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第二节 处理各类信息的技巧(上)

时间:2015/5/13 14:08:00  点击:4579 次
  人事资料收集技巧资料工作是把大家都不知道、没发现或没想到的事实,用新的法则相互贯穿,然后加以分析和综合,以拓展工作领域。在这种定义下,收集资料绝不是把老生常谈的常识集合在一起。因此在收集资料时,一定要打破自以为是的想法。只有人才能真正打破这种陈旧的观念。要从“人”身上取得信息,最有效的方法是面对面沟通;通过这个方式,可以接触和证实沟通对象的所言所行,这个“人”就成为获得信息的最有利来源。

  1.找到“人”资料的方法要与人面对面沟通须注意五个基本技巧:

  (1)决定会面对象找到合适的咨询人选,其实并不容易。不管是纯粹访问还是想请对方配合,都要预先做准备,把有关资料备齐,制定自己的拜访目的,并写下若干要点提醒自己。然后再分析搜集来的名单,找到合适人选。这个准备工作关系到以后面对面沟通的成败,不可轻视。

  (2)订约订约是面对面沟通方式中最大的一个难关。就对方而言,这是一个他可以不做的工作、可以不见的约会。无端打电话与人订约,成功的机会并不大,尤其对一个素不相识的人,想要在几分钟内把自己复杂的动机解释清楚,实在很困难。许多担任营销业务工作的人,一定都有这种体验。冒昧打电话联络不相识的人,有时会给对方无礼的感觉,有时不妨考虑先以信函告知。信函内容应包括:a.请对方恕己冒昧;b.说明自己的身份;c.说明想要会面的原因;d.列举面谈的内容;e.说明希望会面的时间;f.注明自己的地址、联络电话;g.说明信件到达后,会再以电话确定各种事项;h.这封信一定要写得简洁有力,太冗长的信只会折磨对方,尤其是到私人企业采集信息,更要注意不要浪费别人的时间。信寄达之后的第二天,就可以打电话做第二次的确认。有信件沟通在先,交谈起来就不致于有麻烦。

  (3)准备工作在会面之前,要先把沟通对象的背景和专业调查清楚,要收集有关的资料;如果对方曾有著作出版,要大略浏览,假如对方的著作很多,就要记得翻阅第一本和最近出版的那本书刊。

  (4)拟好问题备忘录因为沟通时间不能太长,所以要有在最短时间内完成会面的打算。出发之前,记住在笔记本的第一页上,写下最急于解答的基本问题,做为备忘录。

  (5)会面沟通假如会面的时间是一个小时,在前30分钟之内,一定要问完所有准备好的问题,并且把要点记在笔记本上。当然在谈话过程中,如果对方允许,也可以使用录音机,但是一定要记笔记,理由有三:a.录音机常会出现故障、电池耗尽等情况,记下笔记可以分担部分风险;b.记笔记可以帮助自己思考。

  尽可能使用图解的方法记录,大量利用箭头、记号把对方的回话组织起来,在会面过程中,新的问题会接连出现,而且经过图解也可以确认是不是遗漏了问题,这和速记是不一样的;c.记笔记可以表达沟通的诚意。如果只是把录音机一摆,傻坐一旁呆听的话,对方会怀疑你到底有没有把话听进去,这会影响到沟通的气氛。就像夫妻、亲子、情人之间的谈话一样,也是需要若干身体语言协助的。

  记笔记时,要随时把疑点、新问题、个人的观点简略记在笔记栏外空白的地方,经过前30分钟访谈后,就可以回过头来就这些感想和疑问,再和对方商讨。在后续这20分钟的会谈中,不妨逐渐加入自己的意见和观点,与对方做一番讨论和交流。如果事先没有处理好记录,是不可能进行这种谈话的,很可能问完问题就得赶快夹着尾巴走掉。经过思考后的讨论,不但自己能够得到清晰的反应,对方也能察觉你的慎重,在谈话中得到理性的反馈,也就更能维持融洽的气氛,对方或许会说出更多自己预料之外的信息。

  经过50分钟的谈话,双方已经建立了某种程度的熟悉感,在接近尾声的10分钟里,对方的戒备心理略为松懈,这时候也是许多重大关键问题可以进行解决的时机,要注意掌握。60分钟会面结束后,可以合起笔记、关掉录音机,相互寒喧一番,然后告辞。通过这样的程序,双方已经有相当的交流,不但会产生一些亲密感,也为以后的往来留下良好的印象,这是面对面沟通和其它方法最大的不同之处。

  2.人物资料收集秘诀管理者在进行人物访谈时,常要去了解他们的时代背景、成长过程、事业经历等。许多的事实、现象和趋势,往往是通过特定“人”的力量而改变的,而这些“人”所具有的“力量”常和他们的成长背景有密切关连。前述的卡文在20岁的时候,曾经替一家刊物做人物系列的报道,每个星期要用摄影报道的形式,将当周最有影响的新闻人物,做一个简单的人物小传。在五年之内,他总共追踪报道了250个人物,在工作期间就发明“山根式袋式档案”这种整理信息的工具。此外,他还使用了其它的工具:

  (1)沟通诊断书在做人物系列报道之前,拟一份“沟通诊断书”,把263个问题做成一张表夹在笔记中,这些问题是适用于任何一个人的;只要问了这些问题,任何一个受访者都有了大概的轮廓。这种做法,就已完成了部分资料的整理,和对象沟通时还可以检查有无遗漏。这就好像飞行员在起飞前,一定要拿着检查表把所有仪器检查一遍一样。一旦完成采访后,把个人资料列齐,再把这份“沟通诊断书”装入档案,就存了将近300位社会知名人士的基本资料。

  (2)人生年表和人生定规“人生年表”是一种更好的收集资料工具。管理者想知道时代发展的唯一办法就是阅读历史年表,而想了解一个人的发展,自然就要查看其人生年表。但市面上并没有现成的人生年表可用,所以自己应做一张“人生年表”来使用。

  光了解一个人的年表,而不知道这个人和社会发展之间的联系,这个人物资料的收集还是不全面,所以还应该制作“人生年表+人生定规”。首先把一个人从诞生到100岁作为一个时段,每年做一个刻度成为定规,定规的一边记载这个人的发展历程,另一边则和人生年表相对应,人生中走过的重大事件就一目了然了。

  另外,获取人物资料的技术办法有四:a.在拜访任何人物之前,一定要做万全的准备,不可贸然前往,要先确定自己的访问目的和步骤;b.要和访谈对象联系,最好是信件和电话并用,前者重在说明,后者则在进一步确认;c.和访谈对象面对面沟通前,要拟妥有关问题,逐条做成备忘录,切忌毫无章法;d.不要太信任记忆力或录音机,笔记也是必要的手法;e.将人物资料收集的方法和工具统一,以有利于未来整理和活用。

  杂志资料收集技巧据统计,1989年全日本登记出版的杂志是1.4万种,仅翻看一下这些杂志的封面,都是一件累人的差事。一般地,杂志文章的最大特色是“加工度”

  很高,报纸新闻大多以传达信息为主,并不刻意评论事件,而杂志则有其特定的立场,它往往搭配已发生的事实来描述、批评和评论事件,这也是有些杂志远比报纸有趣的主要原因。阅读杂志时,应将其内容视为一种“意见”,重新确定其内容是否属实,或有别的观点,这是个人收集资料的一个原则。

  杂志选择报道的对象,比报纸的内容更显其特殊性;狗咬人已不是新闻,报纸杂志的篇幅都被“人咬狗”的新闻所占满,读者一再被灌输这种信息,心中难免会产生世风日下的感慨。事实上这种认识是错误的,这类事件被文字媒体揭示,就表示这些是“大事”,而非一般性事件,并且不是每天都会发生的。平时在文字媒体上看不到平凡生活细节的记载,事实上这些琐事才是时代动向和工商业动向的缩影。当管理者在媒体上看到新的信息时,往往会发现这些事物早已存在了一段时间,并且很可能已接近末期。不过目前所有的信息,愈来愈带有浓烈的都市色彩,一般人已经从体力劳动中解放出来,埋入文字、数字等脑力劳动中;80年代以来,工作愈来愈趋向于脑力劳动的结果,是人们不再驱使体力系统,而是脑神经系统。人的行为已经逐渐被文字、数字所控制,这几乎是时代的必然发展。

  平时在阅读新闻时,管理者会不自觉地显露这种倾向:一旦经常接触到“人咬狗”式的信息后,潜意识就会认为“人咬狗”的趋势已经来到,隐隐地觉得身边的狗好像也要开始咬人了!服饰的某种流行会轻易地形成潮流,就是这种现象;比起其它时代,1980年以来,整个社会相当平稳,媒体缺乏炒作新闻的材料,各媒体常不约而同地选择一样的报道,因而同时出现大量重复的报道信息,因此而流行。为了有别于其它媒体,每个传播者只好致力于“自创”新闻,夸大渲染自然难免,这也是耸动性新闻和假新闻容易出现的主要原因。

  随着时代的变迁,管理者阅读杂志的方法有所修正。一旦发现大量“人咬狗”之类的信息时,大概就能预测,真的会有人在看完了这类报道后,出门找碴去咬狗!这是媒体的社会影响力中最让人忧虑的地方,因此选择信息时不可不慎。

  1.收集资料的程序对资料工作者来说,在媒体报道各事件时,事件本身已经变成过去式了;知道这些过去的细节没有任何用处,重要的是工作者要能从这些纪事当中,培养出能发现更新事物的敏锐感和判断力。

  杂志文章的确有宣传时代趋势的功能,许多报纸或公共汽车广告的大标题也隐含有这类信息,尤其是针对年轻人、主妇或职业女性的广告更不能忽略,时代的新动向总是奇妙地显现在这些人身上。阅读杂志时,碰到自己喜欢的文章,就要把出处和标题记下来,以后要使用时再找出来。除了专业人士外,一般人要买学术性的杂志,恐怕都要付出一些资金和时间成本;最好先读自己喜欢的杂志,其它特别专业的资料则要等用时再彻底地寻找。应付杂志信息膨胀最好的办法就是赶快读,许多人总是买了一堆杂志放在书桌上,一天、两天没读,到了最后只有丢弃;所以阅读杂志应抱着“现在不读,以后没机会”的态度,挤出时间来处理,不要眼睁睁地看着新杂志不断进门,读书压力不断增大。

  2.杂志资料的取舍方法杂志资料的取舍和报纸的方法有些相通,基本原则都是少取不必要的,并大胆舍去。否则收集了一堆无法整理的资料,发挥不了辅助工作的作用。每一个主题所能对应到的资料已经满满当当,有关的每篇文章未必都得保存,一定要遵守这个原则:在必要时,才彻底寻找非要不可的资料。

  收集资料时,只选择和主题、资料题目有关的文章。这样收集的资料才真正有使用价值;以自己的兴趣、专业和经验来收集资料,才不致过分空泛。

  坚持这种取舍原则,专攻自己的专业,一定能找到无数资料。从杂志上撕下来的资料,要立刻用钉书机钉好,记下杂志名称和出版日期等,最后再放进袋装资料袋里。如此积存一段时间后,每个资料袋都如一本书,在等人、等车时,不妨取出资料审查一遍,再一次决定这些文章是否有保存的必要。

  3.收集学术性杂志资料除了报纸、杂志外,还有不少资料源可利用,象证券交易所、私人收藏文库等都是可以使用的资料源。至于学术方面的最新信息,则要从学术杂志上着手;尤其是最先进的科学技术,各国研究者都争分夺秒竞相争取,有些人会想尽方法争取同一主题的研究优先权,因为这不仅和科学家个人名誉有关,而且与现代科学和工业技术密切相关,获取优先权才能取得发明权,也才能得到财富。目前,科学家争取优先权,都以在权威性学术杂志发表论文的时间为准;查最新科技信息是唯一的方法。这类杂志中具有代表性者有:“Nature”、“Science”、“Proceedings ofNational Academy Science”

  等。订阅这类杂志,要和代理书商联络,平时很难买到,不然就得到政府大型图书馆或特定的研究机构图书馆去寻找。另外一个查阅先进科学研究成果的方法,就是看各学会发表的报告。像日本癌症学总会每年大约发表2000篇文稿,最后学会将其集结成册发行。要查阅这类资料可向“日本学会事务中心”查询。

  4.收集海外杂志资料有不少海外综合性杂志已经可以在国内买到,象《每周新闻》、《泰晤士报》、《明镜周刊》等,另外还有其它一些大型的综合性刊物等,也能在市面上发现。如果不是以海外对象为工作目标的人,要经常看这类杂志并不容易;但这类杂志又常会有时代趋势的报道,所以最可靠的办法,是由工作单位在海外寻找一个可以为管理者收集、传达信息的单位。

  对这个翻译者或联络人,必须给予一定经费,并详细告知对方自己需要的主题和信息内容。如果对方能在通话费减半的时间里用电话传真信息的话,费用并不高,会比自己传讯过去划算。另外,还可以收集杂志目录或检索,充实管理者的资料库。

  书籍资料收集技巧近几年出版行业发展很快,出版量也大增,读者想要最快地看到书,当然是到书店查找,但是现在书架的寿命愈来愈短,书在书架上的寿命几乎已和月刊相同,这完全是因为出版物太多,而书架空间却很有限,只好快速淘汰。结果管理者常找不到自己需要的书籍。此外,“出版商→大盘→中盘→书店”的书籍销售网络,大多以都市为中心,畅销书的印刷数量虽然大,却也大都在城市中零售,在这些地区之外的书店也就无法供应多种类的书籍。

  许多人常凭着报纸广告或其它书讯广告所刊登的书目,到书店买书,店员给的答复常是“没有”,事实上,较正确的说法应是“曾经有”,而“现在没有”。

  在这种出版洪流中,想要迅速找到自己需要的书,的确要动点脑筋。以消费者的立场来说,当然希望书店能像图书馆一样分门别类地摆设书籍,可以让人自由使用图书目录,或利用电脑检索系统??,不过这种可能性很低。在这种情况下,爱书者不得不采取五种自卫手段:1.先找到购买书籍的方法一般地,购买书籍的方法有八点:

