清晰,不仅解决头脑的压力,也可解决很多问题。所以,清晰的头脑是解决一切事情的先决条件。

  2.记忆是才华洋溢的根本人的大脑非常微妙,其记忆容量十分庞大。也许不能与大型电脑相比较,但是其实际储存量,也是相当可观的,与天文学的规模一般宏伟。大脑的记忆构造是亲身体验的累积,可使其活用,也可使其冷冻,能够顺利地活用是最好的作法。若按下资料显示的键盘时,就应有“现在我必定要作某事”的意识,而不是“请打开吧!我需要某项资料”。意识能使头脑确认目标,能对积存的信息加以活用,这是脑部作业很重要的一环。

  对于目的意识,必须专心一致,直到完成为止,不能三心二意,否则就很难以达到目的。

  难题的解决方法常会在下意识中浮现出来。有时无法解答的问题,暂且搁置,反而会有奇迹出现。很多实例都能证明人类潜在能力的不可限量。

  例如法国有位数学家宝安卡勒,曾为了某一个数学定理,数日不眠不休地苦思,最后仍无法解答,于是干脆搁下,暂时出去走走。一会儿马车来了,他正踏出脚要爬上车时,脑中突然出现了久思不解的数学解答。

  不只是宝安卡勒,很多著名的数学、物理定理或法则,都是经由这种方式产生的。比如:阿基米德的浮力原理,竟是在洗澡时无意间想出来的;万有引力定理,也是牛顿看到苹果落地才发现的。

  以这种方式想出很多疑难问题的解答的例子非常多。由此可知,暂时搁置问题也是很重要的一种作法。这种作法,在思绪的重新整理上,有激污扬清的功效。

  虽然也许你没有因暂时搁置的作法而有重要发明,但在工作上,却肯定会有很多小小的发现。平时,当你工作搞到焦头烂额的地步时,干脆把事情放在一旁,让脑子有点空间,稍微休息一下,再重新出发,毕竟脑力是愈用愈活的,记忆是才华洋溢的根本。

  3.稍加记录后,暂且抛却问题想了许久的问题,仍不明了,不妨稍做记录后,暂且不去想它。搞不好也许有奇迹出现,或是转而思考其他问题,这种移动方式也是一种有利的作法。

  如前所述的“暂且抛却”,虽然表面上不思考这问题,潜意识却没放弃。而其中主要的关键,正是暂且忘掉,转移思考,使头脑轻松一下后,往往能意想不到地解决问题。

  但是,如果最后还是无法解决的话,想在中途就放弃也是不行的。由于潜意识中有“无法忘记”的意志存在,接二连三地刺激脑部,以致无法有新的观点重新出现。

  因此,要让头脑有空间处理思考,而不是一再给予同样的刺激(即思考同样问题),使它疲乏,无法正常运作。

  再强调一次,清晰的头脑,才能解决混乱的事情。

  4.积极的休养是使头脑清晰最好的方法工作一段时间后,非得作短暂的休息不可。这种作法,主要是以重整思绪、提高工作效率为前提,所以非实行不可。在家里或事务所时,也要尽可能利用短时间休息。

  这里所谓的积极休养法,是伸伸手,走一圈,时间大概是三分钟。虽仅三分钟的时间,却也要尽量尽力而行。

  短短的三分钟内,弯弯腰也可以,让身体流一点点汗,舒活一下筋骨。偶尔选择聆听音乐,也可得到休养的效果,使头脑轻松一下。在三分钟内,尽可能以各种方式使整个人稍做休息,让头脑没有负担。

  把三分钟的休息时间安排在工作段落间,效果远胜于中午在咖啡屋内吹冷气“休息”更有意义,也比爬在桌上午休片刻更好。至于作剧烈运动,象棒球、桌球、跑步等等,却往往不会比运动前头脑更加清楚。

  刚才所说的运动,应该算是“消极的休养”,只是在浪费时间,而前面所说的休息,却是有助于清晰头脑的恢复,所以称为“积极的休养”。反正只要能使头脑保持清晰,可以使工作顺利进行,就是“积极的休养”。实行这种方式,才能稳健处理资料。

  “积极的休养”是保持头脑清晰、恢复疲劳最好的强心剂,对整理术而言,绝不能漠视这一点。

  5.将复杂问题“分条化”处理是解决的关键卡文先生常被人委托处理有关遗产方面的问题,而委托人往往只是说道:“一切拜托了!”正确地说,虽然他们急于告诉详情,但从一开始招呼后,就省略不少重要实情,只想要尽可能在利他的情况下处理案子,而不让卡文先生得知真正的“详情”,以致使他常常在处理上摸不着头绪。

  不只这样,有不少当事人连过世亲人的遗产有多少都不知道。往往他们不告诉他实际情形,只要代为处理遗产。若他多问一些切身而重要的问题时,就用“你是局外人”这句话来回答他,使他不能顺利处理案件。的确,涉及遗产的法律与税务问题是十分麻烦的,外行人很难理解。但是即使对相关法律一无所知也无所谓,而重要的是应具备一些基本常识,如“到底应先考虑什么”的问题,首先以切身问题为例,例如:“税金”、“不动产”、“分配方法”等小问题,能先列出的话,就很容易了解而可寻求解决的办法了。对于复杂的问题给予细分化,常有助于案件的明朗化,使案件能尽快解决。对于无法细分的部分,就可委托专业人士处理。对于复杂的小问题,同样可分为几个小题来处理,这种方法称“因数分解法”。无论是大学每期期末考试,或会计师检定考、司法考试等等,认真的考生可用此法作为读书时整理分析的标准。若能顺利通过数种考试,也是归功于此。所以无论读书或写文章,在遇到无法理解的情况时,分析问题往往可以使复杂问题简易化,进而解决问题。尤其遭到大问题时,用这方法,绝对没错。

  6.以因数分解法,使头脑清晰前面谈过,对于长期的目标,采取“因数分解法”是十分有效的。此外,一天或一小时的短时间,也能有效地处理信息。比如看专业论文时,深奥的文章,有时读一遍或两遍仍不能融会贯通。

  论文难懂的原因,往往是因文句太冗长。法律论文便是这一类的典型。一篇文章内如果常出现“由于”、“所谓”、“但”、“如此一来”、“是谓”等等句型,首先把这些字作上记号来整理,使其成为单句型的文章,就很容易了解。象这样把问题细分化,就是因数分解的应用,十分容易。

  因数分解法是解决复杂问题最有效的方法,但至于如何分法、如何使用,其前提是要有清晰头脑,才能使信息清楚,这是运用的方法。

  7.细分法的另一个武器——分枝法“复杂问题细分化”,除了因数分解法外,还有一种很有效的方法。任何信息不会单独存在,必定是互相关连的。因此,如果其构成要素只有一个时,便要详细观察整个事情。最初所收集的资料往往不能给予正确的评价。