  (1)选择特定书店。在众多书店中,选定几家较符合自己需要者,然后定期去“巡店”。要花点时间去熟悉书店书架的摆设方式,以后找书时会方便许多。(2)选择专业书店。有些书店虽然小,但会营销特别的书种,书目甚至比大型书店还齐全。如能找到和自己的研究主题相应的书店,则会创造出许多利益。(3)利用电话确认。从广告或其它渠道发现自己需要的书籍时,最好先利用电话向书店询问,免得徒劳而返。(4)向出版社查询。以订书来说,一两星期后收到书是常事,一个月后拿到也屡见不鲜。如果碰上迫切需要书的情况,真会叫人心急如焚;如果情况特别紧急时,不妨直接打电话和出版社联系,了解市场的情况后,再亲自到书店去买。(5)邮购。如果在书店没法找到自己所需的书,可以直接向出版社购买;不妨事先约定将快递或限时专送的邮费一并寄入,这样短期之内即可拿到书。一般来说,这样成功的比例大约是70%,订书时一定要向对方传达自己迫切需要的意图,这样出版社才会感到时间的压力,快速地为你处理。(6)

  直接购入。如果连邮购时间都想省下来的话,只要确定出版社有书,可以自己跑一趟去买。对住在都市内的人来说,这反而最节省时间。(7)查图书目录。

  每年国内都会发行一本图书年表,将前一年全国所有出版书籍的书名、作者、出版社、时间等记录下来,找书时不妨多利用这种工具。许多书店也会准备这些书籍供一般读者参考。(8)也可向出版社查询旧版书。在图书馆找资料时,常会找到二三十年前的极有价值的旧书资料,想买这种书似乎只能去旧书摊找找看,能否找得到还是个未知数。其实,除此之外,还可以试着问出版社是否有库存,如果幸运找到,常能用很低的代价买到这种来之不易的参考书,而这些书如在旧书摊,很可能是身价不菲的。

  2.选择利用地区图书馆公共图书馆可以帮助收集资料,并且大大地发挥作用。在第一线的工商界人士虽然利用图书馆的机会很少,但如果图书馆仅限于借阅畅销小说或当期杂志的话,实在很可惜。现在公共图书馆的阅览室,几乎已经变成“不读书的看书学生”的专用空间,这些学生拿这个公共空间写作业、背教科书,实在很浪费,不论如何,图书馆还是以服务读者为宗旨。

  要找出一家收藏丰富、使用方便的图书馆并不是一件容易的事,真正有用的图书馆并不多。如何选择图书馆呢?应着重考虑七个条件:

  (1)历史悠久。图书馆设立的时间愈久,收藏古版书、绝版书的可能性愈大,尤其连出版社都已经没有库存的书,很可能老图书馆都有。(2)藏书丰富。一个图书馆的藏书量如果没有7~12万册的话,可利用率会很低。信息工作,就是要在许多好资料中找到自己的目标信息。如果原资料量不够,就谈不上筛选了。

  (3)封架书表示贵重图书很多。图书馆特别封架处理的一定是贵重图书,这是市面上找不到的。(4)拥有良好环境的参考室。参考室中存放的大多是统计、年鉴、缩版、人名录、年报、地图等书籍、资料,这些是个人难以负担或买回收藏的书,所以好的图书馆一定要有好的参考环境,尤其要有称职的图书管理员提供咨询。(5)聘用优良的图书管理员。一个好的图书管理员,其实就是找书专家,他总是用正经、重视的态度来看待读者不经意、不明确提到的问题。一个好的图书管理员就像一座图书馆,他不但拥有丰富的书籍知识,而且一定要有绝佳的耐性。(6)能让读者大量借书的图书馆。一个好的图书馆,起码一次能让读者借五本书。(7)开馆时间。理想的开馆时间至少一直要到晚上8点钟以后,而且假日一定要开放,这对上班族或个人来说,都是福音。

  大学附设的图书馆也是一个重要的信息源。有些图书馆只对校友、在校生开放,有些则会对社区开放;会利用大学图书馆的人,大多都是精于资料收集的人。如果要收集特定行业的资料,不妨向社会团体的图书馆和资料中心寻找;有些企业甚至有自己的小图书馆,也是一个方便的资料来源。专门的博物馆也具有图书馆的功能,博物馆的工作人员和图书管理员一样,都有释疑的能力,是不可忽视的信息源。

  3.有效利用图书馆的方法为了在最短时间里从图书馆取得最多的信息,管理者应在行前做好准备工作。现在一般图书馆都使用很传统的分类法,并不能全部囊括增加的新领域的书种,许多人在图书馆里找不到书,有时候不是个人的错,而是图书馆分类的问题。

  一般图书馆的书卡形式大约是:

  (1)依图书分类;(2)作者名(笔划顺序);(3)书名(笔划顺序)。如果读者用一种方法在卡片架上找不到自己要找的书时,不妨换另一种分类法来找,可能会比较顺利。找到自己需要的分类号码后,一定要耐心地把所有书卡看过;找书卡是一种机械性的动作,千万要有耐心,同时一面找,一面思考自己的主题目标,并记下书名,然后再找到书逐一翻查。如果碰巧到了一个采用闭架式的图书馆,就得先向柜台办理借书手续,假如运气很差,借到的书都不是自己需要的,又得重新填书单再借,徒然浪费时间和精力,不妨在柜台时就先粗略地看一下,不需要的书就不用带到阅览室去了。

  即使是碰到闭架式图书馆,如果知道分类号也能节省不少找书的时间。现在的目录迟迟赶不上时代的需要,未来恐怕需要依赖电子式的检索,现在正处于电子和活字的过渡时期,所以还得忍受一段时间。当然不是所有的图书馆都能利用这套检索方式,只是在上图书馆前要先确定一下自己的主题、分类号,未来有可能利用电脑检索时,也才会习惯。

  4.收集资料的注意事项在图书馆里找资料,大多数能让读者复印,不过要大量复印,尤其是碰到很难在市面上买到的书时,总要花上一大段等待和复印的时间。图书馆通常会把复印机固定在某个规格以便统一收费;如果复印规格和收集资料的规格不同,会增加整理上的难度;如果需要大量复印时,不妨把书借出来自己动手复印后再还书,可以省掉一些麻烦。同时要注意自己的复印尺寸,比规定尺寸小还好整理,要是尺寸太大,就得折叠,以后翻阅起来很不方便。

  5.活用旧书的方法在历史悠久的图书馆,偶尔会找到令人惊喜的书,这是平常在市面上找不到、更买不到的。50年代世界各国出版了不少研究类的书,都是和生活文化及民俗有关的。另外像地方史等也大多流入旧书摊,平时也不妨多逛逛旧书摊,这些专卖旧书的店主本人大多就是一本活字典,要在哪些地方找何种资料,他们最清楚也最了解捷径,交上这种朋友受益匪浅。

  袋式档案整理技巧前述的卡文先生称用纸袋装资料的方式为“袋式档案系统”,这是他设计的处理文字资料的方法。他花了大约500元,以500个档案开始建造个人的资料库。初期使用的只有“角型2号”事务用纸袋和角钢做的六段式书架。所谓的“角型2号”,是目前社会使用最广的一种信封套,卡文先生把反面上端剪去两厘米当纸袋使用,收集所有的文字资料,然后依英文26个字母顺序排列整理,是一种简易的方法。

  资料整理系统一定要简单到连最怕麻烦的人都能持续使用,不能耗费时间、手续繁琐。

  许多人都很可能有这样的经验,书桌上资料堆积如山,抽屉里则沉甸甸,自己要的文件却怎么也找不到,经过一段时间,资料越集越多,许多人越不愿去处理,就这样抱着资料日复一日;即使好不容易买了档案柜,杂乱无章的文件也跟垃圾一样,不好存放。

  卡文先生过去也曾有这样的经历,每次总要花好多时间找东西,那种烦躁几乎已经超出人所能忍耐的限度。于是,卡文先生创造了“袋式档案系统”。

  这个方法是卡文先生于一念之间想出来的。他已经持续使用10年以上,一直没有停顿过。目前,已经累积了3000个档案,还没有停止的意思,并且,绝对自信地介绍给需要的读者。

  1.各种资料整理法在卡文先生创出“袋式档案系统”之前,曾使用过许多资料整理法,结果不是方法过繁无法持续,就是花费太多资金没有效果。他最先使用的是“卡式整理法”,即以B6大小卡片来整理资料的方法。他念大学时,曾经买了1万张B6卡片,结果用了5000张就以失败收场,因为这种卡片没办法处理所有的资料。一直到了十余年后,他才知道想用一种统一规格的卡片收集所有资料的想法太天真了。平常小型报纸剪报还能贴在卡片上,一旦碰到杂志或数页书上的资料,根本无法处理。这种卡片处理法最适合应用的是整理笔记。

  使用个人电脑建立档案似乎也是一种极具魅力的方法,电脑可以把资料缩成极小尺寸收藏,不但不占空间,又能迅速、简易地检索。但是,10年前的电脑只能处理文字、数字和一些简单的检索记号。但是,卡文先生那堆积如山的资料有采访笔记、印刷信息、手稿、照片等,以10年前的电脑技术,即使他每天坐在键盘前输入也做不完,更让他头痛的是一字一句地把200本采访资料建立电脑档案。虽然后来有人发明把影像扫描资料进入光碟建立档案的方法,但直到今天,这套系统的携带、使用性都不高,而且个人财力也无法负担。

  因为资料整理不是能产生直接利益的工作,甚至是8小时之外才想做的事,所以设计得愈省力愈好。任何耗费很多时间、精力、资金且占用空间、携带不方便的资料处理法,都不值得采用。

  2.改用一般工具当你选用任何一种资料处理法,却屡遭挫折无法继续时,这都表示你的努力全部白费;只有维持同一系统、不断建档、累积和活用资料,才能真正能对工作产生助益。不管你使用某种整理法多少年,一旦舍弃即等于不曾开始。因此,当选择最容易维持整理系统的方法时,必须有两个结论:

  (1)不耗费精力、不怕麻烦地整理程序,且不干扰日常工作。(2)不耗费资金。要满足这两个条件,首先要注意不能追随流行的资料整理工具。即使选用的工具简陋,但只要简单、便宜就行。

  在整理资料过程中,常要补充设备。如果选用的东西不是最普遍和随时随地买得到的,很容易造成工作上的挫折感。卡文先生使用的“角型2号”

  信封袋就具有这种特性,很多人给他寄来的信封袋也是这个型号;即使不是新的,一样可以拿来当资料袋使用。另外卡文先生选用角钢书架来当档案柜,这种书架在很多小家具店都买得到,既便宜又轻便,完全符合条件。

  3.用纸袋整理资料的原则大约在20年前,卡文先生尚未整理的资料中,单单文件、文稿一项,就叠成了一座高60厘米、长2米、宽40厘米的“纸山”。这座“山”有他的采访笔记、有关资料、收据、纳税证明、小手册等,没有一样是能丢的。结果他每次找资料都会造成一次“山崩”,每崩一次山,他就更痛苦一次。日复一日,终于有一天,卡文先生下定决心,心想一定有办法来有效处理这些资料。

  他首先要思考的是制订出整理“纸山”的规则,即在什么条件下,可以轻松处理资料。这些条件主要有五项:

  (1)能存放资料的空间不大。必须达到“使用最小空间”的目的;(2)低成本地完成整理系统,最好不要超过1000元,以免影响自己的“私房钱”;(3)这个系统要能立刻将各类资料的尺寸统一;(4)这个系统要能让自己快速找到需要的资料;(5)这个系统能容纳以后再设的档案,是开放的,不能封闭。

  脑海里想着这五个条件,眼望着纸堆,他心想,如果用公文信封袋装起来,按类排列,只要把资料丢进去就行,这不是最简单的办法吗?“袋式档案系统”就这样诞生了。其实这种办法的思考方式和其它建档方法并没有太大差异,只是不需要花很多钱买很多档案夹,可以低成本地完成建档;同时任何资料都“原始”地丢进纸袋即可,不需要加贴任何多余纸张。而纸袋则可使用目前最普遍的“角型2号”袋,这种纸袋到处都能买到,连A4型的资料都放得进去。这种处理方法,方便、省时又不浪费财力。

  袋式档案最基本的使用方法是先把信封袋反面部分的封口切去两厘米,然后在封袋正面左方写上目录,再把资料放进袋中即可。虽然方法简易,但袋式系统有与其它系统不能相比的优点。

  4.袋式档案的优越性与其它档案相比,袋式档案有七个优点:

  (1)便宜。每一个信封套不过几角钱,再加上角钢书架起码可以放500个袋式档案,所有花费还不到1000元。(2)简易。不管哪一种资料,只要放进纸袋,在袋旁加上目录即可,瞬间可以完成统一规格的工作,打洞、剪贴、写重点等繁琐手续一概省略。(3)轻便。一个、两个硬式档案夹并不重,但一旦有500个、1000个时那就很可观了。袋式档案每只空袋大约只有14克,而一般市售的纸制档案夹起码有57克左右,以1000个档案计,两者相差将近一个新婴生儿的重量。如果平时有必要带着档案工作,显然“轻便”是很值得考虑的。(4)具包容性。袋式档案不但能放资料文书,即使名片、信件、备忘录、报告、小手册、传票、收据、碟片、录音带等,不需经特别处理,都可放进袋内妥为收藏。(5)单一开口。一般档案夹是开放的,在携带过程中,有时候资料会掉出来。但袋式档案只在上端有一个开口,即使倾斜放置,袋里的资料也不容易跑出来。(6)

  取放容易。到处都买得到袋式档案的信封袋,即使出差,只要就近书店买几个袋子就能用了。(7)变废为宝。已经使用过的二手信封,都可以拿来做档案,虽然不是很漂亮,却可节约资源,也是一件好事。

  5.携带性和工作管理能力一旦开始使用袋式档案系统,几乎所有工作从开始的那一瞬间起,就进入管理阶段。有的管理者的书桌上和公文箱内总随时放几个空纸袋,长久以来,只要开始一项新工作,就做新的档案,已成为他们的工作习惯。新计划开始后,会议的各项纪录、资料、名片、笔记等,都会当场收进档案袋并填上目录。工作进行中,各类资料也一面装入各袋,一面工作,资料分类的手续也同时在进行。利用这种方式,即使手边同时进行数项工作,资料也不会混淆,更省下事后整理的时间,“高效率”是不求而得的。

  严格来说,事后处理并不是工作的一部分,而是为了不让资料堆积如山无法收拾,最好在工作完成前处理掉这些麻烦事。利用袋式档案系统处理资料,工作一结束,就将袋中资料取出丢掉,其余按次序排列即可。

  6.方便整理,节省空间个人在家中收集资料时,能使用的空间非常有限,而在办公室中分配到的工作空间也不大。尤其自办公自动化后,信息机器占据越来越大的位置,办公环境更加恶化。在这种情况下,巨型资料柜、豪华档案和管理者是无缘的,这也是创立袋式档案系统的原因之一。

  一般的六段式角钢书架所占空间较小,可以将五个棚架拆掉一个,略做调整,变成四棚架、五段式空间,每一段大约放100个档案,一个书架就能放500个档案。前述的卡文先生用的角钢书架长宽是80×250mm,一个小房间可以摆4个柜子,总共可存2000个档案。根据他的经验,累积2000个档案大约要10年的时间。总而言之,袋式档案系统既易整理,又省空间,非常适合现代人使用。

  7.瞬间检索法一般地,资料档案累积到一定程度后,找资料就会变成一件麻烦事,检索会愈来愈难,愈使人烦躁。据统计,一般人找东西能忍受的时间大约是1分钟;通电话时,如果对方请稍候,等了15秒还可以,到30秒就已经焦虑起来,过了1分钟已经不想再等,等了3分钟后,肯定要挂断电话。出乎大家预料的,人就是这样缺乏忍耐性。

  袋式档案系统就是要去除人们心理上的这道障碍,提供瞬间检索法,因为:

  (1)制作时,已利用纸袋将所有的资料统一规格;(2)以字母顺序做目录,所以检索容易。使用纸袋,可以使所有资料都可以不拘形式地放入袋中,届时只要找到纸袋目录就能找到资料。

  袋式档案完全不使用特别分类,单纯以字母来排列,不用再设定名目,只要循字音就能找到资料。它完全考虑人的生理反应,是最有效率的整理法。

  8.家庭资料的整理不仅办公室或书房有许多资料需要整理,家里的资料也不少于办公室。

  邮件、收据、银行帐单、保险证、会员证、子女学校有关文件、家电保证书、使用说明书、贷款证明等,家庭中堆满需要整理的资料。一般主妇总将这些资料丢进一个大抽屉里,等需要时再找。但郑重其事建档分类又有点过分,这时候利用袋式档案系统收集这些资料,只要在纸袋的目录栏填上“收据”、“保险证”、“会员证”、“说明书”等即可。照片同样可以参照这种方式进行处理:有关嗜好也能档案化,像剪下杂志上的食谱后收入袋中,以“法国菜”、“点心”、“中国菜”等排列,不多久自己就拥有一套食谱字典了。有些管理者还用这种方法整理子女的成长记录,把小孩出生当天的报纸、第一次画的图画等全放进纸袋里,将来送给他们,就是一份特别的礼物。

  9.工作中的资料整理在工作中会出现一些混乱的资料,像一定得回的信、款项申请书、开会通知、工作手册、收据等,这些资料可能一时还无法分类或必须随时放在身边查用。也有一时之间无法判断是不是要保存、必须先搁置一阵的文件和临时裁下来的剪报等。像这类不能立刻处理的文书资料,往往也有相当数量的堆积,占去工作桌的空间。

  最好的方法是用袋式档案处理,将资料放进袋中,写明“预报收据”、“待回信件”、“开会通知”、“暂留剪报”、“未处理文书”等,另外,再用几个袋子装电脑碟片、信封、信纸、邮票,免得混淆。当然这部分暂时处理的文书不能过量,否则就是自己偷懒未彻底整理,到头来又有一堆资料无法处理,最后只好丢弃一边。

  袋式档案的制法非常简单:

  (1)准备定好尺寸的信封袋;(2)在正面左方画上目录栏;(3)为方便使用角钢书架,将反面袋口切去2厘米,这样就有较大空间,不会折损档案角。

  采用“角型2号”信封是为了统一A4规格,很多学校、机关都采用B 类纸,当然也可以利用其它型号的信封。另外很多平面设计者通常使用大尺寸的用纸,一样能选用较大尺寸的纸袋。不过,一旦确定了袋式系统尺寸,就要坚持下去,不能随意更改。

  所谓的系统化,就是统一规格。不论A4、B4或其它尺寸,整理资料重要的不是何种尺寸,而是统一规格。至于书籍目录栏,只要准备尺、铅笔、圆珠笔和一把美工刀即可。

  10.将目录栏做成纸样做袋式档案固然容易,但一次要做100个以上,还是要花点时间的。于是可以把目录的标准模式做成一个纸样。

  11.袋式档案使用规则袋式档案系统的使用法因人而异,但其基本规则有四项:

  (1)不能随意变更自己使用的规格。在决定规格前,要考虑大多数人的需要,选定后即不能改变;(2)目录栏一定要划在同一位置;(3)保管时绝对要按照选定的次序;(4)袋式档案不是工作结束后才用的,而是整理资料的方法。如果混用不同的档案规格,则将无法统一档案排列,资料柜的大小也不能统一,同样性质的信息可能分散在不同档案中,在检索时将无法一次取出。

  划目录栏时为了方便检索,一定要划在同一位置。

  12.袋式档案的使用方法袋式档案有九种使用方法:

  (1)制作与携带。预先制好几个袋式档案,放在书桌和公文包内备用;(2)随时开始工作。开始一项新工作或有了需要保管的资料时,立刻使用档案袋;(3)写明目录。依袋内所存放的资料内容,在袋面的目录栏上填写清楚。如果用拼音符号做分类,则在目录栏的头三格记下头一个字的拼音。写目录时,要用较粗、较鲜亮的笔书写;(4)把资料装进袋里,记清资料出处。不过要注意一点,检查一下资料上是否都已注明资料的出处。资料出处包括发生日期和资料源,这可以帮助解决资料排序的问题,同时将来在引用资料时,也要注明资料源,免去使用权上的麻烦;(5)统一文件规格。A4、A5型的资料可完全存放在袋中,而A3、A4型的文件则必须折叠后再放入。有些人不愿意折重要的文件,但考虑到存放时的不便,还是忍痛折叠为好。此外,有许多印成只有A4尺寸的13大的小册子,如果整本放入袋中实在太占空间,只好撕开,把必要的部分留下来;(6)收录追加的资料。

  收集资料中,常会发现和原有资料档案相同的文件,如果袋子已经装满,只好再填写一个袋子,放在原资料档案后再编号即可;(7)工作结束后,将原来使用的袋内资料重新检查一遍,舍弃不需要者,然后根据原排列顺序上架;(8)再利用和整理。每次取出档案使用时,都要顺手整理一下袋内的资料,不要的一定要丢掉,这样才不会造成资料泛滥;(9)总整理。资料和饮食一样,如果放任不管就会落入无限膨胀的地步。因此每隔一段时间要整理一下档案柜,丢掉不需要的项目。像改用其它档案架、改变书桌方位、大清扫时都是整理档案的好机会。

  13.设定目录的原则好不容易保存起来的资料,如果不能迅速找出来使用,则完全没有意义。

  因此在设计整理系统时,一定要注意这个问题,而其中的关键是目录的设定方式。

  设定目录的基本原则应该是:首先出现于脑中的字眼,就是目录的主要关键字。

  每个人的思考方式都不同,但各有各的“固定思路”,都有自己的一套逻辑方式,在处理袋式档案的目录时,就要考虑这种逻辑。利用这种浮现的语言作目录有一个好处:等自己想再找这个档案时,一定会想到这个字眼;设定目录时要不断地尝试,直到找到自己的逻辑方式为止。

  14.用个人电脑检索目录完全以记忆关键字来找资料档案,500个已是极限,500个到1000个是记忆模糊阶段,而2000个以上,脑子根本就不管用了。如果档案数已经发展到这个阶段,不妨使用个人档案来处理目录,然后再找档案。

  通常在设定档案目录时,不妨再依档案内容设定第二个档案,把关键字写在纸上,输入个人电脑时会方便许多。即使现在没有把目录输入电脑的打算,也不妨做这样的准备,将来也许会用得上。如果袋式档案数目少,还用不到个人电脑的卡式档案时,利用文字处理机同样可以达到目的。

  15.使用“袋式档案系统”注意事项正确使用“袋式档案系统”应注意七个事项:

  (1)袋式档案系统以“角型2号”信封做道具,主要用来处理纸资料;(2)袋式档案系统既便宜又简单,容易执行,是懒人最佳整理术;(3)袋式档案系统可以瞬间统一文件、笔记、照片、书信等资料的规格;(4)袋式档案系统在整理资料的同时也能发挥管理功能,多项工作同时进行时可预防混乱;(5)袋式档案的目录是利用个人的思考逻辑制成的;(6)资料整理最好以字母为排序原则;(7)为了提高袋式档案的工作效率,每次使用档案时,要有勇气舍弃不需要的资料。

  文件资料整理技巧80年代初期,世界突然出现一个新名词——“办公室自动化”,自此震撼商界。在一般人的观念中,“自动化”是指工厂合理化、效率化,现在把这个名词用到商业部门,才创出“OA”的名词,但到底“OA”是什么?要做到什么地步?却至今无人能确切地解释。

  在许多争议中最引人注目的是“纸”的地位问题。有人认为,经过办公自动化后,所有的商业文书都会被电脑和文字处理机取代,“纸”将在办公室中消失。多年来的事实证明,这个理论仍只是一个理论,并未在生活中实现。电脑和文字处理机初期的技术并不成熟,操作性和携带性都很差,因此一直不能取代纸的地位;直到90年代的今天,情况也未见改观,纸的消耗量反而因为OA 机器的大量使用而与日俱增。在OA 机器上做成的文件,并不能拿在手里反复翻阅,结果大多数的人总会说:先印出来看看吧!结果只有更增加纸的用量。从以前到现在,资料整理的最大课题都是:控制泛滥的纸资料。

  1.整理文件的基本观念(1)当机立断的勇气各式各样的文件资料、电话留言、企划表、进度书、复印本、备忘录等,正一步步淹没管理者的工作环境。在信息泛滥的时代,任何文件都要经过两种选择:a.是否有保存整理的必要;b.是否应该舍弃。考虑这两点后,就要马上决定处理。

  取舍的时效非常重要,很多人都觉得无所谓,可以待会儿再做,但一旦有了下次、明天、月底的念头后,人就不会处理它了;永远不要存着“暂时保留”的想法,现在不处理,以后每过一天,处理的功夫就得增加一倍。一定要记住:要保持整洁的工作生理环境,就得想法成为“当机立断”主义者,绝不能躺在文件垃圾山上。

  说到“当机立断”,其实就是一种舍弃的“勇气”。管理者也许很容易决定丢掉一些随手涂写的笔记、纸张,但一旦碰到工整的电脑文件、精美的书籍、手册和杂志时,你还有勇气这么做吗?

  没办法让管理者下定决心处理的文件,通常是:a.丢掉太可惜了;b.也许什么时候用得到。纸张印得太精美总让人舍不得丢弃,尤其书籍更是如此。

  不过,除非个人财力能负担极大的收藏空间,否则舍不得丢掉,只会破坏自己的工作环境,无论觉得多么可惜,该丢的就必须丢掉。这是不产生工作空间爆炸的一种危机管理。在不忍心丢弃的文件中,有些是体积庞大、使用机会少、但搜集不易的文件,像这种文件的收藏空间成本,应交给公司负担。

  碰到这类文件、书籍时,不妨捐给有关单位,不但是一种义举,而且将来使用时也一定找得到。

  有些擅长处理资料的文字工作者,常定期把多余的书籍捐给地方图书馆,必要时再去借阅,这完全是运用图书馆不能拒绝赠书的优点。

  (2)“边读边丢”法“无法处理”有时候就等于“不知如何处理”,心中毫无取舍的标准。整理者应该掌握一项基本原则:将来能再度取得的资料,当下就要丢掉。对商界人士来说,报纸、杂志上已经公开的一般资料,使用率并不高,反而是一些不成文章的数字、描述才是真正有用的信息。现在电脑和电话传真的通讯功能愈来愈普及,一通电话或电脑连线就能得到的资料就可以丢弃。或者退一步想,只要把非常必要的资料剪存下来,其它的叙述不看也行。报纸和杂志是很占空间的,最好是一边读就一边撕、剪、割,读完了,该留的已经处理完,其它就送进垃圾筒了事。

  拿到资料时,就应鼓起割舍的勇气,做到眼、脑、手并用。唯有如此,才不会在“垃圾堆”中工作。

  (3)舍弃多余的复印资料复印机愈来愈普及,功能愈多样化,其后果之一就是“垃圾资料”愈多。

  人们常说的“信息洪流”并不是多样信息满溢,而是同样信息重复出现。这种“重复信息”的盛况因为复印机的普及而更上一层楼。你一天不知要在办公室内听到几遍“先复印出来再说”?人在工作时总有个微妙的心理,比如“不管有没有必要,先把资料复印下来再说”,似乎这样就可以宣告工作结束一样。

  复印机在办公室中,扮演了文书处理镇定剂的角色,这种由信息机器所产生的心理效应可称为“信息镇定”。为了克服这种浪费,要痛下“只在必要时复印”的决心,尤其在现代社会,有时候浪费资源可称得上是一种犯罪行为。

  不得不复印时,尽量利用缩小功能或双面复印,以尽量节省资源。

  (4)处理不需要的资料经过取舍后,总有些资料要丢掉,但无节度地丢进垃圾筒也不是最好的办法。每当你亲眼目睹亚马逊河流域惊人的开发状况时,必会不由得珍惜起所有的纸制品。资料工作是抽象的,而支撑资料工作的“纸”则大多由“树”

  这种资源制成;过去可能没有人会看着纸想“森林”,但纸资源并非无穷无尽,不断地把不要的文件丢进垃圾筒并不值得提倡。

  用过的文件其实有不少用途,比如反面可以做备忘纸、电脑或文字处理机的试印纸等。不同尺寸的纸不妨用裁刀裁成同样大小使用。有人就将复印错的纸裁成小型卡片,当成备忘纸使用。要用传真机传送的资料时,不妨用已经用过的资料纸的背面书写,这样既不妨碍原稿又能节省用纸。

  (5)注明出处任何要保存的资料,在放进资料袋前,都必须注明出处。注明出处就是要在资料上标示:何人、何时、何处。除了性能优异的电脑或智慧型文字处理机附有记忆出处的功能外,一般还是要靠手写来记录资料来源,尤其在复印书籍的部分资料时,这道手续更不可缺少。在复印部分书籍时,一定要将封面及版权页复印下来;报纸、杂志资料则一定要标明报纸、杂志名、日期、作者或发行单位。其它的商业文件在保存前至少要记下日期,日后只要翻看日志就可以查出与会人。