  譬如公司概况,如财务方面,是赚?是赔?往往一般人守口如瓶;至于今年与去年相比较,是成长或后退?甚至与其他公司比较又如何??往往不得而知。由于这是公司机密,属于个体的单独信息,想要作评量考核是不可能的。

  管理者应对公司的财务状况公开化,而且为了让全体同仁都能了解,可设计出一套“系统树”的结构图,象财务状况、经营业绩,以及资产状况等,作成树木的根、干、枝的图表化方式来说明。整体上,把各枝干的重要性也细加解释,使公司同仁均能了解公司营运状况,此方法也称“树木分枝法”。

  这种方式可以运用于各种情况。比如实行新的计划方案时,有关预算、人员、用具等的数量、获得方法等等,将一段时期内的各种相关问题,以分枝方式顺序推演下来。看到这张图表,必能完全掌握整体构成,而且可以轻而易举地思考相关问题的解决方法。此分枝法与前面所介绍的“因数分解法”,目的都是使复杂问题细分化,逐一的理解后,再予以整体性的处理,这与保持头脑清晰的原则息息相关。文字报告书表现技巧一般来说,目前各种报告、企划书的形式都分为手写或打字两种,有时还要动用到印刷,不过其构成要素大致都相同。过去的人喜欢用稿纸写报告,唯一的好处是容易计算字数,比较有利于打字、印刷,但基于时代潮流,愈来愈多的人喜欢用横式的条纹纸书写。不论使用哪一种用纸,一定要记得,如果要发出去打字,那么手稿一定要遵守“直书直打、横书横打”的原则,千万不要直书横打或横书直打,否则打出来的稿子一定错误百出,因为你违反了人的自然习性。

  相对地,如果报告书不发打字稿时,最好不用有格稿纸,因为对阅读者来说,方格是一种视觉负担。

  除了书写打字的问题外,其实制作文字报告书最困难的是执笔的工程,管理者常对着完整的资料、预定好的内容大纲发呆,就是写不出一个字来。

  这种混乱的主要原因,是现成材料和原先的概念已在人脑中混成一团,不知从何起头。最简单的解决方法是把脑中的想法“拿”到脑外来,一一列举整理再下笔。可以下列步骤逐次完成报告书:1.执笔工程部分(1)重新整理预备使用的资料利用各种整理方法,重新处理一下准备使用的资料,注意统一规格,同样大小的资料可以堆在一起。

  (2)在资料上做记号如果资料有好几份,不妨按性质或次序做上记号,用号码或字母编号都可以,免得有所遗漏。

  (3)开始读资料把资料整理好后,就要开始重读这些信息,这回要一边读,一边用笔把要用的、重要的地方划起来,并且把心得写在空白的地方。

  (4)转记在卡片上卡片大小大约为11cm×3cm 比较恰当,也就是一张A4纸裁成四张的大小。把刚刚划好的重点和心得一一转记到卡片上,记住一个主意、一张卡,不要在一张卡上列两个以上的意见。卡片要注明刚刚编好的号码以备查照。这种转记一定要清楚到自己能了解的地步,以免时时回头查原资料。

  (5)卡片分类转记完成的卡片就是文字报告书的主要构成部分,在使用前要先将卡片分类,以便按类使用。分类前要把桌上清理干净,不要和别的文件混在一起。分类过程中一定会产生新想法,不妨再将想法列在卡片上,也加入分类。

  (6)卡片编序分类完卡片接着要编序。这回编序要按规划报告书的段落来编,真正开始写报告书时,就是按这个顺序。报告书的段落分配大概有两种形式,一种就像中国诗句的起承转合,另一种则是日本古乐的构成方式序破急。以下详细说明这两种文章形式的构成单元。

  A 起:属于导语部分。旨在描述身边环境的现象或某一事件,或者把结论提前到起段也可以。阅读者会不会耐心读下去就决定于这个开头。

  B 承:承接起段的事件而进入正文。相对于起段,这个部分要多用冷静、比较性的手法来陈述。这个段落要为阅读者解释起段中所突出的现象、背景及原因。

  C 转:离开承段所引述的事实,再引导读者到另一个主题;提出另一个新发现的事实或独特的提案,慢慢加快速度。

  D 合:用简单明快的语句总结以上所有陈述,为读者快速作结论。至于序破急的结构则如下:A 序:相当于起,淡淡举出一件大家都没有注意的事实。

  B 破:从一个特定观点解说序的内容,并进一步介绍、评述相关的事实,尤其注意最好提出否定论,打破读者的固有观念和一般性期待。

  C 急:用简洁快速的笔调,强烈地在结论中描述自己的主张。以上两种报告书构造都是在配合人的阅读习性,营造出适于理解和具有吸引力的气氛。

  (7)按分类序号决定卡片的阶层构造在心中记牢起承转合或序破急的程序,然后着手排定卡片的使用顺序。

  每一组卡片都应该有它自己的流程,并且尝试多种不同的排列组合方式,一直到每张卡片上都有一个最适当的位置为止。

  (8)制作草稿设计图准备一张大纸,按前述排定的顺序,一一贴上卡片,为了便于改换次序,卡片浮贴即可。同时要决定每一部分大约写多少字数,并且注明在上头,这样就完成设计图。

  (9)执笔根据一般经验,完成上面八个步骤大概会占写报告总时间的一半,按次序做到这里,几乎肯定你不会频受煎熬而又写不出稿了。在桌上摆好用纸,上一排是资料,左手边是划稿设计图,按设计图上第一张卡片的记载开始执笔写作;卡片上资料出处的号码可以协助你快速找到引用资料,不必从头翻到底,既浪费时间又增加写作过程的不安和烦躁。

  2.选用文字处理机“推敲”文字易懂和高说服性,是我们一再强调的报告书原则,实际应用时可以这样表现:

  (1)易于阅读的形式以一页400字的文章长度来说,每一段文章大约可以占到3行左右,而且能用2行讲完的叙述就不要拖长到3行;最好用“因此、所以、然后”等连接词,免得影响文字的紧密度和速度感。

  (2)平易的形式尽量避开难懂或古意盎然的字句,也不要使用非日常用语,造成理解的障碍。

  (3)多用比喻、尺寸说明等技巧碰到很难理解的事物时,宁可稍微拉长文章长度,也要具体比喻说明清楚。现在来看看下面的例子。

  “细胞核中容纳的遗传因子本体是DNA”,目前的确有不少人已经知道什么是DNA,但这样的叙述还是很难叫人接近了解的,不妨改成下面这种方式:“在直径只有0.01mm 的细胞中心,有一个很象话梅种子、被称为细胞核的部分;在这个核的中央有一幅生命设计图,存放了生命因子,它决定遗传的结果,而这种因子的本质是一种叫做DNA 的化学物质。”