  2.活用复印机(1)复印文件的原始名称虽然主张彻底排除拿复印机当“镇定剂”用的作法,但在不得不需要时,复印机瞬间复制资料的功能还是很难被取代的。一般来说,许多公司的便条纸都印有自己公司的名称或标志,复印资料时也可把原始拥有者的名字复印出来。可以利用电脑或文字处理机打出一条1厘米宽的名条,用透明胶带贴在复印机的上方或下方,这样任何复印出来的文件都会印上名条,文件就自动有了身份证明。现在利用电脑或文字处理机来写书信、文件的人愈来愈多,反而缺少特色,不妨利用复印方式,印上自己的名条。

  (2)制作规格化的表格使用规格化的表格,会让资料处理工作进行得更顺利。在办公室里常会用旅费申报表、工资明细表、估价表等固定表格,但在个人方面上却几乎没有类似的表格。一般的文具供应商或印刷厂很难个别为不同的个人设计并供应种种不同的表格;而一般个人想要求印刷厂承制极少量却多样的表格时,也必须付出极高的代价。事实上如果能灵活运用文字处理机或复印机,同样可以为自己设计专用表格。

  个人使用的表格大约有邮件收件表、估算表、藏书表、汽车里程记录、电脑磁碟目录、录音、录像带目录等。个人可以利用文字处理机作出表格原稿,等需要使用时再印出来;或者可利用复印机多印几份,放在档案袋中备用。只要设计出适合自己使用的规格化表格,就可以协助自己快速处理日常要经手的资料。

  3.“文件资料的整理”注意事项文件资料的整理有七个注意事项:

  (1)信息化的社会几乎等同于“文件社会”,因此跨入商业社会的第一步就是要善于运用文件资料;(2)文件资料无时无刻都处于重复、泛滥的境地,为了不让无价值的资料阻碍工作效率,当取得资料时,要立刻判断、决定取舍;(3)统一规格是资料整理的基础,任何资料规格都要遵守既定的格式,并持续使用,不得变更;(4)要统一不同规格的资料时,可借助复印机,但要节省纸资源;(5)在任何文件资料上,都要注明出处,以便日后引用时,能追究资料的来源、背景;(6)不妨将同样主题的有关资料编定成册,并加以编号,用于检索;(7)复印机是个人工作上最重要的辅助工具,能负担很大的工作量,但要慎防滥用。

  电子资料整理技巧文字处理机、录音机、录像机、电脑等媒介储存的电子资料,与过去的纸资料相比,各有优缺点。

  1.电子资料的特征电子资料的优点包括四项:

  (1)小型记录媒体却能收集大量资料;(2)易于资料的加工与重复利用;(3)能迅速而简单地查询、分类、整理资料内容;(4)使用电话即能快捷传递资料。不过,电子资料也有逊于纸资料的多项缺点,包括五点:

  (1)资料的输入及处理,必须通过专用机器和熟练的操作技巧,否则无法阅读;(2)无法从外表查知资料内容;(3)资料的互换性比一般文件低;(4)保存性不稳定,易有瞬间损失大量资料的危险;(5)成本比纸资料贵。

  因此,若要采用电子资料处理法,首先必须审慎考虑各自的优缺点。

  2.电子资料的危险性大多数的电子资料都保存在卡带、磁碟片等磁性媒体中。电子资料本身具有挥发性,必须再转换成不具挥发性的磁性资料。将资料记录于磁性媒体中,主要是为了能迅速调阅,不过有时因操作错误,往往会发生资料遭破坏或消除的意外事故,即使是硬式磁碟片,也可能因人为疏忽而导致资料记录挥发或消失。

  事实上,我们周围充斥着许多磁性商品,如冰箱门、磁性把手、收音机、电视机、音响扩音器、磁性项链等,这些远超乎人们想象的磁性商品,有时也是破坏磁碟片资料的间接杀手,再加上地球本身即是一个巨大磁场,磁性资料长久曝露于这样的空间下,最后难免也可能会变质,这就是为什么卡带经过妥善保存,仍然会发生资料消失的原因。一定要记住:绝不可依赖电子资料的安全性。

  以随身型的文字处理机为例,它是采用IC 卡为记忆媒体,一旦电池的电力不足或操作上稍有小小的失误,资料记录将会在瞬间突然消失。

  3.电子资料的整理重点从电子资料的特征中,可以很清楚地了解电子资料的两项整理重点:

  (1)

  资料视觉化。记录电子资料不像一般文件处理,能一眼看出所有的记载文件,因此必须通过视觉上的整理,使必要的资料在必要的时间里迅速出现,如果忽略了这一点,磁性媒体就像是个资料垃圾筒,完全失去了保存的意义。(2)预防意外事故。为了避免因操作失当、机器故障、停电等突发事件而导致资料损失,事先制定完善的方法是相当重要的。无论是使用随身型文字处理机,还是高效率的资料处理机器,都必须具备这样的认识。

  4.用适当的索引整理电子资料

  (1)录音带的整理工作上的录音,主要是为了记录人的谈话内容,而绝大多数的录音带在完成文字记录后,它的功能似乎也跟着宣告终止。这并不意味着录音带缺少保存的作用,只是当内容转换成报告书后,录音带就极少有再利用的机会。

  相反地,商业用的谈话录音可以文字笔记或其它辅助工具来取代,“声音”并不是它追求的主要目的,因此一旦录音内容文字化之后,录音带就不再有利用价值。为了避免录音带泛滥,没有“保留声音”必要的录音带,是不需要保存的。

  (2)录音带的有效运用如何在工作上灵活运用录音带?主要有六道工序:a.首先,准备10至20卷的录音带,一一标上NO.1??的号码,然后放进专用的“常备卡带箱”。b.准备赴外录音时,按排列顺序取出需要的录音带卷数,完成录音,用铅笔注明日期及内容。每一卷录音带最好只录一个主题。c.回到工作岗位后,先将录音内容作成笔记,再将录音带放回常备卡带箱。d.当下一次工作需要使用录音带时,则从上次未曾使用的录音带继续轮流使用,如此每一卷录音带至少保存20卷以上的使用时限,当你想再重听一遍时,录音带内容在短时间内均可保留下来,即使20卷录音带重复使用,你也能够保持录音带的“有效期限”。e.当录音带要重复使用时,别忘了将旧的索引销掉,重新标明新的索引。f.有必要长期保存的录音带,可将它的外壳丢弃,保留录音带与有关内容的文件,一齐放入标有索引的档案袋中。最后,再将新的录音带置于常备卡带箱中。

  录音带编集是指将分散于数卷录音带的录音内容,汇集于一卷录音带中。这类工作通常多由广播电台执行,一般人除了音乐歌曲之外,多半不愿代替客人从事如此繁琐的服务,因此为了避免麻烦,平时从事录音工作时,尽可能实行一卷录音带一个主题的做法。

  (3)录像带的整理如果工作上需要录制电视节目,那么最好选择3倍速度的VHS 录像带。

  因为一盘两小时的T—120录像带可录制6小时的节目,符合一个主题一盘录音带的原则。万一一盘录像带必须录制多个节目,那么就必须在录像带上标明所录时数,然后才能依照录像带上的时间表找寻各个录制节目,以及计算空白带的剩余量。

  有一个简单的方法是直接在录像带的边侧标上每段节目的时间和内容名称,只要查上面的索引,即可立即找出你所要的节目内容及其时间的长短。

  (4)8厘米录像带的编辑携带8厘米录像机进行访问、调查后,录制成录像带简报,这早已是日益普及化的工作方式。只是编辑录像带必须具备专门技术,同时过程也相当繁琐困难。目前SONY 公司推出一种专业用的手提8厘米录像带编辑机,由于具有双卡录制功能,为避免盗录,侵犯著作权法,只好在不做宣传的情况下销售。这种编辑机的操作相当简单,只要先将时间记号打入已完成的母带中,就可依照计时表进行画面剪接。每一个画面的长度相当于130秒,左边的卡座放母带,右边的卡座放空白带,依据你所选择的母带画面,按下剪辑机按钮后,右边的空白带即会自动将画面、文字、声音全部录下。8厘米录像机采用的金属录像带,再加上录像机本身是将色度信号与亮度信号分开处理,因此,转录后的画面质量是否会受影响,就不得而知了,但是它高达10多万元的价格,应该属于商业用途。不过也有人建议,如果要编辑VHS 录像带,可以考虑使用这种8厘米机器,因为它们之间的性质相似,画面质量较为理想。

  (5)磁碟片的整理随着电脑普及化,磁碟片和文件一样,成为工作上不可缺少的重要资料,然而它的资料容量,却足足比纸上资料多上数百倍,只要一张小小的磁盘,就可容纳相当于100~200张A4纸的资料量。由于资料容量的增加,却使磁碟片变成资料垃圾筒,尤其碰上磁碟片愈积愈多时,就会发生找不到资料的窘况。磁碟片的功用是在于能重复记录和利用资料内容。例如当你准备将杂志上的连载汇集成单行本时,就时常利用储存于磁碟片中的原稿,重新予以修正、补充。而为了重复利用磁碟片上的资料,必须设计一种便于立即找到所需的资料的方式。

  原则上,一张磁碟片最好只记录一项主题,由于磁碟片可容纳多项资料,为避免浪费,则尽量让一张磁碟片记录同一主题的资料,然后将类似主题的磁碟片一齐放入专用的档案袋里。磁碟片资料印制成文字后,如果无法确定资料是否会再使用,则可准备另一张磁碟片予以保存,这种磁碟被称为“垃圾筒磁碟片”。处理资料时,这种“备用空间”的事先规划是相当重要的。等到垃圾筒磁碟片容量饱和时,再予以重新检查、消除,并将值得保存的内容,依其主题分别归纳存入其它的磁碟片中。

  3.5英寸磁碟片放入盒中时,它的开口部正好和一般磁碟片的位置相反,以致于索引上的文字变成上下颠倒,查询上相当不便。由于各家磁碟片厂牌的设计不一,因此在选择购买磁碟片时,最好能够统一使用某种品牌。至于何种磁碟片的设计方式最利于归档,你不妨到市面上查询、比较一番。

  (6)磁碟片的当机避免法比起音响或录像机的卡带,磁碟片显然更能够在极短时间内立即保存或消除资料,这表示磁碟片具有相当大的危险性。很多人都曾经有过这样的经验:辛苦输入的资料,往往因一时的操作错误,在瞬间就化为乌有!既然使用电脑这种资料机器,就无法摆脱风险,那么何不让机器随时有一套补救的系统存在呢?

  1987年上市的美国苹果牌电脑附加了一种具有自动保存机能的新型软件程式Hipa.card.这种机器虽然促进套装软件的增加,但并不表示能解决所有可能发生的错误。只要随着电脑或文字处理机的硬式磁碟不断普及,资料被消失的风险就会跟着持续增加。以mackintosh 为例,1984年上市的第一代3.5英寸磁碟片容量仅有400KB,到了1987年,它的硬式磁碟容量竟高达20MB,足足比三年前进步了50倍。而随着硬式磁碟种类的增加,20MB 的价格在1987年底滑落至几万元左右,就连个人购买100MB 的硬式磁碟都已不再是新鲜事,但这些容量足以媲美250张磁碟片的超级记忆体,一旦稍有差错,其所造成的损失恐怕难以想象。

  尽管目前市面上出现不少预防资料消失的机器,或足以使消失的资料再起死回生的软件,但硬式磁碟毕竟也是一种磁性记录媒体,它仍然会遭遇到一些软件所无法抵挡的意外事故。例如大地震或搬运过程中的交通事故,都有可能导致硬式磁碟的故障或损毁。一定要注意:信息化公司应该了解,大型系统所承担的风险,小型系统也一样会发生。于是,备存成了最重要的观念。即使当资料已经发展到电子化时代,备存行为仍被一般人所忽视,事实上,备存即是复制,复制即是将资料提供给多数人共有,例如以多数人为对象的印刷,以少数人为对象的复印。人们习惯于这样的复制文化,却不习惯危机管理的复制——备存文化,因此才会导致资料的动辄流失。所以,所有的资料机器一开始就应该具备大范围的自动备存系统,每个人对自己的工作体系,也应该具备备存的观念及技术。电子资料整理最基本的工作是:请认真地继续复制磁碟片。当你利用文字处理机和电脑输入资料时,必须另外准备复制用的磁碟片,即使你使用的是一般套装软件,也要将原版先复制一份,然后使用复制版作业,原版则备为意外状况发生时,依旧能保存原有资料。

  在输入文件或资料的作业过程中,仍不要忘了进行磁碟片的备存工作,最好是每隔1小时备存一次,以避免意外事故发生时,浪费时间。其实,每隔15分钟备存一次是最理想的做法,如果机器没有自动备存机能,那么装一个定时器在机器上,随时提醒自己,也是一种变通方式。当一天的工作完成时,再将所有磁碟片内容全部拷贝在备用磁碟片上。大容量的硬式磁碟也是一样。

  在输入资料的过程中同时进行备存的工作,等到作业终了,再将资料拷贝于软式磁片上。一张20MB 的硬式磁碟,大概需要20几张3.5英寸软式磁片,因此使用硬式磁碟前,就应该先把软式磁片购齐。当然,硬式磁碟的备存工作是相当耗时的。最近市面上广为流行的50MB 及100MB 硬式磁碟,绝大多数都有自动备存的软件,而专门供备存用的软件程式也有销售,只是再投资大量的资金,倒不如将每日的备存工作,列为例行作业的一部分。除此之外,磁碟片的保存必须依其主题名称分类归档,以便于日后的整理、查询。

  (7)异型机种间的资料互换术使用电子资料最令人困扰的莫过于异型机种间的资料互换工作。以软式磁碟为例,它的规格包括8英寸、5英寸、3.5英寸及2英寸数种,它的资料密度也从IS(单面单密度)到2HD(双面高密度)等不一,再加上厂牌机种的不同,记录方法各异,彼此之间很难达到完全互换的效果。不过,以个人的工作范围来说,有三种方法可以弥补资料互换性的不足:A 购买新机种时,选择可以和过去机种互换资料的机器。B 将异型机种的资料转换成自己机种可以阅读的方式。C 选择以标准规格系统来保存资料的机种。关于第一点,必须特别注意的是,即使是同一家厂商,有时刚出厂的新机种也无法阅读旧机种的资料。例如第一代文字处理机所保存的资料,现在的机种就没有办法阅读。关于第二点有三种方法可行:a.利用资料转换服务中心转换资料。目前有一种服务公司专门将无法互换的资料转成你所希望的机种或磁碟片型式。b.购买资料互换电脑或互换软件,自行变换。不过这种方法需投资数万至数十万元的费用。c.使用电脑或文字处理机里的通信机能予以转换。对文字资料来说,是最简单的方法,但必须在电脑或文字处理机附有通信机能的前提下方可进行。