  文章虽然长了点,却比原先的说法易懂得多,可见许多文章之所以难读,都是因为文中所附的辅助资料不足。

  象这样一面写文章,一面推敲文字组合时,常会写出许多和主线不符或自己不满意的文字出来。许多人在写报告书时,常浪费很多时间在抄稿和誊写上,这是写文章的人最厌恶的工作。

  至目前为止,唯一能解救这种困境的工具是文字处理机。在文字处理机上,可以一遍遍地修正文字、段落,下一个指令,瞬间就能改变报告书的形式;写完报告书存进机器里,过一段时间再调阅,又有不同的体验来增减报告内容。对不善用文字或手写字体不佳的人来说,学会使用文字处理机实在受用无穷。

  前述用纸张、浆糊完成的草稿设计图,也可以利用这个机器处理,会提高工作效率。

  3.活用桌上排版术桌上排版系统又称为桌上编辑系统,是高速度的文字处理机,不但能处理文字,还能编辑文字版面。目前桌上排版系统的推广速度比文字处理机还要惊人,它入侵日本企业的状态使得日本人称1989年为“桌上印刷元年”。

  桌上排版系统有下列若干特点:

  (1)WYSWYG 在电脑荧幕上可模拟文件印刷后的形式,文字、图表、插画都能借机器加工,实现“你看到的就是你要的”(What You See Is What YouGet)的理想。

  (2)自动调节字间桌上排版软件可以自动调整文字之间的行距,呈现最合需要的形式。

  (3)自由自在画版型一旦把文章输入后,横排、直排任君选择。

  (4)具有高度编辑功能可以随时将图表、照片加入文字中,弹性调整版面。不但能处理文章,还可加上视觉效果。

  (5)接用镭射印表机可做高速度印刷并附多样字型目前镭射印表机的速度几乎能与复印机媲美,文字针数的密度也和活字相差无几,文字大小、字型又多样,等于实现了文字工作者的梦想。桌上排版有许多功能,只要学会适于工作需要的部分就足够应用了。对于常需要多样、少量印刷报告书、企划书的商业社会来说,桌上排版实在是了不起的发明。

  4.为报告书穿上美丽外衣自己制作的文字报告书,绝对不能忽略面子问题:不管文字多优美、内容多扎实,如果外观不佳,很容易被读者忽略。这个道理在书籍销售上几乎如圣旨般被奉行。

  经过精心设计的封面,不但能一目了然传达内容形象,更表现了制作者花费的心思和热诚。以下就是处理企划报告书的道具、作法和说明。

  做文字报告书包装时,首先会碰到的就是装订的问题。自从复印机普及后,个人收到的文件数量急速增加,但真正装订处理的却少之又少,顶多是一枚曲别针或几根钉书钉就打发了事,也就相对地缺乏可读兴趣。

  过去不断有人主张,复印机上应附有简易制书机,但以目前的情况来看,制造商显然没有采纳消费者的意见。

  为了将报告或文件书类装订成册,可以利用简易制书机;另外在制作封面底时,最好选用稍有硬度的纸张。另外也可利用一环夹制本,这种装订方式很适合把平面摊开、需较长时间阅读的资料。

  提案说明和演讲技巧从目前商业社会的工作要领来看,先做文字报告书,后举行提案说明会或办一场演讲,似乎是一种一贯性的要求。

  不管是发表会或演讲,都赋予文字企划更深的商业化色彩,冲击力也更强,当然也强烈考验着制作者的创意和能力。以下就发表会和演讲两部分的执行原则详细说明。

  1.提案说明发表会其实PRESENTATION 这个英文字应用在不同场合,会有不同意义。比如广告公司向客户提报行销广告企划的会议就叫“提案会”;厂商向消费者介绍新产品可能利用“发表会”;企业向新闻界宣布新动向就会召开“说明会”、“记者会”等。不论哪一种目的的集会,都要注意下列事项:

  (1)尽量使用浅显语言传达信息在讲述任何意见时,要和文字报告书一样,遵守起承转合的次序。事先用白纸做一张进度表,列好预定的流程和时间,口述时就可以此为准参考进行。

  (2)叙述时要简洁有力任何说明会都要在极短的时间中结束,千万不要说太多客套的废话,甚至一开始就跳到结论也无妨。如果遵循起承转合的程序,那么每个段落要限制在3~5分钟内,整个说明不能超过20分钟。如果花了30分钟还说不完要点,表示这个企划中还有未完整构思的部分。

  在提案会中的听众,大概在五六分钟内就会对提案内容下判断,冗长的叙述只是增加痛苦而已。回答听众的疑问一定要具体,并且视对方立场和反应来回答。

  (3)以热烈表情转达思绪做提案说明时,最忌讳提报告人摆出一副“尽义务”的表情,丝毫引不起对方兴趣,从而造成双方的误解。报告人一定要是参与企划的人,只有如此才能表现想积极实现企划的热情,也才能确实感染对方。

  (4)尽量发挥演出效果报告其实就像戏剧,在某种程度上可说是“制作性演出”,才能操纵对方感情,不烦不厌地听完。这里有几个基本手法:A 做报告的人一定要站着说话。

  B 可能的话,多利用白黑板图解说明。

  C 事先做好若干道具,如纸张、样品、插图等。

  D 准备大提包装资料,象变魔术一样一件件拿出来展示;象要提示新的书写工具时,不妨把旧的毛笔拿出来做对照。

  (5)事先不要出示所有文件最糟的提案手法,就是一开始就送上全本企划书,这种错误连大广告公司都会犯。给对方文件就像叫别人埋头念下去不管台下的人一样。正确作法是在口头报告后,再一次把文件分配出去。

  (6)运用活泼简洁的动态资料许多人常误解运用影像资料的目的,总是长时间地放映录像带、幻灯片,涣散了听众的注意力。运用任何影像资料都要简洁有力,录像带不要超过一分钟,幻灯片每4~5秒就要换一格。

  2.演讲的技巧在众人面前发表演说是一般人视为畏途的表达方式,每个演讲者都会紧张,甚至忘了演讲内容。因此,与其被无数期待的面孔压得透不过气,倒不如一上台就挑一二张特别专注的脸孔,对着他们侃侃而谈即可,很快就能祛除紧张。

  演讲者在开始破题时,通常全场都会鸦雀无声,这时候最好谈些和主题无关的杂事,愈接近日常生活愈好;很多人都爱用“早上出门和太太吵架,忘了要讲什么”来破除会场的紧张关系,虽然不高尚,但起码能化解压力。演讲进行的次序和发表会一样,也要遵循起承转合,利用事先预备的提纲,一面说话一面控制说话速度和时间。一场成功的演讲多半要避开太抽象的议题,要以和朋友在茶馆聊天的心情侃侃而谈。演讲时不妨保持站立姿势,不时转动身体以手势或道具辅助演讲进行。