  基本上,电脑或文字处理机的通信机能可以阅读规格统一的文字资料,即使机种互异,彼此也能自由交换资料。通信机能互换资料的方式有两种,一种是利用电子传送法,将A 机的文件经电话输入电脑网络中,再以电子传送方式转入B 机里;另一种方式则是将A 机与B 机直接连结于通信用的交叉通信电缆,利用两机种的通信软件来处理文件。通信机能所能互换的资料,并不只限于单纯的文字资料,因此它对异型机种的资料互换贡献,已使它成为普遍受欢迎的划时代产品。至于通信机能的装置方法,则可请教制造商或代理商。

  至于选择标准规格的系统,只是由于它的共同性,有助于各种机器的资料互换工作。今后若是想购买文字处理机,不要忘了选择可以阅读标准规格系统资料的机种。尽管文字处理机的操作性能较差,但是由于它能互换新旧机种间的资料,所以,不妨考虑购买一台价格最便宜、且具有通信机能的手提式文字处理机,作为你个人的资料互换机。

  5.“电子资料整理”注意事项电子资料整理应注意八点:

  (1)电子资料的整理是将看不到的保存资料加以整理,使之能一目了然;(2)注意资料规格的统一,并事先加以整理、保存,以便能随时调出必要的资料;(3)录音带的使用尽量维持“一个主题一卷卡带”的理想状况;(4)当录音带内容的重复使用机会不多时,在短期的保存之后,应重新利用,以避免卡带泛滥成灾;(5)有必要保存的录音带,贴上与主题相同的索引后,放入档案袋中;(6)在录像带上加注时间数据,以便清楚了解每段画面的所在位置;(7)磁碟片的整理最好维持一个主题的磁碟片一个档案袋;(8)磁碟片或硬式磁碟的资料必须备存起来。

  照片资料整理技巧再也没有比整理照片更麻烦的事。在照片吃香的年代,每个人都小心翼翼地将照片粘贴于相册上;当傻瓜相机的时代来临时,冲印已经普及,这时胶卷和相册堆积如山,反而成了人们最头痛的问题。幸好照片具备了其他媒介所无法替代的功能,以致于未遭淘汰的命运。

  照片主要有五项功能:

  (1)捕捉瞬间的美;(2)弥补模糊不清的记忆;(3)一张照片足以传达比一百句话更多的信息;(4)记录鲜明的映像;(5)能使用于印刷媒体上。在资料工作上,照片相当重要,尤其对报纸、杂志媒体来说,照片的存在不容忽视。

  1.以时间顺序整理照片资料整理文件资料的首要原则,即是要按音序的排列顺序,而在整理照片时,却应该考虑它的时间顺序。照片是记录时间过程里的一瞬间,也是冻结时间的一种记录。当看到一张照片时,脑海里首先浮现的即是“何时拍的?”所以,整理照片资料应该顺着记忆里的时间顺序排列。这就是结论!

  拍照结束后,要有效地整理照片、胶卷、幻灯片等资料时,必须连同有关资料一齐放入“山根式袋式档案”。整理照片最头痛的莫过于随之而来的一些存放袋了,如果连同这些垃圾一齐存放,你会发现整理工作愈来愈难;所以你一旦决定了照片的整理系统,就要事先购买好多年的整理用品,因为市面上具有完整资料整理用品的制造商不少,但是中意的用品突然销声匿迹了,却是经常发生的事,一旦使用的工具没有了,整理工作也就无法长久持续下去。

  2.整理照片资料的技术照片的整理工作,从底片送到冲印店冲洗时即已展开。以彩色负片为例,尽管“同步冲洗”(即冲出负片,接着便洗出照片)已成为时代新趋势,但是如果顾及整理的工作,最好还是舍弃为妙。因为不管是否拍摄成功,是否值得冲印,把所有底片同步冲洗的做法,就是一种资源的浪费。尤其是工作摄影,值得冲印的照片往往只有其中数张,利用“同步冲洗”是一大浪费。

  所以,当底片送交冲印店时,只须冲出负片即可,如果非要同步冲洗不可时,也莫忘了附带进行黑白压条(黑白负片一样尺寸照片)的冲印。另外,由于黑白底片本身只有黑白两色,若想从负片上判断照片的优劣,或许是一件吃力的工作,因此可先将负片制作成黑白原尺寸条块(压条),再用放大镜检查,或许效果比较理想。

  选择较具意义的照片加以放大冲洗,可能要比漫无目的的冲印方式更具鉴赏和保存价值。如果经费充裕的话,将底片直接进行彩色压条工作,则效果更佳。

  (1)底片的整理一般冲印的负片通常是六格一段、七段为一组,不过因为底片大小规格不尽相同,在整理上可能很不方便,因此在选购底片时,应尽量选择规格相同者。另外市面上出售一种上端两个孔、下端附有索引标签的底片袋,可作为收藏底片的档案夹。若是已冲制成黑白压条,也要裁成和底片相同的尺寸,然后放在底片的下侧,并注明索引。例如某卷底片是1989年5月8日调查美国电子产业12卷底片中的第3卷,那么就要在索引上注明“19890508美国电子产业调查312”,或是直接以圆珠笔记录于底片套上。 

  如果照片档案袋要与资料档案袋放在一起,则可选择标示同一主题的档案袋,将资料、照片一起收存。照片的保存方式应分为两套分类系统,一套是专门收存照片的档案,一套是按主题分类的照片和资料档案,这种方法虽然较为麻烦,不过却是整理照片的唯一方法。把照片视为一种资料来处理,可能会比单纯的剪贴相片更有趣的!

  (2)幻灯片的整理幻灯片(正片)除了具有放大投影的功能外,在印刷作业上,它的色彩浓度要比普通照片更为理想。不过由于正片的体积小、内容不易辨识,在收存整理上也颇为棘手。一般地,购买正片摄影,如果不是考虑印刷上的使用效果,或者制成可以投影的幻灯片,一旦采用正片后,就必须先加以整理、保存,以利于日后的检索方便。首先,正片和负片一样,必定也有一些不具保存意义的内容须加以淘汰、删除,因此整理正片应具有丢弃的勇气,尤其一些没有资料价值的正片,可能终其一生都不会再用到。每一张正片都应标示拍摄日期,如果有外借或移交印刷厂印刷的情形,更要记得标示自己的姓名及公司名称。至于整理正片档案,目前有一种富士彩色软片公司出品的“富士彩色幻灯片档案系统”,包括存放正片的透明档案袋、档案盒、专用打洞机及档案箱等多种道具。其中最便利的,还是一次足以容纳20张正片的“幻灯片档案投影机”。这种机器是将正片放在聚光平台上,直接上下左右移动,即可找出想看的正片,不象传统的幻灯机,必须一张一张逐一找寻。另外还有一种超薄型“聚光机”,直接将正片置于其上,即可迅速检索正片内容,也是相当利于整理的辅助工具。不过这些新型的辅助工具,由于一次可容纳20张正片,在整理上就必须以20张为一单位,这样,这些大型的正片档案就无法放入一般的档案袋中。在不影响正片的情况下,必要时可以将档案袋裁开以便收存。

  (3)摄像机录像带的整理摄像机是一种将摄入的影像记录在2英寸磁碟片的划时代信息机器。它的整理方法和电脑、录像机的整理方式相似。不过摄影机距离普及时代仍有一段时间,因此最好能将它的磁碟片记录转变成一般普通性媒介。简单地说,也就是把需要保存的画面转录到VHS 录像带上。VHS 录像机相当普及,它的电子照片也处处可见,尤其是VHS 录像带可供自由编辑、复制。VHS 录像带和摄影机的磁碟片性质颇为相似,摄影机的一格画面,约可转录成5秒钟的录像带,因此若将T-120录像带用标准速度使用,约可容纳1440个画面;若是用3倍速度使用,则可容纳4320个画面,俨然是另一种信息压缩功能。转录后的摄像机磁碟片可在消除后重复使用,若是具有保存价值的重要记录,则可存入档案袋中。

  3.“照片资料的整理”注意事项照片资料的整理应注意五个事项:

  (1)照片资料是一种时间记录,最好能按照时间顺序来整理;(2)底片与黑白压条(相版)应成对放入档案袋中;(3)尽量少用同步冲印,仅选择有必要的画面冲放照片,并和文件资料一齐放入相同主题的档案袋中;(4)正片只能利用现成的整理系统加以保管;(5)选择摄像机磁碟片中可用的画面,转录于VHS 录像带中保存起来。

  人物资料整理技巧多数人都曾经为了整理名片或联络地址而伤透脑筋。其原因莫过于找不到一套理想的整理方法。每个人处理名片的态度及方法各有不同,有人不论是莫逆之交或一面之缘,皆把对方视为个人资产纳入通讯录中;有人只登录关系密切者的通讯地址;有人却来者不拒,甚至将它列为一种商业信息;但也有人象政治家般喜欢到处散发名片。不同职业及不同的人生观自然影响了每个人的处理方式,但是不可否认,在商业上,“人”的确是相当重要的信息来源。一个人能借着一通电话与多少人联络、扩充多少人际关系,往往可以看出一个人的工作实力,因为“人”就是最具价值的信息。

  名片及通讯录的基本整理方法有两点:1.名片及通讯录的基本管理法在80年代个人电脑刚刚兴起时,没有人知道这个俨若魔术箱的新玩意,能对工作产生多大的助益。事实上,除了理工系的数值计算及经营管理外,电脑并未对个人工作产生巨大的改变或贡献。当电脑公司里的研究开发者绞尽脑汁想着该如何发展电脑的用途时,电脑一度曾被视为“协助业余者增长智慧”的机器,然而到了最后,电脑却走上一般商业用途,于是有关“名片。通讯录的管理”套装软件,也不断被开发出来。

  用电脑处理人物资料,具有三大优点:

  (1)能够自由地删除或增加名单;(2)能够快速地查询;(3)能够将输入资料直接打印出来。这些都是纸资料所无法达到的优点。

  不过,以电脑管理名片或通讯录,仍有三项不可避免的缺点:

  (1)输入作业相当麻烦;(2)登录的资料会一年一年与日渐增,总有一天会超过容量的极限;(3)电脑不似通讯手册可随身携带。因此,许多人不愿意以电脑来管理现有的通讯资料,尤其唯恐将来有更理想的电子管理系统出现时,又必须重新输入资料,造成人力与时间的浪费。尽管如此,绝大多数人仍一直期待名片、通讯录的电子化,于是在前些年刚刚上市的超薄型笔记簿电脑(或资料处理机),立即成为市场上的抢手货。

  有的管理者所使用的通讯手册已经沿用20余年,虽然外表陈旧不堪,至今却仍然相当有用。因此若要将名片、通讯录电子化管理,就必须设定一个至少可持续10~20年的系统。人生的20年一晃即过,整理信息也应该配合人生的计划。

  根据名片、通讯录管理的一些缺陷,现阶段要找出更理想的方法,就必须针对五个项目逐一改进:

  (1)输入所需花费时间;(2)资料的容量;(3)检索能力;(4)携带性;(5)20年后的持续性。然后再综合两项要点:

  (1)首先制作一个以“纸资料”为中心的管理系统,作为将来电子化的蓝本;(2)在蓝本中再制作一个可以和名片、通讯录联系的系统。

  使工作简单而不麻烦,是整理资料的大原则,如果为了整理而使事情变得更繁杂,反而是一种颠倒是非的做法。

  2.建立“纸资料”为中心的管理系统传说名片最早起源于17~18世纪的欧洲,但使用最多的却是日本人。名片被视为一种身份地位的象征,××经理、××科长、××助理??,五花八门的称谓,充分显示了人们在交换名片时所强调的地位价值观。就实用性来说,中国的文字有许多同音异字,光靠耳朵辨认,很难正确得知对方的公司名称及姓名是哪几个字,这样,在人际关系的基本交往上,也就形成一道无形的阻碍。这是绝大多数人所共有的想法,也是名片不断泛滥的原因之一。

  (1)名片的规格名片可说是最常见的文件资料,尤其它的标准规格,在整理上节省不少功夫。相对地,假若名片的规格不统一,在整理上会变得相当棘手,所以擅改名片规格的人,等于是替别人制造麻烦。名片的设计愈奇特,它的整理效率就愈低,尤其有些名片喜欢采用浓艳的色调,在复印整理时就应避免过黑,防止字迹不清楚。

  名片的印刷分为横式与竖式两种,如果考虑名片盒的收藏便利,最好还是采用横式印刷为佳。对只印公司名称的名片,应该注明业务内容的性质。

  (2)名片的再次加工名片整理工作从接受名片的那一刻便已开始。如果无法正确读出对方的姓名或公司名称,就无法依照注音符号顺序整理名片。收到名片时,一定要注明会面的时间及日期。例如在1989年4月14日下午6∶30见面,那么就在名片的一角记上“198904141830”。数年以后,当忘记这张名片的主人是谁?在哪里见面?时,就可依照名片上注明的日期,翻阅当年记事本上的记录,很快即能确定对方的身份。

  把名片放进名片盒时,有三种办法可以依照自己检索的位置放好:A 按个人姓名第一个字的拼音顺序排;B 按公司名第一个字的拼音或字母顺序排;C按行业类别顺序排。然而,有时候常常不知道该将对方纳入何种类别。例如当对方同时具有朋友、公司双重身份时,更容易造成分类上的困扰。其实,任何一张名片都可以纳入上述三种分类体系中,如果你希望同时保有这种体系,有一个很简单的解决方法:将名片复印成三份。你可以到书店购买空白名片卡,然后利用随身型复印机制成三份,各自纳入不同的分类系统中保存。这种方法难免会增加纸张的消耗量,不过基于方便的考虑仍值得一试。

  以这张名片为例,它的公司名称是“Heart Communication Center”,那么就应纳入公司类别中的“H”音中;而对方的名字叫“约翰”,那么复印的名片就直接纳入个人类别中的“H”音中;最后一张复印名片则按照它的营业内容“婚姻中介”而列入行业类的“服务业”中,这就是一张名片的三种不同的检索方法。为了容易识别起见,复印名片最好选择有颜色的空白名片卡。在名片盒的选择上,最好也选择横式、可贴上索引标签的为佳。有一种透明名片袋因无法按照字母顺序放入,尽量不要采用。