  3.“文字报告书和口头报告技巧”摘要(1)烦恼写不出文章、理不出头绪时,可利用简单的资料整理法解决。

  (2)收集来的资料,已做成册状的资料书等,都可利用小卡片记下其中重点,加以排序整理并编码,依此可找出文章结构,做成草稿设计图。

  (3)人脑最能接受的文章构造是“起承转合”或“序破急”。

  (4)好的报告书应该简洁易懂、比喻繁多,并且要有个人的见解。

  (5)文字处理机和桌上排版系统将逐渐取代手写文书。

  (6)提案和演讲时,为了吸引听众的注意力和兴趣,须像演戏一样,表现有相当气势。

  信息设备的使用技巧80年代以来,因为微电子的发展,各式各样信息设备陆续登场,而且汰换的速度异常惊人。科技愈进步,机器的“市场寿命”就愈短,买一支好钢笔可以用好几年,而一种电脑机型能存活在市场两年以上,已经是一大奇迹了。

  许多信息机器制造商都嘲笑自己做的是“生鲜食品业”,不管他们投下多少资本生产PC、文字处理机,只要隔几个月有新产品上市,消费者就会弃他们而去,把原先的设备丢进垃圾场。

  就这种无次序的状况看来,以后后代子孙写历史时,一定会把80年代写成“无谓浪费金钱与资源的时代”;记取教训后,相信下个时代的人一定会朝“如何长期使用信息机器”的方向努力的。

  当然,我们不能否认信息机器带来的工作意识革命。虽然在70年代末期堂堂登场,引起世界震惊的八位元个人电脑已经沦为电动玩具机的主力,但接连而来的新机器都为个人或办公室开启新的视野。人们一方面不断浪费资源努力追赶新颖机器,一方面却也改变了工作的形态。

  但是,信息机器会挑起人类的好奇心,结果视操作机器为目的而非过程,这种本末倒置现象几乎成了20世纪特征,我们应将使用信息机器的目标调至“做更好的工作”才对。只有在心中时刻保持“做更好的工作”的目的意识,人们才能对信息机器有正确的批判态度,不会沉迷于新机器的诱惑中;也唯有如此,制造厂商才会修正生产形式,为工作人员寻找最基本、长久的工作机器。

  以下就几个方向对各种信息机器下判断,分辨何者有用、何者无价值、应在何时何地应用、如何选择等。

  1.信息机器的分类工作上能应用的信息机器可分为下列几种:

  (1)为处理、生产文件者。

  这种产品大略指能代替笔、报告书、稿纸等的产品:比如打字机、文字处理机及各种功能的复印机、制本机等。

  (2)记录、阅读文字者。能随身携带、随时输入、阅读的电子笔记本、电子手册等。

  (3)处理数字、录像、图画、声音者。能处理尚未组合的数字、文字、图片、声音的产品:如个人电脑、工作站等。

  (4)协助创造性工作者。帮人类作曲、作书、设计图、平面设计、构思概念的产品:如合成器、CAD(Computer aided design)、PC 等。

  (5)记录声音者。能忠实记录会议、会谈、访问、音乐等的产品:如录音机、DAT(digi-tal andio tsperecorder)、IC 录音机、听写机等。

  (6)能记录图片、录像并加工者。许多过去只有电影工作者才办得到的事,现在普通人只要借助下列机器也可自行操作:VHS 摄影机、8厘米摄影机、剪辑机、静画录影(定画录影、Steel Vides Camera)。

  (7)帮助传达信息者。过去用邮递、电话传递信息的方式已被下列方式取代:多功能电话答录机、无线电电话、传真机、个人电话通讯装置、行动电话、传呼机、静止画面电话等。

  如果把以上对不同工作目的的设备再分类的话,可以发现这些机器有三个特性:A 完全取代既存非电子式工具;B 对既存非电子式工具有补强作用;C 发展既存非电子式工具完全没有的功能。

  2.选择活用信息机器的技巧事实上,所有的信息机器都在援助人类发展大脑的活动。专门处理文字和语言的机器种类最多。不过从趋势来看,处理图、书影像曾是未来主要的工作形态,而八厘米摄影机和静画录影机都能把文字当画像收录下来。以下就要介绍各种机器的使用方式。

  (1)个人电脑(PC)能同时储存整理文字、画像、声音、音乐、资料的机器首推PC.PC 能执行许多非电子式工具不能做的工作;PC 不只是制表、计算机,PC 还能实际协助人类思考,整理大的思路。

  PC 的功能可以分三类:

  (1)文字处理软件目前PC 的文字处理软件愈来愈多,只要买了不同软件,固定使用同一部PC,就像换了截然不同的文字处理机一样。而且PC 如果再加上印表机或本体记忆体,就如小型快速印刷组,可以胜任办公室或个人多样、少量的印刷需求。

  文字处理机的功能就无法这样多层次变化,除非改变硬体构造,不过文字处理机的市场仍被看好,因为它到底是处理文字的专用机器,彻底应用还是有它的价值的。只是文字处理机的市场未来势必会有局限。

  (2)通讯功能在资料收集的部分已经陈述过,有通讯功能的PC 装置可以和资料库连通,也可以和别的工作站、个人通讯装置连线,由这种联络而形成的组织网是有无穷趣味和潜在功能的。

  (3)资料储存功能PC 的储存能量随软件不同而有差异,目前有不少个人工作者利用PC 处理地址、电话、顾客名单、生活杂用品等。不过这部分的设计大小之间有很大的不同,一定要非常熟悉并能了解自己未来的需要才能设定。

  (2)本国语文字处理专用机从80年代以来,各国本国语的文字处理机已逐步登场,经过不断改进已成为主要办公机器之一。在改进的过程中,功能也有改变:

  (1)输入办法逐渐统一以中文来说,从最早模仿中文打字的巨大键盘到现在简捷或仓颉输入法,中文文字处理机的输入法愈来愈简便,而软件互通的状况也愈来愈多。

  (2)搭载字数增大,造字功能有改进(3)编辑功能扩充已经能删除、插入文字或文件重叠处理。

  (4)印字品质有改良从最早的16点到目前1200点。

  (5)添加基本通讯功能(6)小型、轻便化从早期每部10公斤以上到目前桌上型、膝上型等,已改良至四五公斤重或如公文包大小。

  为了和PC 竞争字处理市场,文字处理机不断增加功能,对消费者来说自是一大福音,工作者要针对自己的工作需要选择使用。

  (3)录音机工作上使用的录音机多半是小型的工作专用机,不同厂牌功能略有差异,目前市面上最长录音时间是90分钟,如果是有两倍速度功能的,则可增加到3小时,这种设计最适合采访或会议使用。

  至于小型卡式录音机则可应用在不方便记笔记的场合。而对有立体声音功能的录音机适合用在会议中,这样可以了解发言者的位置关系。

  (4)听写机(Dictation Machine)录音机所录的只是声音,最终要表现的是文字,而最好的转换机器是听写机。这种机器可以不断重播,能调整速度,主要是由脚踏板操作,每踏一次,录音机就往回转到设定的时间,一边听,双手还能处理文件。

  在欧美国家,打字机和听写机就像“夫妻”一样,每个办公室都有一套。

  (5)录放影机过去一般会长期使用录放影设备的人似乎都是电视工作者,但根据日本NHK 的生活时间调查(1985),在使用信息的分配当中,阅读杂志、报纸等文字信息的时间只占35分钟,而看电视占179分钟,约为前者5倍,可见电视已渐成信息传送的中心工具。

  不过想把电视的信息象从图书馆找资料一样,调出来使用似乎不可能,一方面在日本有著作权限制,另一方面是电视圈也不太把节目当成经典之作来处理。

  一般人在录下电视节目时,要尽量注明录影时日、频道、节目名称等,日后参考才有依据。

  (6)照相机、静画录影机照相机的功能是众所周知的,而且转拍成的幻灯片在印刷品的应用上,效果比一般相纸好。

  最近SONY 和CANON 发展出静画录影机,有不少特性:

  (1)一卷两寸带可录50个影像,还能消磁重录,不增加费用。

  (2)显像母须送冲洗店。

  (3)在摄影现场如有电视,可当场看到效果。

  人际信息的活用技巧1.人事信息来自于同阶层人士的联系和集会所谓信息的收集,有来自剪报,或来自无意间所读到的书,且大多数的人都会认为非自己来收集不可。但只靠自己脑袋所收集到的信息,是有限的,因此,我们应该活用他人的知识,只靠自己是无法收集到足够的信息,须经由别人来收集更完整的信息。

  我们每天都必须与同阶层的人士联系和集会,而公司同事、学生时代的同学或往来的客户、车上所遇的人、朋友的结婚宴会上所遇见的人及邻居等,都可称得上是同阶层的人士。

  但是,一般人都倾向于公司内部的同仁、上司和属下的交往,而疏忽了学生时代的朋友,渐渐形成只和白天共同相处的人来往。

  最近,可能商人本身也开始有了不安的危机感,而渐渐有集合公司以外的人,来开办各种研究活动的情形出现。其目的是借着这类研究活动,来结识更多的人并处好人际关系。

  商人已能留意到人际关系的重要性这是很好的现象。所以,我们应该放宽胸怀去参与各种集会和研究活动。

  象这类聚会,都能收集到各种信息,只是我们尚未充分利用这一渠道罢了!

  和学生时代的朋友不要断绝联络,因为他们毕业后分布在各种职业的领域中,因此,确保这些人的信息来源非常重要。

  2.有效地利用午休来建立人事信息网络有些人常会说其实他们很想跟各类人交往,但工作实在太忙了,根本抽不出时间来;其实这些都是借口罢了!的确,若在人际交往上耗费太多时间,那工作就永远忙不完。因此,不知不觉中就很容易变得和工作以外的人断绝来往了。

  但若想和公司以外的人或和工作上没有直接关系的人交往,通常就得利用下班后的时间。但一般来说,晚宴几乎都是酒席,且只要一喝酒,就得浪费相当的时间,致使谈话内容都是一些题外话。

  若是在平时,就会妨碍到第二天的工作,若是周末,也会影响到与家人的聚会,自然就会懒得和老友会唔了。

  为了维持信息交流,所以要积极地灵活使用午休时间,而且不论多忙,都要利用中午休闲时间和某人吃中饭,如此一来,就可有效运用这些时间。

  老板应经常和公司同仁去吃中午饭,虽然这些时候所说的话,并不全然是有关公司的事,但亲密的沟通是有其必要性的;但若每天都只和相同的人在一起,则仅仅是在延长工作而已,根本不会出现任何新鲜信息,那就是浪费时间了。

  而且,利用午休时间还有一个理由,那就是若约好下班后会面,常常都因对方或自己须加班或突然有事,而取消约会。

  但午休时间就不同了,只要挂通电话说:“中午一起吃饭吧!”只要没有特别的事,大家都会答应,若能事先约好当然更好,且在短短的一小时交谈中,就能获得相当内容的信息。

  与在不同单位工作的朋友共进午餐,经常可获得许多你所不了解的信息,并对你的新点子有所提示。

  总之,不论以前如何,同阶层的信息网络是不容忽视的。此类利用午休时间聚会的方法,无论在时间上或金钱上,都比晚间交际更有效率,即使是信息收集方面也很有效。时间上因彼此都是午休时间,所以若是有事情,也可单刀直入地商议,用餐即使吃得再丰盛,也比喝酒来得划算。

  偶尔,也会临时为收集某些信息,而须利用午休去图书馆查阅资料,以致无法和朋友一起吃中午饭时,就应在去图书馆之前,告诉对方如“某人已在附近等候我多时”或“临时必须和许久不见的另一位朋友会面”等说辞,来取消约会,不过应事先联系。如此一来,不仅能有效利用时间,并且与朋友相约吃午饭一事,也不会成为负担。

  见面时,事先准备今天工作状况,或想知道的事为话题,然后再跟对方表示若得知相关信息时,作出通知。同样地,要注意听对方所关心的事,便于日后对方知道某项所关心的信息时,就可向对方询问。其实,和朋友会面,并非只是为了收集信息,有时也是借平时会面的机会,来整理信息收集的网络,以便以后有需要时,只要一通电话,就可收集到信息。

  另外,即使没有会晤的机会,若想询问老朋友某件事时,只要一通电话,也可得到老友的协助。

  3.晚间的交际应酬前面已提过,酒宴等夜间应酬,无论在时间上或金钱上,其损失都是很大,因此,个人交际应尽量安排在白天。当然,不只因加班,有时也因人情往来而晚归。就如卡文先生来说,一般他的晚间交际,大部分都是聚会或宴会,其中也包括了同行间律师或会计师的聚会,但此类聚会,原则上是不出席的。因为同行业者的聚会或宴会,就像和同家公司的同事交际一样,不太会有出现新点子和得到新信息的机会。

  我们积极出席的聚会,是邀集各类不同行业人士的聚会。例如,“青年俱乐部”,不仅有经济界人士,也有演艺界的人士,或是体育等各种人士参加,成员往往很多,每次聚会大都有30~50人参加。出席人数每次都不一定,因此每次都可接触到不同职业的人,并且不像“读者会”那般拘谨严肃,所以聚会时都能轻松交谈。

  倾听这些人的谈话,可以听到各种新的观点,得知现今社会是如何运作的,这些和我们个人的工作并非完全无关。而目前在不同领域所发生的事情,常常会在一段时间后,也发生在自己的领域中,所以尽可能早一步收集信息,对工作是有很大意义的。

  判断应出席宴会的标准,是以参加聚会的人在平时工作上大都不会有会面机会的人为标准。话虽如此,但有关的公司顾问宴会,我们也尽可能参加。虽然,参加者都是在工作上有所接触的某公司职员,但常会有许多和此公司有来往的外界人士参与,所以可借此宴会结识到各类人士,进一步得到一些新的信息。