  (3)“档案袋”的名片整理把收受的名片放入档案盒中,并不表示已经完成名片的整理工作。当你为了“A 事”而和各式各样的人会面时,即应该将收来的名片注上“A 事”的标志。日后需要进一步与有关人士联络时,调阅“A 事”的档案资料,便可很快地找出这一组名片资料。事实上,没有必要再将名片细分成工作类别。这样只会徒增繁琐。为了让工作简洁化,可以将与A 事有关人士的名片复印在一张A4纸上,然后放入A 事的档案袋中,以后只要取出A 事的档案资料,即可一并查出有关人士的名片资料。

  一般地,一张A4纸顶多只能容纳12张名片,如果能先复印在B4纸上,再缩小成A4纸的尺寸,那么一次就能容纳20多张名片;如果是由A4纸缩小为A4纸,一次容量更可高达24张。不过要提醒你的是,由于名片具有资料价值,所以正反两面都必须复印保存。

  (4)六孔式活页手册整理法在1968年10月,有人针对具有60年历史的英国制六孔活页手册,出版了一本“超级手册工作术”,结果造成手册的一时流行,就连仿冒品也十分畅销。而现在,各式各样的手册附带品到处都有,透明名片夹即是其中的一种。手册为了易于携带,往往必须愈薄愈理想,将名片夹带于手册中外出,既造成手册的负担,也容易丢失。

  有必要携带名片外出时,应该将名片复印在手册的空白面,一页可以印3张名片,两面即可印6张,绝不会增加手册的厚度。如果工作上需要做些访谈记录,那么事先将受访者的名片复印于空白页上,尔后的访谈内容记录于旁,即形成一份相当齐全的“人物资料”。平常和顾客电话的谈时,都会将必要事项记录在自制的委托书上,和对方见面时,即将对方的名片复印在委托书上,工作结束后再将委托书放回活页手册里,需要时可立即联络或以传真、快递方式准确地传达给对方。

  (5)通讯录的法则每个人都需要一本通讯录,但是以目前市面上所销售的型式来看,要整理通讯录确实不是一件容易的事。尤其是当一本通讯录准备用20年以上时,眼前几乎没有一本通讯录是合乎理想标准的。如果按注意符号来排通讯录上的姓名,所谓“张王满天下”,姓张姓王的人特别多,所以各个姓氏所占页数比例便会不同,因此考虑各姓氏使用频率的不同,必须重新制作一个理想分配通讯录,例如利用6孔活页手册,自行增减各个姓氏的页数。至于以英文字母为排列顺序的通讯手册,由于不太适合中国人的姓氏,还是及早放弃为好。如果遇上外国人或外国公司的称呼,则先译成中文,依照注音顺序排列。经常与外国人往来的人,则可在注音后面加注ABC 字母索引。

  (6)通讯录必要的资料要将对方名片登录于通讯录上时,你可能会遇到是登记公司名称还是登记个人姓名的烦恼。即使是商业上的往来,也有不少情况是始于初次会唔的良好私交,因此不论是公司地址或住宅电话都有记录的必要,但是在分类上会产生麻烦。

  在通讯录上,有一些是一定要登录的基本资料,例如传真号码。目前,几乎每一家公司都有传真机,每一张名片都印有传真号码,可是市面上有的通讯录仍未列有传真号码一栏,值得特别留意。再者是电话号码。愈来愈多的名片开始印上专线、代表线、夜间专用线等多个电话号码,再加上总公司、分公司的不同营业单位,通讯录的登记作业就产生了两大问题:A 究竟要选择个人还是公司名称?B 资料的文字量过多,空格容纳不下。

  为避免造成麻烦,有三大原则可供自己“强制”解决这些问题:A 如果对方是职员,仍记载其全部资料,在索引上则登记公司名称;B 如果有分公司等其它资料,则依顺序填入各栏内;(3)有必要登记住宅资料时,则登记在公司名称的下一栏。按照这三大原则,即可很清楚地完成通讯录和登记工作。

  同时为了避免意外遗失,应该每半年或一年就进行一次总拷贝,也不要忘了将“备存日”一起记入手册中。

  出国旅游是最容易遗失东西的时候,无论是失窃、行李遗失,或遗忘在旅馆里,找回的可能性都不大。因此出国绝对要携带通讯录,打电话、邮寄、传真时都能派上用场。出国之前,一定要将通讯录缩小复印,然后带着复印本出去。

  (7)电子通讯手册通讯录是一种经常添加或删除的资料,对经常换工作的人来说,不断地删除、增加会渐渐造成通讯录的肮脏污垢。于是,电子手册便应运而生。电子产品对处理简单、统一的通讯资料向来得心应手,只是它的记忆容量有限,无法完全容纳日积月累的通讯资料,尤其当电子通讯手册准备使用20年以上时,它至少必须具备数MB 的记忆容量,这样就必须依赖电脑或文字处理机里的硬式磁碟加以处理。利用电子机器整理通讯录时,可将需要的资料利用印表机印出,然后装订成册。对于需要修正或删除的新资料,可先于纸上作业,再定期输入电脑中更改;同样地,每隔一段时间后,就必须再打印一次全新的通讯录。

  电子手册的输入工作非常麻烦,一次要输进100人的资料,这是需要很大功夫的。在记忆容量有限的情况下,应该注意两项要点:A 先输入电话及传真号码,不必输入地址;B 只要输入平时使用频率高的电话号码。如果把使用频率少的电话一并输入,既容易造成容量过大,同时也浪费了输入时间。所以,要将电话号码输入电子手册前,最好先判断它的使用频率;或是在累积一段时间之后,将使用频率低的电话号码逐一淘汰。输入电话号码时,要尽量使用代号,例如123—4567的“—”,代表电话号码,345=6799的“=”代表传真机号码,9876543的“”代表住宅电话。

  (8)理想的电子手册基于对电子手册的长期使用经验,有关专家理想中的电子手册有两点要求:A 是“超级电子手册”的基本构想。充分将纸上媒体与电子媒体结合使用,经过综合类比与计算,中间再以六孔装订手册的方式串连起来;B 纸上媒体具有自由且迅速保持资料安全性的机能,而这正是电子资料的最大缺陷,因此超级电子手册应避开这一缺点,成为电子与纸张结合的综合媒体。

  (9)电脑通讯录使用电脑或文字处理机整理通讯录的最大好处是提高抄写贺卡收件人姓名的效率。手提型文字处理机的最大功用是可以制造贺卡。凡是电脑通讯软件,就必定附有明信片印刷或收件人自动印刷的机能。问题是电脑的记忆容量有限,在达到饱和的情况下,每年仍得苦苦抄写那些容纳不下的人名。想要解决这个难题,不明智的方法就是把需要打印出来的收件人姓名输入电脑,把不需要打印的资料保留下来。如果人数仍然过于饱和,使用复数磁碟或IC 卡,都是较好的办法。

  利用印表机打印收件人姓名时,可先利用电脑程式将姓名、地址等固定规格设定好,然后将所有人的资料一次打印出来。再将这些打印的原稿资料复印数份保存起来,以便将来还可以使用,不必浪费印表机的电脑印刷。

  3.“人物资料的整理”注意事项整理人物资料时,应注意八个事项:

  (1)整理名片按注音或字母顺序为原则;(2)名片整理分个人别、公司别、行业别三大分类系统,将名片复印三份各自归档;(3)整理“工作别”名片时,应该将某项工作的有关人士名片,一齐复印于一张纸上,放入该工作的档案袋中;(4)登记通讯录时,如果对方是普通职员,则登录他的个人资料,再附上公司名称;(5)纸资料通讯录易脱落遗失,应每半年或一年即全部重新复印一次;(6)电子化的通讯整理因考虑记忆容量有限,最好能先以纸资料结构作为系统蓝图;(7)利用电脑的印表机功能时,最好只输入需要打印的收件人姓名;(8)电子手册的资料记忆只要输入电话及传真机号码即可。

  人际信息整理技巧1.是否能够充分运用人际关系,关键在于“人际信息”的整理程序卡文先生大学毕业十多年以来,一直担任律师和会计师。长期工作经验的积累,已使他拥有丰富的各类资料,而且数量持续地增加。当然,这些信息并非完全是他自己的专业信息。在工作上,偶尔也会出现超出他自己所知的问题,这时就得请教专家;加上资料的辅助,如此才能顺利地解决问题。这就是“人际关系的充分运用”。他常借助他人的特长,以解决工作上的难题。这样,一遇到问题便迎刃而解,节省了时间,减少了错误。

  因工作的关系,卡文先生建立了相当广泛的人际关系网络。社会上交际甚广的人不计其数,他只不过是其中一员罢了。如果一个人不能充分运用广泛的人际关系,只是“备而不用”,是不能够开发人际信息这座宝山的。无论交际如何广泛,假若不能有效地分类,使其系统化,以致在需要时无法迅速找出,这就不糟蹋了这些宝贵的资源吗?

  2.通讯录应以活页卡的方法整理,提高效用不论是生意人或一般家庭主妇,必然都拥有一本客户或亲朋好友的通讯录,以备联络之用。为了加强“人际信息”的有效处理,卡文先生在通讯录上下了很大的功夫。他公司所使用的通讯录,并非印刷成册的现成格式,而是利用“活页卡”的方式,按照ABC26个英文字母排列,大小约和名片规格一样。一张卡片限用一个人,上面记载着个人姓名、住址、公司、电话号码等。

  采用活页卡的优点是能随着交际人数的增加累积页数,随时可依顺序排列插入其中;此外,当必须取下卡片使用时,也可随意抽取,十分方便。无论是重复使用卡片资料,或是新增卡片,都须按照顺序排列,易取、易找、易处理,是很理想的“人际信息”整理法。除此之外,在每一张卡片的最底下一格,只以人名排列,只要知道姓名,就能得到基本信息,十分方便。

  提醒各位读者,千万不要使用已装订好的通讯录,因为和活页式通讯录相比较,它具有很多缺点,比如它的容纳量有限,一旦超过容量,就必须再买一本,开支过大;还有其记载格式也有缺陷,一般通讯录的记事栏的空间总是很窄小,而且是一人一行,顶多只留两行的空格。重要资料往往不够使用,再加上它不是活页式的插卡,不能自由取用,而且不能将新的资料按照顺序排列,致使查阅相当不便。

  卡文先生所设计的活页插卡,大小和名片一样,将卡片分成四行,第一、二行记录此人的住址、邮政编码、电话号码,以及传真机号码;第三行记载其职位、所属部门;最底下一行则是姓名,或其所参与的社团名称。正如前面所提到的以姓名为查阅的方法,只要查其姓名,他的资料就能一目了然了。

  若不能一眼就发现所要的资料,这样的通讯录便不能发挥效用,有待重新设计,所以在使用通讯录时,要特别注意记事栏的空间。

  3.复印通讯录,以备在贺年卡寄出前作为核对的依据使用插卡式通讯录,不仅能使整理的方法统一化,也不会因人数的增多而弄乱秩序,容易查寻,近乎完美。最可贵的一点是当你拥有这样一册完美的通讯录后,在寄出大量贺年卡及问候卡时,发挥了更受人欢迎的功能。每年卡文先生的公司都得寄出数千张的贺年卡或问候卡。这么多的数量,无法一一详细检查,常有重复寄出或漏寄等情况出现。即使只有百封左右的贺卡,也会产生同样的错误,更不用说是数千封了。因为没有详细地检查,往往产生差错也不知道。如果能将通讯录作为“对比”依据来使用,检查差错就很容易进行了。方法是:首先,将通讯录的姓名部分从A 至Z 全部复印出来,把这张复印本放在手边,当一封贺卡写好收件人的姓名、住址后,就在复印本上该收件人的姓名上盖上橡皮章。这些事他都委托秘书处理,他要做的是在收件人姓名、住址都写妥的明信片上加上几行他亲笔写的贺辞,并在寄出时,又用另一个章盖在复印本上。即使出现重复的情况,也会立刻发现。为了使秘书知道哪些人要寄贺卡,哪些人可以不寄,避免再三叮嘱的麻烦,他便在通讯录上画上“○”、“△”、“×”或“(○)”等四种记号。每年一定要寄的人打“○”;寄了很多年,但都没有回信的以“△”表示保留;不用寄的打“×”:“(○)”则表示对方现因工作或求学居留在国外。对于其称谓,活页卡上也记载得十分详细。除了一般称谓“先生”外,如果旁边注明“医”即写“医师”;写有“妻”字,意即连同太太的名字也要写上去,要加上“夫人”的称谓;若注明“全”,即是“全家敬启”的意思。这一类的记号,一看便能了解该如何称谓。所以无论贺年卡或问候卡,都可以委托属下处理,实在是方便又迅速。

  卡文先生为何要在数千张的贺年卡或问候卡上亲自写上几行字呢?因为同一印刷格式的明信片令人觉得呆板而缺乏人情味,为了避免这种感觉,他亲手写上几行字,给收信人一种既亲切又受重视的印象。这样,卡文先生得受这种“经常得写这种外交辞令!”之苦。其实,如果真的要写那种“外交辞令”,光是贺年卡和问候卡,可能得花去他一整年的时间。他能够在短时间内,从堆积如山的明信片中逐一添上几行问候语,都是长期收集有关私人资料的结果。卡文先生在资料齐全的通讯录上的前几页贴上邮政编码以及国内外邮资的一览表,要用时,可以省下查询的时间;要寄到何处,需贴多少邮资,都一目了然。

  4.“人才录”制作法根据通讯录进行人际信息整理,主要是以能迅速联络对方和缩短邮递时间为目的。因此,只有查阅其资料时,才能知道对方的专长、近况,及其家族的概况等等。如果仅仅依赖通讯录,可能都无法清晰地记忆其面貌,更别论其它。为了更有效地利用“人际网络”,将其外貌和一些重要记录写在另一本活页卡上,这是一项很重要的工作。卡文先生起名“人才录”主要是因为“人际信息”在当今社会十分重要,它是一项宝贵的财富。他把“人才录”设计为“姓名栏”、“索引栏”、“性别栏”、“出生年月栏”、“会面栏”、“学历栏”、“职业栏”、“户籍栏”、“工作地点栏”、“现居住址栏”、“家族栏”、“备考栏”等12个项目。看到各项栏目的名称,都应该有某种程度的了解,凡个人的基本资料,包括姓名、年龄、学历、任职单位、家族成员、结婚纪念日,乃至家族成员的生日等,都有详尽的记载。