  4.如何在宴会上结识新朋友虽然是出席宴会或聚会,但若要一开口和不认识的人聊天也是很困难的。通常的情况是,若在会场没看到认识的人,就会四下张望寻找,等发现认识的人后,就只和他们交谈。

  其实,出席宴会是结识各行各业人士的难得机会,只和常来往的人交谈,这就和与同公司的人交际没什么两样。

  话虽如此,卡文先生自己也不是很擅长交际的,理想的自己和现实的自己,仍然有很大的距离,卡文先生的状况也是在找到认识的人后,才会感觉比较放心,但是,他仍一直积极地努力想成为能和人侃侃而谈的人,所以他也曾下了相当大的一番功夫。

  首先,向主办人询问当日出席的是哪些人。由于他平时常和主办人来往,所以主办人很了解他目前所关心的是什么,因此,他们便会告知在此宴会中与他收集信息有关的是哪些人士,而当然他也会找机会请教对方,事先拜托主办人介绍某位先生或小姐让他认识,也是很好的办法。

  当然有时也会有知名人士出席宴会,而当他见到名人时,就会大方地向对方打招呼。若曾听过对方的演讲而大略知道对方是属何种类型的人物,且对其演讲内容很感兴趣时,他就会向对方说:“很抱歉我有事想请教你,我对你所说的某事很感兴趣??”

  但最容易结识朋友的方法,还是经由朋友介绍去和不认识的人交谈,大多是请朋友帮忙介绍的,因为在彼此都有共同认识的朋友介绍之下,隔阂很快就会消失。如前所提,在宴会上若只和认识的人交谈是一种损失,仍需留意能介绍自己与陌生人认识的朋友。

  当然只靠来回在会场走动,就能接连不断地结识一些素不相识的人,这是最理想的情况,但是实际上要做到,可就相当困难了。

  5.培养人际关系时,须留意何事即使常有见面的机会,但若没有灵活使用人际关系,也就不具任何意义了。即使在宴会中和再多的新朋友交换名片,但若是限于此次宴会的来往,那也是徒劳无功的。

  其实宴会交往最重要的目的,并非仅限于初次会面,而是以后该如何活用这次的一面之缘。总之,是否确实运用得来不易的一面之缘,才是重点。

  许多人交换名片后,就会直接归入名片档案里,但往后再看到这些名片时,常想不起来这名片是从哪来?对方是何许人?为了避免发生这种情况,所以在宴会或聚会结束后,就将当日收到的名片,写上日期以及由谁介绍认识的,这是名片处理的第一步骤。为使会晤过的人,成为与自己常来往的朋友,当然,付出相对的努力是有必要的。宴会中碰过一次面的人,大都不会留有任何印象,这是很平常的事。当有事请求对方,而仅凭一次会晤,就想请对方帮忙的话,是相当困难的。

  因此,要想请对方帮忙就必须事先确立彼此的依赖关系,而要确立此依赖关系,就依赖是否能和对方建立起交情。

  在初次会面时,应仔细地听对方的兴趣或所关心的事,然后,由我们先提供一些对方所想要的信息。

  例如,某人谈到目前想写些东西,但是由于工作太忙,想自己写实际上是不可能的。若听到这类的话,我们就会教他使用口述笔记专用的录音机。

  不仅当场提供信息,过后,并可赠送对方附有照片的轻便录音机的使用说明书的复印本,这不仅会得到对方的感谢,而且也能增进彼此感情。总之,展开提供信息的说明服务,并借此当场订定下次会面时间,但实际上我们并非对每个人都提供此类服务。这种事后说明的服务,也就是人际关系的最佳开始,此为第二阶段。所以,我们先由自己提供信息给对方,然后,在对方打来的致谢电话中,或是寄来的信件中,也会有“若有可效劳的地方,请告知”。提供信息的目的,一方面是想得到对方的资料,另一方面也想让对方知道,我们目前所关切的事,及能够提供有关信息的人并不多等。因此,应先提供对方消息,然后才能得到相对的回报,为了使一面之缘能延续下去,这些是很重要的。

  当然,并非全是我们先提供信息给对方,也有由我们先向对方拜托的时候,但通过介绍人仅见过一面交换名片,尚不能算是朋友,所以若直接拜托对方是很冒昧的。

  6.名片是人物信息档案的第一步骤从见面到获得对方的信息,提供信息给对方是不可缺少的步骤。因此,整理出对方所需的相关信息是有必要的,这也是所做的人物信息档案。一般人物信息档案,是将名片整理在名片簿中,然后再按其需要,从名片中挑出重要的,记入通讯录中。人物信息档案分名片、通讯录、人才录等三项。有关此三项目,以下将依次做说明。

  第一项所要谈的是名片整理:以前曾经谈过,从和初次见面的人交换名片,到与对方道别后,应尽可能地将自己对对方的了解,写进名片中。见面日期、见面地点、介绍人、见面原因都一定要记录起来,若知道对方的籍贯、毕业学校、毕业年度、对方所关心的事、对方的特征,最好也能记录下来。立刻写下对方的资料,以后才有与对方进一步交往的可能。并且,这也是以后登记在人才录的重要资料。

  以下是名片的整理。通常使用的名片簿,是半边透明活页的硬纸板。而一般公司中常使用的,多半是长方形的名片簿,一页只能放进三张名片,并且不是活页式,所以整理后,再插入其他名片时就非常不方便了。名片簿通常都会遮住名片反面,但是因为有些名片反面,都记录了此人的相关资料,所以绝不能把反面遮住。乍看之下,或许会觉得很不经济,但是考虑到正反面都使用得到,这点就会觉得划算了。

  名片簿只是放着不用,是没有任何意义的。为了整理名片,做目录本是必要的。许多人整理名片,是按照认识的先后顺序或英文26个字母顺序排列的,但是仅仅只有一面之交的人,彼此都容易忘记对方的姓名,以后查阅起来,不仅费时间也很可能找不到。

  因此,这些名片是按项目、类别来整理的。大项目分为金融机构、委托诉讼或辩护人、朋友、大众传播界人士、合作人等,更细的项目则分为各家公司或俱乐部的名片,以便往后即使想不出对方的名字时,也能按照此人的关系类别,立刻找出对方的名片。

  通常整理在名片簿上的名片,并非是所有的名片。例如,经常有许多推销员到办公室来推销东西,而这些推销员的名片,你就直接丢掉即可。这也就是说,按照目的意识来做取舍。

  7.通讯录则是按卡片分类的整理法第二步骤则是通讯录。这也是利用活页式的硬纸板,并且为了考虑插换的可能,所以使用的是卡片式。即从交换过名片的人中,挑出必要的名片,转记在通讯录上。

  很多人都使用合订式通讯录,但一旦容纳不下时,就必须重新再写一次新目录。

  而且,一般的通讯录,通常都是将字母分为几个部分,并且每个字母的页数是一定的。而平常使用的姓名开头的第一个字母,很快就会容纳不下,而相反的较少使用的字母,空白处就永远填不满。

  以活页式而言,按照需要,即使增加或减少均无妨。而且,这些通讯录,是使用一人一张的卡片方式。此卡片是采用名片的规格,并且各自记入姓名、住址、公司地址、电话号码。而一般的通讯录,每个人的空间却很窄,使用起来很不方便,同时也无法写入住户和工作单位的住址。

  而卡片式的另一个优点是能随意插换。此卡片共有五行,以下是各行的使用项目。第一行是记下此人的邮递区号、住址、电话号码,第二行是记下工作单位的邮递区号、住址、电话号码、传真机号码,第三行记的是公司名称、所属的工作单位、职务,第四行是备注栏,第五行则是此人的姓名。

  姓名列在最下一行,是为了插入卡片后,只能看见姓名部分。在查阅时,只须看姓名可方便查阅,而你只要掀开姓名部分,就能看到此人的其他资料。

  在寄出贺年卡时,若想做一份最新姓名录,只要直接印通讯录,便能做好姓名录了。

  8.人才录是人物情报的核心第三步骤是人物情报核心“人才录”。

  通讯录,仅是完整地记入对方的通讯处,大致上有工作单位、所属部门和职称。但至于此人精通的是何类信息,家庭概况或近况都未记载。单凭通讯录,脑海中无法清晰地浮现此人的长相。

  而当我们想获得某情报时,却不知该去询问谁,那就没什么效率可言了。但若能有效地活用信息,能够立即检索出所需信息的来源。而为达到此一目的,下一番功夫来做人才录是有必要的。

  “人才录”这个名词,在辞典中没有,是我们自己创造出来的名词。其含意是人就是宝贵财源,所以称为人才录。

  人才录是将住址目录做更集中的登记。总之,顺序是名片簿、通讯录、人才录,且范围愈来愈集中。相对地,人才录应称得上是交际网的核心,且是庞大的财产。

  人才录所使用的是B6规格的卡片纸。卡片纸原本是运用于科学实验统计,或读书时的卡片。

  市面上也有整理个人信息的专用卡片,但有些卡片,比一般人信息的卡片更薄,一份档案就能整理许多的卡片,容量大、格数多才能达到使用目的。

  一般的专用卡纸,其记入项目受到限定,反而不好使用。

  人才录中所记录的项目栏包括:姓名栏、假名索引栏、性别栏、出生年月日栏、会面栏、学历栏、职务栏、籍贯栏、公司栏、现在住址栏、家庭状况栏、备注栏等。

  因为记入这些资料,只要看此人的人才录,就能了解到他的大概情况。并且,由于事先有完整的人才录,一旦使用时,就能在短时间内获得自己所需要的信息。有关籍贯栏,或许有人会认为“有此必要吗?”这和户籍上的籍贯不一样,而是出生地,或较少变动的住址,能间接与对方连络的住址。比如即因对方迁居,而无法连络时的紧急连络住址。

  再者,公司栏、住址栏为考虑搬家因素,所以都留有很大的空白。

  9.贺年卡是人物情报的来源在寄出贺年卡或圣诞卡前,应先复印通讯录,这在前面已提过了。因为只有姓名的那一栏看得见,所以复印通讯录,就可以有一份依26个英文字母顺序排列的姓名目录。

  某些老板每年寄出的贺年卡,大约2000封,作业量相当庞大,所以,使作业精简化是很重要的。而此作业大部分都是委托秘书去做,但有时是他们直接来做,且为了避免出错,所以都先复印通讯录来核对。

  寄贺年卡应以人才当为基准。人才录上标有“○”、“△”、“×”这些记号。“○”表示一定会寄来的人,“△”表示某年曾寄给对方,但未收到回函,“×”表示无需寄贺年卡的人。

  总之,这些老板人际关系档案都集中在名片本、通讯录,及人才录上。因为仅人才录就登录了约数千人,所以所寄出贺年卡的数量也相当可观。

  贺年卡是复印文书处理机原稿的明信片,草稿由老板自己写。至于转入到文书处理机及其复印,复印通讯录工作,核对人才录上所写的收件人姓名,则全由秘书来做,然后在写好收件人姓名的明信片上亲笔附加些贺辞。

  在写完收件人姓名的阶段、亲笔附加贺辞的阶段,以及最后寄出贺年卡的阶段,每做一个阶段都用橡皮章盖在通讯录的复印本姓名目录上。如此一来,若有遗漏或同一人寄出两张贺年卡,或者写收件人姓名或亲笔贺辞有任何错误,均可由是否盖章来判断。

  在这么多的明信片中,每封都会附加几句亲笔贺辞,通常别人会惊讶地说:“这么多的人,还每封都写贺辞啊!”当然,这得花相当多的工夫,如果无法留意全部人的相关资料,此时就须借助人才录了。

  备注栏最有参考价值。备注栏是位于卡片的内侧,而以对方寄来的贺年卡中所提到的近况,为信息内容,记入备注栏内。

  例如,对方提到“最近正热衷于文书处理机”,则将此点和收件日期一起记入备注栏中。

  有些参考资料,回函时就可添加一句“对文书处理机有何心得?”再者,若有谈到家庭近况如:“去年5月,生了长男××”则将此记入家庭概况栏。即使没记入“何月何日诞生”,也需在孩子的姓名下方记入已几个月,“七个月as of s1989.1.1”as of 是“收信当天的时间”。记入此类信息,在写第二年的贺年卡,就可以孩子的事情为话题,“××差不多开始走路了吧!一定是个相当可爱的孩子。”

  从贺年卡中,得知有关此人的最新信息,然后将其登录在人才录中,不仅在寄出贺年卡时可善加利用,并且在灵活使用信息来源和取得人物信息时,都可发挥其威力。

  10.如何检索重要人物的相关资料查阅某人的相关信息,就是活用人才录的方法。一般而言,老板对所收过的贺年卡内容,以及寄出去的贺年卡的亲笔附加内容,都会有点印象,所以,通常脑中立刻浮现出与对方相关的事。所谓相关的事即是指已记入在人才录的事项,但是,有时也无法立刻浮现出全部人的各种近况。此时,才是人才录发挥其本领的最佳时机。

  人才录的卡片上端,原本印有从A 到Z 的刻度。这些刻度全部以打孔机打孔,各个刻度中若有关某个人项目,就将穿孔处剪开。

  总之,刻度部分若是与此人相关项目,就要剪开此刻度孔。想知道有关国外利率动向的信息时,首先就从银行员处取得信息,因此想挑出银行员“B”的项目时,就可以利用已穿孔并剪开过B 部分的卡片。将大小适宜的棒子,穿入所有卡片的B 孔处,然后,因银行员B 的部分已被剪开,所以棒子一举起来时,就只有B 孔的银行员会掉落下来。并且,在银行上班的人中,若有大学时代的朋友,那就是最适合的人选了。而要找出银行员,且又是大学时代的朋友,只需将棒子插入B 和U 两个洞内,举起后就可得到自己所需的信息。