  在这本人才录中,卡文先生使用的是一般学校常用的资料卡。这种资料卡是在学生做笔记、实验或统计整理时使用的空白卡片。由于它的规格合乎需求,纸张厚薄适中,因此他选中了它。“笔记资料卡”也和人际关系资料处理所用的卡片一样,市面上也有出售,只是市售的都太厚了,编不了多少就成一本了,不能满足日益增加的人际资料的需求。在这方面,笔记资料卡比市面上的卡片可多编集三、四倍的数量,能容纳更多的资料。他手边约拥有3000名的“人才录”。

  5.“工作地点栏”要预留空白这本人才录与通讯录一样,依照个人需求而设计,所以具有一些别人所没有的特色。首先,“索引栏”位于卡片的右上角,以姓氏为原则,按照ABC 的排列顺序查阅,如果遇到姓氏同音时,则再增加名字的第一个字,查阅时仍依英文字母的排列顺序,可以很快地查到所要资料。接下来的“户籍栏”,是最不容易变更的,即使变更也能够查询得到。当其外出或留学国外无法与本人联络上时,这栏便可以发挥作用。另外,还有工作地点栏,必须注意此栏要预留空白,以便对方转业或调动时,就能立即更正,以便日后查询。同样地,对于常有变更的“现住址栏”和“家族栏”也都尽可能预留空白,以备能立即修正资料。

  6.预留“备考栏”,以充实人才录的内容费心设计的人才录各栏,确实发挥了解对方信息的作用。“备考栏”更是他的心血结晶。为能更加完美,他在卡片内侧预留此栏,使资料更完备。在“备考栏”中,可记载有关其生活上的一些事情。例如:在收到的贺年卡上或问候卡内,对方写下“某月预定到巴黎旅行”或“现在家里添购个人电脑,以实行个人信息管理”等个人的特别动向时,就要在收到信件的同时,连同日期一起记入备考栏内。当然,诸如“我找到另一半了”或“有结婚的念头”之类的大消息更是不可疏漏。诸如结婚或增加人口的家庭变化,就要记到“家族栏”中,因为这类是有关家族成员的状况。再者,“家族栏”中,遇婚姻状况有所变更时,男士资料则加注妻子姓名;女士则加注夫姓,如果知道的话也尽可能记下原来姓名。结婚日期及伴侣的生日更是不可疏漏。如果在收到的贺卡上得知对方已有宝宝诞生等消息时,就得赶紧记下。当然这种情形往往在来信中不会写何月何日出生,而是写孩子已经几个月了,这时就要稍微推算一下孩子大约的出生时间。所推算出的年龄应该是正确的,所以在寄贺卡或问候卡时,就多了个话题。此外,当要拜访这位朋友时,事先查阅一下他的家族栏,确定孩子的年龄,顺便可以带个适合小孩的礼物,这样,拜访就显得十分得体,格外受对方的欢迎。在人才录中,尽量输入对方详尽的有关资料,如果需要查阅时,必能发挥最大的效力。

  7.人才录的迅速查阅法人才录是按照英文字母的顺序排列设计出的检索方法,谨将其查阅的步骤说明如下:在人才录的卡片上,上端印有从A 到Z 的英文字母。只须保留代表个人身份的英文字母,剩余的字母都打上孔。例如:大学同学,取第一个字母“U”,下一步找有关职位的称呼,是银行职员,就以“B”为代表,会计师以“A”为代表,律师则以“L”为代表。事先做好这一工作,假如你想得知有关支票方面的常识,就得找在银行工作的朋友,首先找大学“U”这栏,再挑出银行职员“B”的英文字母,只取“U”与“B”这两项的卡片,其它的24个字母孔已被去掉,所需的卡片便会出现。

  这种设计类似电脑程式,十分理想。也许将其电脑化,仍有不符标准作业程序的问题,但对卡片而言,此种方法比电脑程式方便得多。

  如上所述,卡文先生的人才录虽以收集个人基本资料为主,但实际上,却不限于此范围。贺年卡或问候卡的功用,并非仅是人与人的往来,在事业上也能增进双方的发展,足见其效果。人才录对卡文先生而言,是无法替代的财富,它对他具有相当重大的意义,但对其他人而言也许不一样。

  8.名片上的资料是“人际信息”的基本来源看到此处,读者应该了解“人际信息”的整理方法,须从通讯录和人才录开始着手,这两者的基本资料来源就显得十分重要了。大致而言,所谓基本来源,就是双方首次互相交换的“名片”。据了解,能确实整理名片使其系统化的商场人士,却是少之又少。

  有人将交换得来的名片随便夹放在办公桌的透明桌垫下;也有人按照人名拼音排列整理,这都不是正确的整理方法。

  卡文先生的习惯是:一旦与他人交换名片后,就会在名片背后写上有关对方的资料,包括本人、见面日期、见面地点、目的,或介绍人等等,都会记录上,若能知道其籍贯更好,也可以再加上本人的特征等等。因此,这份资料便成为人才录的珍贵来源。

  须记住,名片必须在交换之后或当天即作处理。由于人的记忆有限,时间久了,印象就变得模糊,所以要愈快处理愈好。可在公司或回家的电车上做此项记录,再将名片交代给秘书,请她转入通讯录及人才录中,经卡文先生核对无误后,就增加了通讯录和人才录的内容。最后再将那张名片放入活页式的名片整理簿内,而且每个名片格只放一张名片,以便在查阅时一翻就能查到所要的资料。

  偶尔翻阅这本名片簿时,脑中便会浮现出双方会面时的细节,不由得感到很愉快。

  9.名片整理采用“逆检索”的方法通讯录和人才录是以英文字母排列,然而名片整理方面却不使用这种“检索”方法,而是以工作职位、公司性质等项目作为标准,当然自有其理由。例如:A 银行的经理带着新进职员来拜访,如果将名片按照英文字母顺序放入名片簿内。一段时间后,由于对方的姓名已模糊不清,想要迅速找到是很不容易的事。如果在收到名片之后,将其放置在A 银行的档案内,那么查阅A 银行,就一定能立刻得知那位新进职员的资料。想必大家都已了解“逆检索”的真正目的,即是不按照英文字母为排列方法,而以工作性质的“分类”作为标准,所以适用的范围相当广泛。对于通讯录、人才录、名片簿等三项相互关连的整理都一一介绍过后,若能依据所知,加以充分运用,必能获得最大助益。

  10.邮件必须趁早处理在卡文先生的公司里每逢年中、年底,就必须寄出数以千计的贺年卡或问候卡,若再加上日常的邮政信件,一年内会收到总数在万封左右的信件或明信片。假如不马上整理这些信件,而一封接一封堆入书房的抽屉里,过一段时间,就会陷入无法整理的混乱之中。

  整理这些信件时,心中首先不要抱着“这是一件很复杂的事”的心理,除去此心障后,接下来的工作就轻松多了。第一个步骤应是:收到信件时,先记下收到的日期。

  在卡文先生的公司里,收信后都会用日期戳盖在信件上。明信片的地址正、反面不一,甚至两面都写有地址、姓名;有些信封常印有所属机关单位公司的名称——每当他整理这类信件时,一定会将收信日期、寄信人姓名、公司、名称都详看清楚。平时只要看到广告函件之类的,根本不用处理,直接就丢进垃圾桶。

  邮件盖上日期戳后,就要开始着手分类,而且分类工作最好每天都进行,因为随着数量的增加,最后就得花费更多时间来处理;尤其每到年关,就会收到为数不少的贺年卡,若不尽快处理,等时间一过,就毫无意义了。

  公司在收到贺年卡之后,仍依照英文字母顺序排列,很容易查阅。在检查时若发现因迁移而失去联络、没有记录的朋友或客户,便可以赶紧补寄。

  既然这是对方主动联络,就应赶快依据新地址记入通讯录和人才录中,以备日后联络之用。

  除了贺卡外,信件大部分都是与工作有关。由于卡文先生从事会计师和律师的工作,所以办公室内挂有两种不同的记事板。事先准备分类的箱子,将信件按照工作性质分类编排。若不按照性质分类处理信件的话,往往须费时查阅,事倍功半。所以一定要将信件分类处理,缩短检索时间。

  11.用装书的外壳整理明信片最适当很多人都不懂如何将信件分类处理,或烦恼分类后又该如何妥善保管。的确,贺年卡或问候卡大多以明信片为主,这些明信片没有长久保存的必要,大多以一年为保存期限。

  卡文先生常拿装百科全书或公司年鉴的书壳装明信片,最好书壳的大小和明信片差不多。

  书壳的用途原来是为了保护书本不受损毁,同时也兼具装饰功能。对经常用到百科全书的人而言,寻找书壳不是一件很麻烦的事。其实书本在出售时,都已经将书壳的费用包括在内,一般人也都不会刻意地把它丢掉。若将明信片放入书壳内保管,就很具经济效益了。

  卡文先生常在办公室内的书架上摆了几个书壳,按照英文字母顺序、年度别,将贺年卡、问候卡放入壳中妥善保管。若把前面所介绍的通讯复印本,配合这些明信片,就能使检索工作更加完善了。

  12.贺年卡是人才录的宝贵信息来源除了贺年卡、问候卡或公务书信外,从亲朋好友处收到其个人近况的信件或明信片,大部分都是些调动、结婚、生孩子、过世等消息。卡文先生将这些变动资料事无巨细地都记入人才录中。对于这种信息网络,往往一般人都知道方法,只是不愿起身而行罢了。如前所述,只要新的信息出现,一定要纳入人才录的卡片中。尤其对于乔迁、结婚、生孩子、死亡的日期,必须随同寄来的书信或明信片的收信日期,一并记录,这就是“人际资料扩为人才录”的一大整理原则。

  因此,已记录于档案内的重要信件或明信片,都须妥善保管一段时间。当然,这些信件或明信片的重要事件已转录在人才录上,所以不会再用到它们,但是为了慎重起见,仍将它视为原始资料而暂且保留。

  报刊杂志整理技巧1.报纸的报导,应当场撕下最常使用的信息媒体,大概都是印刷品吧!以报纸来说,它每天都刊登有巨大篇幅的世界动向,以及政治、经济、外交、社会等新闻。对于从事国际贸易的商人而言,报纸是极重要的收集最新资料的媒体。这类资料的收集大都利用剪报的方式。

  信息的收集利用并不只限于报纸,因此,信息整理须以“无论方法为何,须以有效、迅速、合理地使用已到手的信息”为原则。

  卡文先生的剪报法的特色,是除了前面所说的“有效使用所收集的报纸之外”,并以“节省整理时间”为重点。

  平时,阅报时,一看到重要的报导,便当场将其内容及日期撕存下来。一段时间后,把堆积如山的剪报交给秘书,并吩咐秘书利用工作空档进行处理工作。他事先拟好一份分类标准表,秘书在整理时,就能依据此表分门别类。

  为了统一起见,秘书将整理过的资料,全部复印成同一规格,然后将成叠的复印资料,按照帐册的方式打洞,再和剪报一起交到卡文先生手上,再作最后的校对工作。正确的资料,就将其复印本按分类入档,原始剪报部分就舍弃;若秘书剪报复印错误,也可重新复印整理,以求正确地收集资料。

  上述剪报工作,只作资料的选择、撕存和校对的部分。复印、打孔、分类等工作则完全委托秘书帮忙。由于这并非复杂的工作,他自己的妻子或小孩都可胜任,也可请他们帮忙。剪报工作,以“简化整理手续”为目标。报纸在一年中除了几次漏失外,大概每天都会送到。假若稍微偷懒几天,报纸就会堆积如山。剪报工作常会一曝十寒,演变成三分钟热度,主要原因就是由于堆积太多,很容易让人提不起整理的劲头来。

  所以,剪报工作的基本原则是“今日事,今日毕。”然而忙碌的商业人士,是很难每天都拨出剪报时间的,卡文先生也不例外。为了解决这问题,就得借助他人的帮助。无法委托他人时,自然就得靠自己了。此时最重要的工作就是“当场”剪(撕)下所要的资料。至于复印部分,可集中于一周后的周末或假日再作整理。

  2.最新信息,应“立即归档”处理“委托他人作剪报或复印报纸的工作固然省事,但会不会发生错误呢?”一定有不少人有这种顾虑。如果按照卡文先生这种办法去施行的话,这种顾虑是多余的。

  委托秘书复印、分类之后,须将所要复印的原始资料保留下来,以备复核时,若遇有错误的地方,对照原来的资料,必定可即时发现,并予以补救。

  对于剪报的归档处理,为预防分类上的错误,务必在校对时检查一遍。检查资料的复印本时,可以完全以自己的判断为标准。虽然秘书是根据分类表作归档,但还不能当作分类工作完毕而将资料装订成册,应请秘书分类后采用“立即归档”的方法,无须装订。

  “立即归档”是分类项目的最后步骤。将秘书归档后的信息,定期作检查,偶尔也会发现一些错误,立刻重新分类,再归档处理。

  剪报工作中委托他人协助的部分,是极重要的一环。明确的顺序及仔细地检查工作,若能切实执行这两点,就可安心将工作委托他人帮助了。

  按经验,整理剪报这道手续如能按照上述的原则来施行,发生错误的情形几乎少之又少,甚至可达90%以上的正确率。即使无法亲手整理资料,也得花上一点心思在校对的工作上,这也同样能使剪贴簿达到100%的实用效率。与个人独立完成工作相较之下,这已是十分令人满意了。

  3.所有的资料一律复印成同一规格,以便收集采用报纸资料作剪贴时,一般采用复印收集法。当然,不用这种方法收集资料的也大有人在,甚至有人认为直接剪下重要消息,直接归档,可减少时间及金钱的浪费。虽然这种方法十分适用,但假如考虑到能更有效地使用资料的话,花在复印的时间和费用是很经济的。

  前面已谈过,除了一两个特殊情形外,所有资料的复印一律采用B5的规格。之所以如此有两个原因:其一是国家机关表格几乎都是B5 规格。而兼任会计师、律师等职务,有必要配合这种统一的规格,以便办事;另一个理由是为了以后复印方便。