  将每个人的特性及他与自己的关系做成索引,当需要时,就可以在短时间内查出自己所要的资料。

  将卡片程式输入电脑,有些人会觉得不方便,但是,前面已提过,电脑不论在一览性、改换性上都很方便,而其他方面也都极具利用价值,但若不能运用自如,就无法充分发挥电脑的功用。因此,早一步使用电脑,不论在收集资料,或检索时间上,都能提高工作效率。

  在检索所拥有的人事资料时,活用人才录卡片程式,就更便利也更实用了。

  11.结识新朋友的秘诀刚才已提过,应积极利用宴会等场合来结识新朋友,而我们不仅是在宴会上,实际上在任何与人会面的场合时,我们都应很积极地加以利用。例如,结婚典礼、丧礼等喜庆丧宴,都有机会结识新朋友。

  最近,结婚典礼愈来愈盛大,时间也变得较长。对新郎新娘而言,这是一生当中最正式的典礼,所以并不会觉得无聊,但对出席者而言,由于周围坐的都是一些不认识的人,所以会觉得无聊。婚宴上,新娘脱下白纱礼服换上晚宴服的件数,也有增加的趋势,而在喜宴上不管认识不认识,大家都会开始畅谈。而在此时,即使是初次见面的人,也应积极地开始和四周的人交谈。

  丧礼上,若死者是亲近的人,或是因事故死亡的场合,就另当别论。但若是以社交身份出席,或死者是以高寿去世的场合时,则可以审慎态度,和周围的人交谈,即使在这场合中,也能结识到新朋友。

  再者,人们也许会常因公而出差,有时会搭飞机前往,但若有搭长途火车的机会,通常就会利用火车。尽管飞机的速度很快,但因须花时间办理机场的手续,并且班机又少,飞机场到达目的地,也有相当的距离,将上面的时间加进去,和搭火车所需的时间,其实也差不多。而且,在飞机内,因时间零散通常都无法办公,但若是搭乘火车,由于有完整时间,所以能集中精力处理公事。

  甚者,搭火车时,较容易结识邻座的人,因为搭飞机的时间较短,所以即使想结识对方,也没有太多时间来交谈。因此,和飞机比较起来,火车的时间较合适结识新朋友。例如,从A 地到B 地所需的时间约两~三个小时,刚好是可以认识一位新朋友的时间。

  常有人问:“对于素不相识的人,可以轻松地交谈吗?”的确,熟识的当然较易交谈,但有关前面所述的那个问题,和邻座的人一起坐了很久,竟然没有交谈过任何一句话,反而显得不自然。

  下面所要介绍的是与邻座交谈的方法。在搭乘火车的最初一个小时用来办公。如果是为演讲出差,就利用这一小时来准备演讲。在拚命地工作一小时后,多少都会感到有点疲倦,此时若能和对方聊天,则可调节疲劳的身心,而对方在最初的一小时,也许会看杂志、书或浏览窗外景色,所以尚不觉无聊,但一小时过后,就会开始有这种感觉了。

  在这时跟对方说话,通常对方都会很快回应,而且刚才的一小时里的工作,对方会觉得“这是个正派的人”。所以会较为安心地和你交谈。

  在快接近目的地时,因须准备下车,而对方可能需准备下车,所以乘车的中间时段,是彼此交谈的最佳时机,然后在谈了30分钟至一小时之后,再开始办公。

  交谈的关键是应一开始就拿出名片来做自我介绍,并以“因为工作得有些疲倦,所以想不知是否有此荣幸与你聊聊”做为开头,然后就有机会一个话题拉一个话题来聊了。

  交谈的对象是不分男女老幼,但因此机会结识,而后登记在人才录上的为数不少。纵使此后没有继续来往,或并未与工作有直接关系的朋友,但能和各类人士交谈,就信息收集这一点来看,的确是有很大的功效。

  12.想要维持人际关系,则需考虑对方立场在前面所提的“为培养人际关系须留意何事”中,曾说到为对方提供说明信息是很重要的,所以应尽可能在首次会面后,就提供信息给对方并进一步做说明。若无法亲自直接送给对方,其所需的资料也可以介绍适当的人选提供给他,一开始以先由自己提供对方所需的资料较为合适。然后再寄贺年卡,以保持定期的联络。因为即使初次见面的气氛不错,却还未能得到对方的信任。要维持对方愿意提供信息的良好关系,必须先让对方了解自己的个性。

  在获得对方信赖的同时,也要清楚地了解对方的立场。若不考虑是否会打扰对方,只是一厢情愿地想到自己的话,则即使有事麻烦对方,对方也不会尽全力帮你的。

  例如,打电话时应注意对方的时间,若未考虑到对方时间,仅是一味地考虑自己的方便,而突然打电话拜托对方某件事,这恐怕会令对方对你敬而远之。

  有些人是夜猫子型的人,早上一大早起床对他来说是很困难的,而有时一大早就被电话吵醒,那心情之坏是可想而知的,但晚上再晚,有电话也不介意。由于每个人的情况都不尽相同,所以应特别注意。

  再者,有时工作很忙,突然电话响,却又是拜托帮忙,真让人觉得麻烦。若你打电话给对方,你应事先问对方,何时打去较方便,然后,将它记在人才录的备注栏内。稍微下点功夫,是维持人际关系的秘诀,且对方在听到这类话时,会对你产生信任,认为:“此人真会为别人设想。”一般社会上大部分的人都不喜欢大众传播界的人士,但你在接受采访时,尽可能全力配合,至于你对他们的态度是否亲切,就不得而知了。从事大众传播的人士,即使自己不了解的事,但对应于何处着手,或去哪里调查资料,却相当清楚,类似这类信息,是非常重要的。因此,对于一些不讨厌的人,应尽量配合他们的采访。

  每个人都有自己的立场,所以应尽可能尊重对方的意愿。维护人际关系,不应以自己将有何收获为立足点,而应优先为对方的利益设想。维持人际关系,应站在对方的立场来设想,这是很重要的。

  13.信息的精确度在于细心的核对灵活运用信息所须注意的是信息的精确度。人们所说的话,常常都是不负责任的谣传,或是未经仔细确认的二手或三手信息。当然,若是某人直接听到或看到的情况,问题就比较小,但若属半开玩笑的话,那就没有保证了。所以,从某人之处所得来的商业信息,必须详加确认此信息的来源,当然有些信息并不重要,但对重要信息,就一定要核对其信息的正确性。有时,也可在询问若干人后,再做交叉方式的核对。

  是否有效利用人物信息,所须注意的一点是,不能滥用模棱两可的信息,细心的核对是有其必要性的。 

 

 
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