  复印机的纸张规格,无论A 或B,在放大时虽然好操作,但易有误差产生。若要把B5规格放大成B4规格是很容易做到的。但A4要放大成A3时,就非用大型复印机不可。使用复印机,却不统一规格,致使归档发生困难,反而更浪费时间了。

  以B5为统一格式,不仅整理归档容易,而且也能迅速查阅到所要的资料。另外,报纸所使用的纸质粗糙,时间久了,会变黄易碎,字迹模糊难辩,而复印纸就不会因时间而改变,所以采用复印的好处相当多。在复印资料时,即使篇幅不大,也一定要一张一个单元,绝不能为了节省纸张,与其他资料混在一起。若是有空白的地方,可以用相关资料加以填满,或加上标题、目录,尽量加以多方利用,这样同时也可以节省整理时间。

  空白处所填写的无非是相关的档案检索,或资料重新组合的排列,都以资料活用的理念为处理原则。

  另外,须注意复印报纸时,碳粉的浓淡都要和报纸本身印刷色泽互相配合,如此,即使是粗糙、污损的纸质,也能通过复印,成为易读易存的“复印资料”。

  4.复印资料以活页式归档整理复印的资料都已经在左右各打上26孔,逐页存放。若遇到需要用到有关商业买卖的资料时,只要将资料从档案夹中取出使用即可,非常方便。若是有关国际租税和企业买卖,同样也可从各自档案中取出,同时对照使用,非常便利。左右打洞的理由,是无论资料是竖写或横写方式,都能在校阅时轻易辨别,立刻入档,不会因只打一边孔而不能按照排列顺序立刻入档,以致浪费时间。

  将资料直接贴在剪贴本上,可以预见若想要活用这些资料,在查阅时必定非常困难,所以必须以统一格式复印、活页式入档才能使剪报发挥效用。

  卡文先生曾经实行过一套新方法,就是依人名、项目作分类来剪贴。所剪下的资料并没有复印,完全按照原来大小直接贴在一张硬纸板上,这纸板的规格是一般单行本大小的B6.由于纸板大小,常有容纳不下资料的情况发生。经常一份资料要用很多张纸板,甚至因无法归档,导致资料散乱或顺序紊乱的情形。剪报后,经过初步分类,接着分类成册,虽然不一定要依照卡文先生的这种方式,但是,这种方式却能获得很大效果。汇集的资料经过分类组合,其目的就是为了方便使用,此种剪报法正可提高剪报的使用率。卡文先生曾请教一位在报社工作的记者朋友有关如何活用剪报的问题,赞成这种做法,更强调“无法完全使用的资料”就等于“贮藏的垃圾一般”。

  面对信息爆炸的社会,将信息大量收集起来,也许没错,但对于一些片面性的资料,必须配合其他资料,或是附注在其他资料之下才能完整的情形,在着手整理时,就必须考虑要使用这些资料与其他资料相互结合,以发挥其用途。所以将信息分类处理,然后归档。对报社而言,即是放入资料室内,并非将其束之高阁,不知活用。

  直接将资料贴在硬纸板上,由于不易随意取用,反而造成活用资料的阻碍。同样地,将复印资料以浆糊、胶带直接粘贴在剪贴簿上,剪贴簿因而加厚,最后,整本本子反而凹凹凸凸,使用时也十分不便。

  有关归档处理,若遇到小篇幅的资料,仍以一份视之,在其空白部分,写上分类标题,有助于归档整理。若以三份资料作成一份时,则各以13版面作安排,或利用空白处,注明分类标题,如此在查阅时,便能立刻了解大意。

  总之,使用复印、活页式整理归档,是目前最理想的整理资料的方法。

  5.以大、中、小项目作分类时,一定预留“备注”部分资料的分类法中,首先不得不特别强调:分类方法无须墨守成规,应以自我需求为标准,才是正确的作法。当然,着手分类时常会遇到令人伤脑筋的困难,所以,初步分类只要遵守概略性大原则即可。一般商业人士则分“政治”、“经济”、“外交”、“社会”等类别就足够了。

  先有一个大纲,再对已收集的资料进行分类。但是各类资料与日俱增,仅以大原则来分类的方式无法完全适应实际需求。因此,就得开始考虑以较细密的中级原则为分类标准。以个人为例,在“会计师”这一类中,又分“一般税务”、“国际税务”、“新制商务税则”等中级项目:“律师”的范围内,也以“企业并购”、“著作权”、“企业立案”等中级原则为分类标准。

  设计“中级原则”的重点是——切勿贪心急躁。所收集的信息还很少时,就将资料按照中级原则分类,而不加以集中起来,如此反而因分类过密而使资料分散,造成使用不便的麻烦。为了不使这种情况重复发生,在筹划分类前,先以“备注”预留空间,如此,当“备注”的份量增加到某一点时,再依据其内容重新设计新项目,应是最切合实际的作法。

  随着中级原则的内容不断增加,到某一份量时,再细分小项目,例如:“一般税务”中,又可分为“资产税”、“统计资料”、“变更登记”等小项目。这时,再将偏离分类原则的部分,以“备注”来处理。

  如此一来,按标题划分的剪报不断地整理归档,便无须一一翻阅已归档的资料,按照原始分类,就可以立即检索到各项目类别中的卡片。为了应付突如其来的变化,可以采用铅笔注写标题。这样的话,即使内容必须再细分为三部分时,也可将先前的标题擦掉,仍用原有的卡片再写上新标题就可以了。

  无论大项目、中项目、小项目,“备注”部分是绝不能疏漏的。因为即使按照个人的需求自的,也可用备注来应付临时突发情况。而且,若在中级原则已足够,没有必要再细分小项目时,“备注”更可加以活用。

  6.周刊杂志按照原貌入档处理杂志是将新闻以专题介绍为主要的报导方式,尤其是周刊类的杂志。除周刊外,各书摊间更充斥着各式各样不以新闻为报导内容,而以“内幕消息”为主题的杂志。若与报纸相比较,这些杂志的确可提供一些惊人的消息。因此,在商业界内有不少人忙于收集这类的杂志。

  前面提到的剪报,一律采取B5统一格式。而B5规格,对杂志资料是最适合不过了。目前,最受商业人士欢迎的应是周刊杂志,而这类杂志的规格正好是B5.因此,可一律将杂志中所刊资料直接整理入档,无须复印。这实在省事又方便。

  但是,将其原封不动直接归档时,必须注意,勿将资料毁损。若资料残缺或者全无空白处以供装订时,则会造成不能装订入档的缺点。

  为了预防缺失,可以利用周刊杂志的装订方式,使所得资料不致受损或不能装订。大家都知道,目前的周刊杂志全部采用“长钉横式装订法”,只要翻开杂志至中间部分,这中间部分正好是长钉的折曲位置。当看到周刊杂志中有重要的报导时,就拔起长钉,如此,杂志立即散开,即可完整地拿到所要的资料,甚至可直接在纸上打洞,然后入档。

  将散开的杂志封面,连同重要资料一起装订入档。在成册的杂志资料中,可以看到各杂志的出版时间及主要报导标题,这也成为一项重要资料,在查询时很方便。由于加上封面等于多了一层保护,资料就更不易受损了。

  除了周刊杂志,像《财富》、《幸福》等综合月刊,或是颇受欢迎的《读者文摘》、《商业周刊》等都是适合商业人士阅读的专门杂志。这一类杂志若合乎B5规格的就可原封不动保存,若非B5规格,就一律复印,再打洞入档。月刊性综合杂志中,若一本中只有一小部分资料合乎需求,即使大小不是B5规格,也要耐心地按部就班,复印存放。由于这类报导符合需求,所以即使再多,对日后都必有帮助。此外,还要注意只要收集需求的部分,剩余的部分则一律舍弃,才是整理的方法。

  7.从各类书中复印重要信息,收集成适合自己的信息书刊卡文先生因执笔写书为杂志社撰稿,每个月都须写相当数量的文字。其写作来源,正是每日收集、整理的各类资料,有些从各类成册资料中,挑出适合执笔的标题,所需要的部分也以复印收集成册,有别于原始的成册资料。

  当这本新资料册完成时,卡文先生所要的大概也完成80%左右了,其余的,就是所学多少的表现了。

  在企业公司中,常常需要提出企划案或报告书,碰上这项任务,不知让多少人伤透脑筋、绞尽脑汁,想法子好好表现一番。这时候,最大的资料来源,就是日积月累所得的成绩。懂得把握时机,发挥资料的效用,对收集资料者而言,便算是已拟好80%的腹稿了。

  此时,手边资料便派上用场了,而且由于入档以活页式处理,便可在遇到适用的资料时立即取出,甚至把不同项目的资料页一起抽出,同时参考,非常理想。这就是资料收集充分活用的方式之一。

  当你要写一些法律的评论文章时,该如何使用现有的书籍作参考呢?当然,不可能将每本法律专业书籍都再阅读一遍,时间有限,那又是如何进行的呢?

  通常,先列举出大纲,再按照所需的相关资料,预先在各书中作记号,以A、B、C 的顺序记下,再予以复印,同样地也依序再整理成册。因而在写作时,依照所列的大纲、段落,着手使用资料,再加上自己的专业知识和经验,就能很迅速且正确地完成写稿工作了。

  设计企划案的人,更需参考众多的书籍。若采用这种整理方法,制成一本自己的资料专册,即使再复杂、棘手的企划案,也能迅速完成。

  有效而充实的信息,实在是一位好帮手。

  8.收集过期杂志,务必作目录或索引把杂志能作成资料的部分,以复印或原始资料的方式保留,其余部份大都丢弃。但是,像《法制时报》这类法律专业杂志,对专业人士有着极大的价值,必须完全收集。

  这本《法制时报》,自创刊以来已出刊了一千多期。这么庞大的数量,绝不可能每本都当座右铭似地充分使用。也因数量过多,利用机会更少,更不可能对哪一期刊载哪一类法律判例完全牢记在心。为了弥补以上缺陷,要设计“索引号”。

  将《法制时报》以一百期作为一册,按照出刊年月份排列,并附上判例标题,使一百期的重要内容全集中在“索引号”内。当要作判决或执笔写稿时,将索引号取出参考,此时必能立即查到某判例的出处,也可以委托秘书代为查阅、复印。

  对于过期的相关杂志,以这种索引方法处理,可使这些杂志充分被活用。现今社会中,能收集最新、最实用的信息,是事业成功、工作顺利的条件。至于该订多少份杂志,杂志又要保存多久则须视具体情况而定,当然,应订阅有用的杂志,至于杂志保存,除了像《法律时报》对卡文先生十分重要,而以索引号方式全部收集外,其他杂志,只收集适合的资料加以复印保存。须记住,务必作成目录或索引再入档,以备日后查阅方便,使其成为一套活用的资料。

  9.成册信息,以颜色区分标题成册信息的便捷在于资料能自由取用,立即归档,随身携带,极富机动性。如前所述,常从成册信息中依标题抽取所需要的,或是为了配合工作、节省时间,而将写时要用到的资料随身携带着。

  成册信息除具机动的优点之外,为了使资料更能活用起见,有一点十分重要,就是以颜色区分种类册别,以利于辨别。也许有人会指出一些收集信息的专家们,都是用单一的颜色作为封套,但这常造成查阅时间的浪费。站在追求效率第一的原则下,以颜色区分标题,才是正确的。

  一般人大多采用布质或塑胶皮两种封套。若用布质为封套,且以不同颜色区分。这么一来,即使资料册紊乱,只要一看颜色,就可辨知其收集内容。

  也许有很多专家会在资料卡上按照种类涂上颜色以区别内容。事实上,依封套和标题颜色,即可区分。而将内容的用纸按不同颜色划分则似乎太过细密了。除了彩色复印外,复印大都是白纸黑字,所以所收集的内容,还是一律使用白纸较佳。

  10.成册资料也须新陈代谢卡文先生写稿时,手边必有一份资料,这些资料是他按照写稿大意集结成册后,再重新装订的。遇有更新更好的资料,便将旧的或从不使用的丢弃。如此,一方面增加新信息,一方面丢弃不重要的部分,就完成现存的资料档案了。只要有资料收集的一天,就有这种资料的新陈代谢出现。写稿时,浮现更好的构思,或发现更有用的资料,便迅速以活页插卡法将其装入成册封套内。在资料不断地被活用的同时,其内容也逐渐增加。

  如同发育中的小孩子所穿的衣服一样,隔一段时期就不合穿了,所以不得不添购新装。资料收集也一样。报纸或杂志剪下来的资料,若是原封不动地贴在剪贴簿上,就会停止成长。若以活页插卡法予以补救,不但可装订成册,便于取阅,也可配合资料的成长,不断地汰旧换新,促进新陈代谢。

  为资料整理增加新血液,使其不断成长,虽常令你伤透脑筋,不断思维的结果却因此而常有心得,是你在资料整理过程中,更能肯定自我实力的乐事之一。

  11.活页式笔记的内页纸只用单面一般来说,管理者都是采用活页式的笔记本。因此,目前管理者拥有相当多的笔记本。笔记的使用方法不断改进,最近,管理者的笔记才完全使用单面记载法。

  笔记本纸的两面都可使用,而管理者都只用单面,且留有空白,也许有人以为那是因为记录不完整的缘故,其实并非如此,更不是因纸张太多而浪费,主要还是为了提高日后的活用价值。

  资料整理的笔记法中,最重要的不是写入多少字,而是它的内容适用与否和资料是否易于活用。管理者就是基于这两项原则,才决定采用单面笔记记载法。

  管理者笔记本一律采用横式书写,最上面是大标题,例如第一行写着杀人事件的标题,次行是凶手资料,最下面详细注明发生的经过,然后再加上判决内容等等。这时仍以“活页纸”、“单面使用”,以及实行新陈代谢为原则。若无法集成一册,先依次在上面写上大标题等细节,打上顺序号码。

  如此,万一资料不慎被分散,只要一看标题顺序,仍可迅速归位。

  虽是按照顺序排列,但管理者常作改进。比如单面记载,就是考虑到翻阅浏览时能迅速进行,一入目即了解内容。至于顺序编排方面,若觉不妥,应立刻作调整。若是双面记载的话,就没那么便捷、省时了。

  需要复印时,单面也快速多了,且可自动操作,一点也不费事。若两面都有资料的话,就很麻烦了。另外,多使用条列式简单明了显示资料的方式,尽量留下空白,使查阅时更为快速。

  这种笔记记载法,乍看似乎不具特色,但因收集内容符合实际效用,而且因单面使用,使查阅时间大幅缩短,效益颇大。 

 

 
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